万科成本管理深度研究之合同管理篇
作者罗建音
在房地产企业，大概有80%的工程成本和合同有关，因此在工程项目的管理中，合同管理是整个业务流程的中心。所以，要实现成本的管理，合同管理是必须完成的基础工作。
在万科集团内，曾经有个有趣的调查，发现有的技术水平很高的分公司，成本管理却没有技术水平低的某分公司好，分析之后发现某分公司的基础工作、组织工作做得很扎实，所以基本上达到健康、合理与有序的工作状态。那些是基础工作呢？比如工程变更签证的档案的保管、合同标准文本的严谨度与图纸在事前能否得到有效的控制等，这些东西没有多大的技术含量，但做得不扎实，就会让你处处碰壁。
合同管理
合同管理是一个非常繁琐的工作，每个项目涉及的合同不仅数量非常大，而且种类繁多;作为成本控制核心的合同成本，从合同订立，到合同变更，再到合同结算和最后的合同付款，整个合同管理的跟踪需要花费大量的时间和精力。如何有效跟踪管理合同、降低成本，这成为成本控制的关键点。
合同管理主要是围绕与项目合同有关的信息管理工作而展开，通过合同订立提供各种信息的管理，按照实际业务设计多种合同类型，分类型对合同进行信息的记录、汇总和管理。并有效的将合同的订立和后续的合同变更、合同结算甚至合同付款结合起来，为动态成本的确定提供前后连贯的数据支持。
合同管理流程
合同管理流程图如下：
合同的分类管理
为解决种类和数量都繁杂的合同管理，万科首先为合同设计多种合同分类，大类上分为项目开发类、管理类和项目经营类，各大类再进一步细分，如项目开发类分前期、土地、施工、采购、营销等
²项目开发类
n 前期
u 设计费
l ……
u 工程费
n 土地
n 营销
²管理类
²项目经营类
n 商铺管理
合同类别需要树状分级管理，每个分级需要指定相应的合同编号规则、合同录入模板，合同审批模板，定义相应的合同审批流程，控制是否需要录入付款计划，指定合同归档后，邮件通知哪些人员
标准化的合同文本
针对每一类合同，万科都建立一套标准文本，所有开发项目都按标准文本执行，同时执行过程如果发现标准文本的考虑不周的地方，则对标准文本进行统一的完善。
这样既减轻日常的工作，也减少犯错误或者遗漏文本的可能。
合同归档
合同订立，需要及时归档。
合同归档的要点是
1) 专人负责原则：在每个万科的城市公司，都在总办设置了档案管理人员，统一归口管理所有项目相关的合同的存档。
2) 及时原则，合同双方审批完成后，须在三个工作日办理归档
3) 统一编号原则
²为了便于查找，万科的合同编号规则是，将城市公司、项目、分期、合同类型进行组合，形成合同号，例如
n 项目类合同：
u 主合同
l 城市代码+项目代码+项目分期+合同类型+四位流水号
l 示例：SZ-HW-03Q-施工-0001
u 补充合同
l 主合同编号+(两位流水号)
l 示例：SZ-HW-03Q-施工-0001(01)
合同的审批流程
集团制定合同审批的制度，以及框架流程;项目公司根据自身具体情况，对框架流程做适当的增减，并按流程执行审批;集团定期对各项目的审批情况进行审查，以避免越权行为的产生
变更签证
当项目相关方（设计、施工、甲方现场经理和监理等）发现需要进行设计变更或者现场签证时，由设计师或责任工程师填写设计变更或现场签证审批单，由成本经办人测算变更或签证金额，发起审批流程;完成审批流程后，由施工单位具体执行。
索赔和奖励
根据合同履行及现场管理配合等情况，恰当运用奖励、索赔等管理手段保障公司合法利益、促使合作方持续提升管理水平，从而保证经济业务正常开展，为公司培养长期的优秀合作方。
因合作方违反合同规定或没有履行合同义务，导致万科需另外安排工作进行补救并发生额外费用时候，万科即对合作方发起索赔。
对于索赔的处理，通常的方法既能在进度款中扣款，也可以在结算时扣款;万科允许各地公司根据具体情况灵活选择，但是建议各地公司采用结算时扣款的方式，即在日常过程中，记录下需要索赔的事项，供成本人员结算时参考，成本人员需要确认每一个索赔事项得到处理。
而对于奖励，万科则一般倾向于与进度款一并支付，甚至当场支付现金，以鼓励合作方继续提高工作积极性，从而为甲方带来更大的价值。
合同结算
当工程完工后进入结算程序，工程竣工结算应具备以下基本条件：
◆ 符合合同（协议）有关结算条款的规定;
◆ 具备完整有效的质量评定结果和符合规范要求的竣工验收资料;
◆ 项目设计变更、现场签证及其他有关结算的原始资料齐备;
◆ 工程遗留问题已处理完毕;
◆ 施工单位结算书按要求编制，所附资料齐全。
1. 工程结算要以我方掌握的设计变更和现场签证为准，施工单位提供的设计变更和现场签证，一般只能作为参考。
2. “点工”必须按照定额价计取、结算。
3. 审算部门应详细核对工程量，审定价格、取费标准，计算工程总造价，做到资料完整，有根有据，数据准确，也可聘请建行或国家有关部门进行复审。
4. 编制的预、结算书，应当有工费、材料、设备和有关经济指标的计算过程及详细的编制说明，扣清甲供材料款项。
5. 审算部门应对主体工程成本进行跟踪分析管理，进行“三算”对比，找出工程成本超、降的因素，并提出改进措施和意见。
6. 在审算部门提供的结算资料基础上，财务部门应当结合预付备料款、代垫款项费用等债权、债务，对照合同详细审核并编制工程财务决算书。
非合同性成本
非合同性成本主要指发生在该工程项目所有没有合同的支出，例如报建费、管理费等等，虽然这部分成本所占的比例不大，当为了准确统计工程项目的全部成本，非常有必要对这类成本进行统一管理;
对于非合同性成本，万科管理流程比较简化，以财务事后统计数据为准。