浅议合同台账在日常管理中的作用

在从事合同审计过程中，本人发现各单位普遍存在对“合同管理台账”不够重视，个别单位或部门甚至未设立合同管理台账，设立的合同管理台账也不同程度的存在记录不及时或不完整的问题。下面就此谈谈本人的几点看法，供大家参考：

1、机构健全、权限明确、岗位职责清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同台账在日常管理中发挥作用的保证

合同台账的记录与管理工作其实是企业资料管理的一项重要的基础工作，关键在于合同管理是企业组织机构管理的重要组成部分；而合同台账的记录与管理作为一项基础管理工作，是企业从事生产经营活动的首要环节，是企业的一个日常管理职能，若机构不健全、权限不明确、岗位职责不清晰，那么合同台账的记录与管理这一基础管理工作也就无从着手，其在日常管理中作用会大打折扣。

2、制度完善、管理到位是合同台账设立与记录完整有效的条件，而达到信息共享是合同台账在日常管理中发挥作用的目的

只有建立完善的制度规定，才能保证合同台账的统一性和规范性，达到管理模式化、程序化、规范化以及信息共享的目的；而在合同台账中能完整记载与反映自合同审查、合同履行、款项结算、质量使用等合同管理信息资料，为建立供应商档案和开展供应商评价提供基础依据。

3、设立合同台账及记录完整有效，为完善合同签订程序以及规范签订合同委托代理制度的实行和搞好集中采购与管理提供了保

证

完整有效、记录及时的合同台账，对于联营合同(战略伙伴关系)、建设工程合同、承包经营合同以及金额较大的购销合同等重大合同，能准确反映遵守制定的合同签订程序和签订合同委托代理制度以及相应层级审查批准的情况，特别是及时记录款项结算和合同履行结果等方面的信息，避免了因合同签订或结算或履行等造成不必要的损失，起到了事前监督、防患于未然的作用。

4、设立合同台账且记录完整有效，可及时查阅合同的订立情况，了解需求计划的执行情况，提供物资采购价格走势、合同履行结果与款项承付情况，为合理评价供应商或客户信誉状况提供基础资料；

5、设立合同台账且记录完整有效，有利于合同签订与管理达到签订程序化、监督具体化、审批标准化、归档规范化的作业需求，及时编制管理报表，满足各层次需求，降低人工成本，提高工作效率，在条件具备时，可实现在内部局域网信息平台上操作，达到信息共享。

驻黑龙江建龙审计监察处赵建华