四级秘书笔记讲义四级秘书笔记讲义：办公自动化计算机分硬件和软件系统1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB系统软件:(1)DOS (2)UNIX (3)NET WARE (4)NT开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源关机相反热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL (2)按RESET计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性计算机网络由通信子网和资源子网组成计算网络分局域网和广域网TCP/IP是网络标准协议因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务 (3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物数码相机核心部件是CCD，它相当于胶卷关系到相片的分辨率数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同（4）输入输出的方式不同分辨率是数码相机最重要的指标之一。
图像色彩好坏取决于镜头相机存储格式多为JPEG一般相机色彩位数16BIT和24BIT 专业多为24BIT和36BIT在拍摄时注意：（1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆光时注意补光相机维护：（1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色按扫描方式分为手持式平台式滚筒式平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI 扫描文稿多在300DPI扫描仪性能：（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型扫描仪安装：（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字注意：（1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。
CD-R只可刻录CD-R光盘 CD-RW皆可刻录性能指标：（1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性步骤：（1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘注意事项：（1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序（6）不要操作面板按键（7）及时取出投影仪性能指标：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7）接口配置操作：（1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪注意：（1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆常见问题：（1）RGB端口无信号（2）无图像（3）图像偏色摄像机由光学光电转换图像信号自动控制系统组成操作步骤：（1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机注意：（1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒公司的特征：（1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人有限责任公司注册资本3万元，首次出资不得低于20%，其余2年内缴足投资公司5年股东人数50人以下货币出资额不得低于注册资本的30% 股东会是最高权力机关一人有限责任公司注册资本10万元人民币股份有限公司股东人数为2—200人，注册资本500万元发起人在30内举行创立大会 15日内发布通告股东大会是股份有限公司的权力机构不予受理专利条件：（1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化所获的物质（5）违反法律社会公德专利权的条件：（1）新颖性（2）实用性（3）深刻性专利权限20年实用新型外观设计10年商标特征：（1）专有性（2）时间性（3）地域性商标权有效期1年上市公司股本总额不得5000万，且连续3年盈利持有1000元股票面值的股东在1000人以上现代企业的特征：（1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学企业管理本质是对人管理现代企业文化特征：（1）独特性（2）普遍性（3）可塑性会计六要素：（1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币汇率制度分为固定汇率和浮动汇率多为固定汇率制度四级秘书笔记讲义：信息与档案信息的特征：客观性时效性可塑性共享性依附性传递性（通过一定媒介才可传播）开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）信息种类：（1）按信息源划分自然信息和社会信息（2）按信息表现形式划分语言文字表象计算机缩微品信息（3）按信息内容设计领域划分政治经济信息（4）按信息稳定程度分为静态（资源统计）信息和动态（市场）信息（5）按来源分为横向纵向信息（6）按工作作用划分额为预测动态反馈信息信息搜集要求：价值性时效性层次性针对性全面性信息收集方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法（7）购置法观察法简单灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少适宜对人物环境事物实际状况的了解阅读法信息量大涉及面广适用性强但有失真的可能询问法灵活实用，信息价值大但费时费力规模小问卷法客观，便于定量分析省时省力效率高但质量难以保证网络法不受时间地域限制，可获取广泛迅速时效性强的信息交换法及时适用针对性强省时购置法可获取系统化专业化的信息来源广但费用高费时费力信息形态：（1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态秘书要经常查阅利用信息筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性动向性突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时虚假重复缺少实际内容的信息四级秘书笔记讲义：文书基础公文用纸为A4型纸尺寸210x297公文眉首部分内容：（1）公文分数序号（2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）签发人（7）红色反线联合行文时只标识主办机关发文字号主体包括：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注上行文（请示报告）特指性下行文（批复通知）平行文（函）主送一个机关普发性下行文（决定通知通告意见）写多个主送机关周知性下行文（公告通告）不写主送机关成文日期原则：（1）办公室主任签发以签发日期为准（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准（3）经会议通过讨论的，以通过日期为准（4）须经上级机关批准的，以批准日期为准印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上两机关联合行文时，主办机关印章在前。
每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期版记：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线文件的主题词标引不得超过5个标引应坚持谁办文谁标引的原则材料运用环节：占有—鉴别—选择—使用占有材料途径：（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获占有材料原则：（1）围绕主题（2）选择典型（3）真实准确（4）新颖生动材料使用环节：（1）恰当安排顺序（2）确定详略确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身主题要求：（1）正确（2）深刻（3）新颖（4）集中开头方式：（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应结构要求：严谨自然完整统一语言要求：准确简洁平实叙述六要素：时间地点人物事件原因结束叙述人称：第一人称第三人称叙述方式：顺叙倒叙论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表四级秘书笔记讲义：文书拟写简报的特点：简快新实简报的类型：（1）会议简报（2）动态简报（3）工作简报简报结构：报头+报核+报核简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字意向书的特点：协商性灵活性简略性结构：标题+正文+尾部订货单特点：协约性严肃性结构：标题+正文+尾部商品说明书：真实性科学性条理性通俗性设计注意：（1）如实介绍真实可信（2）抓住特征突出个性（3）语言简洁通俗明了（4）设计新颖美观大方报告特点：汇报性陈述性报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复（2）行文时限不同，请示必须事前。
（3）请示必须一文一事，且请批对应（4）请示需逐级请示，语气温和谦恭会议纪录特点：真实性资料性商务接待接待规格：高规格低规格对等高规格接待最能体现友好对等接待最常用低规格接待适用基层接待计划内容：接待规格日程安排经费预算工作人员经费预算由接待规格人员数量活动内容确定接待计划的制订由接待规格制约接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。
影响接待规格的因素：（1）双方关系（2）突然变化（3）上次接待标准座次高低由司机身份决定司机如是专职司机，上座为后排右座话别时间在半小时内为宜接待计划主要项目：（1）陪同人员（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算制订计划注意：（1）执行规章制度（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性沟通类型：（1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通网络沟通优势：（1）降低成本提高效率（2）平等即时性强（3）有安全感制约性：（1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张纵向沟通弱化尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议面谈备忘录报告横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表达理解存在歧义上行沟通策略：建立信任走动管理维护领导内部统一下行沟通形式：政策报告信函备忘录谈话会议传真上行沟通形式：建立系统申诉请求员工座谈会上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合多介质组合是最简单最主要的方法沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查四级秘书笔记讲义：会议筹备会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。