会计必备知识之Exc el操作宋惠亮整理前言 (2)第一章基础篇 (2)第二章各种输入型态说明 (3)第三章实例篇 (7)第四章绘图篇 (8)第五章资料篇 (10)第六章作业 (16)2009本软件有三大重点：一、资料表：建立、编辑、修改（增加、删除）、搬移、复制、贴上、打印二、图表：「一图胜过千言万语」，此为最好的诠释。
三、数据库：进入方式⏹开始→程序集→MicroSoft Office→ Excel⏹点选桌面上快捷方式画面介绍①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩一一说明如下：①：窗口标题列②：主菜单③：工具列④：目前储存格地址⑤：编辑列⑥：储存格(cell)⑦：工作标签⑧：工作标签卷动钮（最前/前一个/后一个/最后）工作标签⑨：状态列⑩：滚动条（水平、垂直）壹、基础篇有关画面功能逐步操作、说明如下：一、在开启Microsoft Excel之后,画面出现一空白的活页簿窗口,该活页簿被命名为Book1(相当于书名;而底下的sheet1则像是各章之名称)二、，在储存格输入任意字,按⨯或esc键表示放弃储存格之内容,而√,f x为函数储存格中的文字靠左、数字靠右排列（自订值）三、画面控制键说明如下：1.ctrl+←将游标移至当行之A栏(如游标停在X30移至A30)2.ctrl+→将游标移至当行之IV栏(如游标停在x30移至IV30)3.ctrl+home将游标快速移至A14.ctrl+↓+→将游标快速移至IV655364.5.ctrl+end将游标快速移至右下角（行列交集）非空白区6.page down/page up 将游标往后/前移一页x30）四、改变工作环境1.改变储存格的网格线：工具(T)→选项→检视→网格线练习取消网格线与改变网格线之颜色之别再练习将显示之数据编辑列等选项，勾勾取消→确定2.改变储存格的工作表个数、字型、大小、预设档案位置：工具(T)→选项→检视→一般→确定练习改变上项内容分别为5、标楷体、12、a:\五、工作标签之应用1.欲将sheet1重新命名：将光标移至sheet1,按鼠标右键出现对话框,点重新命名,输入新的档名，如exercise2.欲将sheet1复制,将光标移至sheet1,左手按住ctrl，右手拖曳鼠标至其它卷标位置上，则变成sheet(1)，可再重新命名3.欲将sheet1及sheet2.3.4…删除(1)连续:将游标移至sheet1,按住shift1,点sheet4，此时sheet1及sheet2、3、4…出现反白,按鼠标右键出现对话框,点删除,按确定则sheet1及sheet2、3、4…消失(2)不连续:将游标移至sheet1,按住ctrl分别点sheet2, sheet5…此时sheet1及sheet2、5…出现反白,按鼠标右键出现对话框,点删除,按确定则sheet1及sheet2、5消失贰、各种输入型态说明如下：一、文字：1.功能与word相同。
2.为跨栏置中,储存格内的字较多，欲跨越多个储存格时选用，如选A1至A3,排列方式即改变。
说明如下：于a1储存格打入ntpu。
为要比较文字的对齐方式，须复制相同内容，方式：1.利用右下角之填满控制点（黑十字），拖曳至a5先选取a1~a5，编辑→填满→填满向下2.依序练习之功能3.于a6储存格打入国立台北大学，选取a6~b6，点4.于a7储存格打入国立台北大学，格式→储存格→对齐练习水平（分散对齐）、垂直、文字控制、方向之各项功能5.于a10打入国立台北大学，按alt+enter再打入信息中心，则二列内容打在同一储存格。
二、数值：上图最右边代表小数字数递减; 右2代表小数字数递增1.于c1储存格依序打入85.2、-152、3500、6、0.9，选取c1:c5试点选工具列之小数字数对齐及三位一撇，是否美化？再试格式→储存格→数字→数值（货币、会计专用）→确定2.于c6键入+c1+c2+c3+c4+c53.于c7利用函数sum计算其总和有两种方式：一为点工具列 ，范围为c1:c5二为插入→函数→在右侧点一下，打入要找的函数第一个字母（如sum函数的第一个字母为s），会快速的出现相同字母的函数，找起来会快些。
4.于c3增加一数值0.1，应如何处理?鼠标移至c3，按右键出现便捷功能键→增加储存格→储存格下移，如此多出一储存格，打入0.1，看看两个「总和」有何变化？5.于c8 求算此6个数值的平均： =average(c1:c5)6.于c9 求算此6个数值的最大值：=max(c1:c5)7.于c10求算此6个数值的最小值： =min(c1:c5)8.于c11求算此6个数值的笔数： =count(c1:c5)9.于a12,a13分别打入 85,78210.于a16求算此15个储存格的笔数： =counta(a1:a15)11.于a17求算此15个储存格数值数据的笔数： =count(a1:a15)12.于c12打入分数 1 1/413.定义所键入的值为正，改变其格式为红色且出现”赚”，若为负，改变其格式为蓝色且出现”赔”，若为零，不改变。
