严格规范档案管理夯实合同基础工作
发布：市局合同科发布时间：2010-10-21
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根据省局2010年合同监管工作要点的部署，市局立足本职、强化服务，以合同档案管理科学化、规范化、制度化、标准化为目标，按照高起点、高标准、高质量的要求，加大合同档案管理力度，把规范合同档案管理、强化合同业务软件应用作为重点工作来抓，进一步规范全市合同档案管理，提高基础工作规范化水平，夯实合同业务基础，有力地促进了全市系统合同管理工作的开展。
一、领导高度重视、强化工作措施
合同档案管理是合同管理工作的主要内容，合同档案管理水平的高低是衡量合同管理基础业务工作的重要依据。近年来，市局一直高度重视合同档案管理工作，早在2004年全市系统市、县(区)和工商所就全部达到合同管理档案统一格式统一标准的要求。2010年又将合同业务档案管理及合同业务软件应用工作列为全市合同管理工作的重点，成立烟台市工商行政管理局合同档案管理领导小组，石建波副局长任组长，管理领导小组下设办公室具体负责全市系统合同档案管理工作。在3月26日召开的全市系统合同监管工作会议上，石建波副局长重点强调了合同档案管理工作的重要性，要求全市工商系统合同监管部门要把加强合同档案管理工作作为合同管理工作的大事来抓紧，要按照省局要求，切实抓好合同档案管理及合同业务软件应用工作。由于领导重视、措施得力，2010年全市系统合同档案管理工作又上新台阶。
二、健全完善制度、促进管理到位
2010年，为全面提升全市系统合同档案管理工作水平，进一步完善合同档案管理制度，在总结以往合同档案管理工作经验的基础上，结合实际情况，市局又重新细化和补充了合同档案管理制度，使其在执行的过程中更具针对性和可操作性，使合同档案管理工作真正做到有章可循、有据可依。修改后的合同管理制度主要内容包括：档案保管制度、档案咨询制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案鉴定制度、档案销毁制度等。为切实做到制度健全、程序合理、步骤规范，我们又制定了相关的管理规定，主要包括：材料的收集分类、归档整理、装订标准、案卷归案等。
三、加强监督检查，量化指标考核
为实现合同档案工作规范化要求，提高对档案工作重要性的认识，市局不断加大考核力度，加强对全系统合同档案管理工作的督导检查，保证合同档案管理制度的贯彻和落实，确保全市系统合同档案管理工作取得新成效，自2004年以来，每年都将合同档案工作列为年终检查的考核内容，2010年市局又重新量化了具体考核指标，加大了对各县市区合同档案及业务软件应用工作的考核分值，对考核未达标的，年底考评实行一票否决。提高了全市系统对合同档案管理工作重要性的认识，对合同档案管理及业务软件应用工作起到了有效的推动作用，全市系统合同档案管理工作已基本达到科学化、规范化、制度化、标准化的要求。
四、抓好软件应用，推动信息化建设
为做好合同业务软件应用工作，加强合同管理信息化建设，推动管理理念、管理方式、管理手段的转变，促进合同监管职能到位，全市系统利用了近三个月的时间对合同各类业务信息已进行了大量补录、更新，录入信息主要包括：省级、市级“守重”企业信息、2009年度“守重”年审信息、动产抵押登记信息、拍卖企业信息、拍卖活动情况、合同违法案件等，信息录入率达到到95%以上。2009年省局开发并试运行了“守重”企业管理软件，为抓好“守合同重信用”企业的信息录入工作，市局先后五次下发通知，指导全市系统的“守重”企业业务软件录入工作。全市共录入国家级“守重”企业信息23户，录入省级“守重”企业信息285户，录入市级“守重”企业信息476户，录入“守重”企业年审信息784户。我市“守重”企业全部达到电子档案与书式档案数据一致，“守重”企业申请、“守重”企业年审省、市、县（区）三级联网申报，网上审批与书式审批同步。
五、规范统一标准，提高管理水平
为规范完善合同管理业务档案，迎接省局组织的全省业务档案和业务软件等基础工作的检查活动，2010年市局先后三次下发通知，要求全市系统进一步加强合同档案管理工作，各县市区局、各分局积极行动，用了近两个月的时间整理“守重”企业档案（包括2009年度年审材料）、动产抵押档案、拍卖备案档案（拍卖前备案、拍卖后备案）、合同违法案件档案等各类合同业务档案4285份，所有合同业务档案都建立了统一查询台帐。其中，市局整理规范各类档案1216份。通过此次整理规范，全市系统合同档案管理工作进一步规范，合同档案管理水平明显提高，真正达到了档案收集、材料内容、装订归档“三个统一”。
（一）统一收集标准，保证材料真实性。由于“守合同重信用”企业档案、动产抵押档案、拍卖活动备案等合同业务档案数量大、内容多、时间性强、更新较快，我们注重及时收集和整理各类档案材料，使档案内容得到不断充实和完善；对收集的档案材料都认真鉴别，保证档案材料的真实性和实用性。
（二）统一内容标准，保证材料实效性。2010年市局重点加强了对全市“守合同重信用”企业的年审力度，合格通过年审的“守重”企业共786户，撤销不合格“守重”企业84户，为保证“守重”企业档案的实效性，我们对“守重”企业档案及时进行了更新完善，对部分档案中存在的填写不规范、档案资料缺失、获得荣誉更新等问题，一律给予补正，确保材料齐全、卷面整洁、整齐规范。
（三）统一归档标准，保证档案规范性。全市系统合同档案都统一归档标准，从档案盒的颜色、规格到每卷档案的封面、目录、档案材料的顺序、装订格式、立卷归档等都整齐划一。真正做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。市、县（区）、工商所全部设立了合同档案专柜，确保档案安全保存。