项目编号: IT-201101002
合同管理系统
项目规划书
Version: 1.0
项目承担部门： IT部
完成日期： 2010-01-20 本文档使用部门：■主管领导■用户
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目录
1 引言 (2)
1.1编写目的 (2)
1.2项目名称 (2)
1.3项目背景 (2)
1.4参考资料 (2)
2项目组织和资源 (2)
2.1人力资源 (2)
2.2已有开发设施 (3)
2.2须获取的资源 (3)
3合同管理系统 (3)
3.1客户模块 (4)
3.2合同模块 (5)
3.2.1 新增合同 (5)
3.2.2 合同变更（解除） (7)
3.3付款模块 (7)
4档案管理系统 (8)
4.1案库管理模块 (9)
4.2案卷管理模块 (9)
4.3文件管理模块 (10)
4.3.1 增加文件 (11)
4.3.2 档案销毁 (12)
4.4案卷借阅模块 (12)
4.4.1 申请借阅 (13)
4.4.2 借阅审批 (13)
4.5档案统计模块 (14)
4.6档案销毁模块 (15)
5附件 (15)
1引言
1.1 编写目的
为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。
1.2 项目名称
项目编号: IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》
1.3项目背景
目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。
江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。
1.4参考资料
◆经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》（项目编码：BT-LX-010000-03300003001-
004-201101）
◆《恒润基合同管理系统使用手册》（来自互联网）
2项目组织和资源
2.1人力资源
参与项目开发的总人数和人员结构如下表：
2.2已有开发设施
项目研发地点：；
所用设施：；
开发工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 2008
2.2须获取的资源
◆需要人力资源部制作合同编码规则
◆需要行政部收集合同模板
3合同管理系统
合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。
合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、组织培训阶段，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表：
3.1 客户模块
客户信息是每个企业的宝贵财富。在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位的基本信息。点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图：
1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立
时间、客户状态等客户信息；
2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息；
3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息；
4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资
料，同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改；
6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。
单击客户列表界面的【增加】按钮，进入新建客户编辑页面：
1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该
客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息；
2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成
客户建立工作。
3.2 合同模块
合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图：
1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息；
2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种；
3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息；
4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息；
5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资
料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料；
6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改；
7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。
3.2.1 新增合同
因业务需要签订合同的，点击【增加】按钮，系统将自动提醒填写《合同签审表》：