格式→储存格→数字→自定→类型（可点类似格式修改）[红色]”赚”#,###0; [蓝色]”赔”#,###0;0三、日期：1.于d1储存格依序向下打入2000/2/1，=date(1899,4,15), =today(),=now()，3位好友或家人的生日ps：=today()则自动出现系统之日期（即今日之日期）=now()则自动出现系统之日期及时间（即现在之日期时间）2.选取d1:d7，格式→储存格→日期…以符合中国人习惯3.于e1，计算各人年龄：=year(today())-year(d1)+1，再以黑十字向下填满4.于f1，列出5月寿星：=if(month(d1))=5,”yes”,””) ，再以黑十字向下填满5.于g1，计算各人今年生日：=date(year(today()),month(d1),day(d1))6.于h1，计算各人还有几天生日：=if(g1>=today(),g1-today(),date(year(today())+1,month(d1),day(d1))-today())四、自订清单：1.于i1储存格打入周六, 再以黑十字向下填满，或向右填满了解其功能后，再删除右侧储存格内容2.系统提供之清单不足时，有二方式解决：一为工具→选项→自订清单→新增，依序打入你想加入的数据（如小明,小玉,小花..）→确定于j1，打入刚刚你加入的数据中任一人名，再以黑十字向下填满二为于k1先将你想加入的数据依序打入（如喜爱的五种动物），工具→选项→自订清单→汇入，范围k1:k5→确定于L1，打入刚刚你加入的任一动物，再以黑十字向下填满五、等差级数：1.于m1、m2，输入30,35后,将其反白使光标在储存格下方出现黑十字,往下或往右拉则储存格出现30,35,40,45… (小数点、负数亦可)2.显示周期性日期数据（如每周六）：a.于n1打入某一周六之日期（如2003/8/15）b.选取n1:n10c.编辑→填满→数列→类型，点日期、日期单位，点日间距值打7→确定六、转置矩阵：例一：欲将n1:p4矩阵转至n6:q81.于n1至p4依序打入 no name sex35 张三男12 赵一女25 孙山男2.选取n6:q8,打入=transpose(n1:p4) 按例二：欲将r1:r9内容转为3*3矩阵1.于r1依序往下打入35 张三男12 赵一女25 孙山男（每列打一资料，共9列）2.选取s1:u3,打入=transpose(r1:r9) 按七、if条件定义：于r1 打入1，r2则出现one，若打入2，则出现two，其余一律出现reenter于r2打入if(r1=1,”one”,if(r1=2,”two”,”reenter”))八、移动及复制储存格的作法移动：先将储存格反白,鼠标指着记号区，待出现白色箭头，按鼠标左键，拖曳至所要的储存格上复制：前述方法，按参、实例篇：一、针对学生成绩资料练习资料来源：.tw/~hlsong档案区 excel score.xls，按鼠标右键，另存目标 d:/score.xls二、计算成绩的作法：1.于g1打入total，于g2，打入=d2*.3+e2*.3+f2*.4，再以黑十字向下填满2.于g22，打入=sum(g2:g21) --此为分母3.于h1，打入%，于h2，打入=g2/$g$22—可先打g22按两次%，或格式→储存格→数值→%，指定小数位数，满意后，再以黑十字向下填满ps：绝对地址及相对地址，说明如下：当打入=G3/G23,鼠标向下拉,分子及分母之地址会跟着改变,称为相对地址之移动,然分母应固定不动,须改为绝对地址,因此在分母G23点一下,按地址(固定不动);(若多次按则从G22→$G$22→G$22→$G22→G22变化)三、插入标题列的作法：1.将游标停在A1列任一格,插入(I)→列,即增加一列。
2.于c1打入国立台北大学92学年度（按选数储存格，再点工具列之跨栏置中四、美化储存格：按键盘的输入范围(如a1:g22);格式(O)→储存格，进行数字、对齐、字型、外框、图样等编排之练习五、外框的选取的方式先选取范围(如a1:a22)，格式(O)→储存格→外框,先选样式再点框线(如外框或上下左右),再选样式六、次数分配(要统计各分数间之人数)先有一原始资料(如G3:G23),则在A30输入数据分配间距(ex:10、20、30….),先选取B3:b39输入=frequency($G$2:$G$22,A30:A39)按七、防止工作表中之公式或重要内容被篡改1.选定整个工作表(栏列交叉处)格式→储存格→保护→取消锁定之勾勾→确定选定要保护之储存格（如g2:g22），储存格→保护→勾锁定→确定工具→保护→保护工作表→确定2.解除保护工具→保护→解除保护工作表→确定八、打印1.定义纸张方向及边界：档案→版面设定→页面，定义纸张方向、比例→确定档案→版面设定→边界，定义上下左右边界、置中方式→确定2.定义页首/页尾：档案→版面设定→页首/页尾，定义字型、页码、总页数、打印日期、文件名称→确定3.定义换页标题重复：先检查标题位置，如a1:h1档案→版面设定→工作表，于标题列，打入a1:h1→确定4.预览打印上页、下页、缩放、设定、边界、分页预览等功能5.打印定义打印之范围、页数、指定工作表、份数肆、绘图篇一、针对预算数据练习：资料来源：.tw/~hlsong档案区 excel budget.xls，按鼠标右键，另存目标 d:/budget.xls二、完成表达式：1.于b4打入=b3-b2，以黑十字向右填满，至e42.于b6打入=b5-b4，以黑十字向右填满，至e63.于f2打入=sum(b2:e2)，以黑十字向下填满，至f6ps：为避免比例差别太大，绘画数据范围以a1:e6为主三、绘制柱形图：1.选取a1:e62.插入→图表（或点工具列之图表）→柱形图→下一步，确认数据范围、数列数据取自是否正确→下一步，一一打入标题之图表标题、类别x轴、数值y轴，数据卷标之显示数值→下一步，点新工作表，打入柱形图→完成3.美化图表a.针对某一数列图（如第一季），按鼠标右键点数据数列格式→图样、区域颜色可改变，或点填满效果选取喜欢之类型→确定→确定b.再练习，按鼠标右键点数据数列格式→数列顺序、选项、y误差线之意义四、改变柱形图为立体图：1.拖曳）柱形图工作卷标，命名（按鼠标右键）为立体图2.对着中间的绘图区，按鼠标右键，点图表类型，柱形图右侧之第7个→确定3.鼠标可在立体图各边角出现黑十字时，旋转其角度。