中小型公司合同管理制度

1 总则

1．1 为加强各公司合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

2本制度所称合同，是指公司对外设立、变更、终止民事、经济、劳动、行政关系的协议。

2．1 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的正常开展和经济利益的发展，都有积极的意义。各级管理人员、法人代表等法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守。

2．2 各公司必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。

3合同管理职能部门为公司办公室及各对应签订公司责任人。具体负责合同管理过程中有关审查、协调、处理、上报、文本管理等事宜。

3．1 各公司对外签订的各类合同一律适用于本制度。

4 合同和签订

4．1签订合同，必须遵守国家的法律、行政法规和有关政策的规定。

4．2 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本公司负责，对本公司职工负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约（经上级领导特别授权并发给委托证明书的例外）。

4．3 签约人在签约合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及资信情况；对方签约人是否为法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑我方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确定所签合同有效、有利。

5 签订合同，必须贯彻“平等互利，协商一致，等价有偿，价廉物美，择优签约”的原则。

5．1签订合同，如涉及公司内部其他职责范畴的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。

5．2合同除即时结清者外，一律采用书面格式，并尽量采用统一合同文本。5．3 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字的表达要清楚、准确。

5．3．1合同内容应注意的主要问题是：

5．3．1．1 首部部分，注意写明合同各方的全称，签约时间和签约地点。5．3．1．2正文部分，注意：标的（货物、劳务、工程项目）、数量和质量、价款和酬金、履行的期限、地点和方式、以及违约责任等根据法律规定或合同性质必须具备的各项条款和标的，以及当事人一方要求必须规定的条款也必须写明。5．3．1．3 结尾部分，注意各方都必须使用合格、合法的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。

5．4 签定合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议、合同由我方所在区、县或省、市人民法院管辖。

5．4．1 签订购货合同应以现货为主，付款尽可能采用分期付款或限期付款方式，如需预付货款或定金，则应经总经理、董事长或上级领导审批后再付。5．4．2以现款为主，尽量不赊销或代销，如确需赊销或代销且赊销金额较大的（10000元及以上），都应经上级领导审批后再签订。

6采用招标的，公司有关部门或人员应在招标前确定好标底，应向尽量多的符合条件的投标人发标。

7 参与投标，事先应取得上级领导的批准同意。投标前，要考虑到参与投标和中标对公司可能带来的多方面影响。要有针对性的投标，不可盲目。

8 签订投资合同（协议）应先做好估算和风险预测，经上级领导批准同意后签订。

9任何员工对外签订合同，都必须以维护公司利益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私，损公肥私，谋取私利。

10 合同的审批

10．1 合同正式签订前，必须按规定上报各级领导审查批准后，方能正式签订。必要时，具体经办人员可根据所属公司总经理（负责人）、上级领导的指示，将合同送集团公司法律顾问审查。

10．2合同审批权限规定如下：

10．2．1 各公司对外签订的合同，除按规定须事先上报上级领导审查批准外，由该公司负责人负责审批，并报集团杭州办公室原件备案一份。

10．2．2 标的额在50000元以下（含）的工程合同，由各公司总经理（负责人）审批。

10．2．3标的额50000元以上的工程合同，由各公司董事会签审批。10．2．4 其他诸如联营、合资、合作、涉外、担保合同以及董事会认为需请示审批的其他合同由各公司董事会签审批。

11 合同审查的要点是:

11．1 合同的合法性。包括：当事人有无签约、履行合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、行政法规、政策和本制度的规定；当事人的意思表示是否真实、一致；权利、义务责任是否具体、明确，文字表述是否确切无误。

11．2 合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失；订约程序是否符合有关法律规定等。

11．3 合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、损失等。

12 根据法律规定和实际需要，合同还应当或可以呈有关政府部门见证、批准，或报有关单位鉴证，或请公证机关公证。

13 合同的审批程序如下：

13．1 申报。各部门的签约人员在授权范围内对外签订合同，应事先填写一式二份的《合同签约申报表》（附表1），并报所属公司负责人审核（事先经上级领导口头同意签约的，签约后需及时补办手续）。需报董事会审批的，应由公司负责人签署意见，随同初稿及有关资料、附件等一并上报。

13．2 审核。对送审的合同，经由有关领导认真审阅，必要时，可先进行调查研究，最后作出：批准，不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。有关领导在《合同签约申报表》上批示后，《合同签约申报表》一份及合同初稿报集团杭州各公司办公室留底，另一份《合同签约申报表》连同其他材料发还申报单位，由承办人员按批准的意见办理。