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合同及付款管理程序

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1. 流程要素 流程目标：实现公司合同的规范化管理，避免法律风险。 流程主要责任岗位：总经理办公室。 流程关键业绩指标（KPI） 流程KPI 责任部门/岗位 数据来源 合同的出错（商业条款）率 各业务部门 纠纷的发生

合同审核及时率 总经理办公室、财务管理部、成本管理部、分管领导、总经理 业务部门反馈

流程关键点（CP） 流程关键点 关键点说明 支持文件 合同的订立 详见 合同的审核、审核 合同的执行、监控 合同反馈

2. 适用范围： 公司设计、工程、营销、管理类合同的签订、审核、审批、执行，及归档、反馈 3. 术语与定义 4. 职责权限 4.1. 经办业务部门 4.1.1. 选择确定合同单位。 4.1.2. 起草合同文本。 4.1.3. 办理合同报批。 4.1.4. 合同基本信息录入信息系统。 4.1.5. 合同交底。 4.2. 成本管理部 4.2.1. 审核合同价款合理性。 4.2.2. 审核全部经济条款。 4.2.3. 合同拆分的影响分析。 4.2.4. 监督并履行工程类合同中的经济条款。 4.3. 财务管理部 4.3.1. 审核付款条款合理性。 广州市万科房地产有限公司 GUANGZHOU VANKE REAL ESTATE CO., LTD.

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4.3.2. 发票处理方式和税务条款合理性。 4.3.3. 审核除工程合同外其他合同的经济条款。 4.4. 总经理办公室（法律组） 4.4.1. 对外业务合同审核。 4.4.2. 代表公司进行各类合同纠纷调解、仲裁或诉讼。 4.4.3. 公司各类标准合同的组织制定、发布与管理？ 4.5. 分管领导 4.5.1. 根据规定权限或总经理临时授权情况下对合同行使最终审批权。 4.6. 总经理 4.6.1. 对合同业务的最终审批进行授权。 4.6.2. 对授权范围内的合同行使最终审批权。 4.7. 执行部门 4.7.1. 代表公司执行合同条款。 4.7.2. 合同执行中的内部和外部沟通。 4.7.3. 对合同执行情况进行评估和总结，提出改进公司标准化合同的建议。 4.7.4. 出现履约纠纷时进行协调。 5. 工作程序 合同订立的原则 书面合同原则： a） 必须签订书面合同的三种情况：  金额在人民币1万元人民币（含）以上的经济业务；  金额在1万元人民币以下但涉及验收、保修、肖像权等无法即时清结的经济业务；  原合同单价、业务范围、付款条件、结算时间等重要条款需要发生变化的，须以补充协议的方式予以明确。 b） 可以不签书面合同的三种情况：  10000元以下的零星业务采用《零星业务申请单》直接委托；  在原合同经济业务范围内由于数量的变化所导致合同实际结算价超出原合同价的经济业务；  根据双方所签署的长期战略合作协议而直接以订单的形式进行委托的； 广州市万科房地产有限公司 GUANGZHOU VANKE REAL ESTATE CO., LTD.

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招标原则： 合同单位应通过招标方式确定，但以下情形除外：

某项业务或产品已经集团审批确定了长期合作伙伴； 政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务； 按其他程序文件要求可以直接采购的业务。 标准文本原则： 订立合同应当采用公司统一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照区域最相类似的合同标准文本。 事前签订原则： 对应该签订书面合同书并有款项收付内容的业务需事先签订合同，然后开始履行。特殊紧急情况下，应有审批权限领导的邮件审批，但应在一周内按已审批邮件签订书面合同，补全手续。 标准合同管理 合同标准文本由相关业务部门提出制定、修改与标准合同的执行，法律部门负责标准化合同的审核和定稿，总经理办公室负责标准化合同的统一发布实施。 标准化合同制定以实现公司利益最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不改变标准化合同原条款为原则，但商务条款可视交易内容、合作方地位强弱等具体情形而有所变更。 在客观条件发生重大变化(如国家法律法规、政府法令、客户重大投诉与诉讼、市场变化等)使原有标准文本不再适用时，由业务部门提出修订建议，由法律部门进行审核，并会同财务管理部、成本管理部等相关部门审定。 法律部门是标准化合同的管理部门，负责持续评审、改进格式合同文本。工程性质标准化合同日常管理由采购管理部负责。 合同的草拟 合同由各部门经办人员负责草拟，已制订并实施公司标准合同文本的应采用公司标准文本。如签约双方有特殊约定，可以增加补充条款或对标准条款进行适当修改。 政府有关部门有强制性规定、应采用其提供的示范合同文本的，业务部门应根据公司利益草拟补充条款；公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的 广州市万科房地产有限公司 GUANGZHOU VANKE REAL ESTATE CO., LTD.

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业务，应参照区域最相类似的合同示范文本拟定合同文本。 广告媒体代理、图纸制作、印刷等业务合同可采取与合作方签订长期战略合作协议加订单的形式进行。 合同的审批与签署 经办人员办理合同审批时应根据业务性质（分为项目合同/管理合同）填写相应的《合同（拟稿）审批表》，将草拟好的合同根据业务性质及公司经济业务授权，分别报部门经理、成本部/财务部、法律部门等职能部门审核，直至主管领导或公司总经理、区域或集团审批，合同文本由公司法定代表人或授权代表人进行签署（附《授权委托书》）。 合同的签署先后顺序是先经我司授权代表签署盖章后再交相对方签字盖章。我司盖章前应将公司内部各相关部门的意见与对方充分的沟通。 公司各类业务合同的审批权限与程序因业务性质的不同而有差异（具体各类经济业务审批权限参见公司有关规定执行），但学校、幼儿园等教育设施及电力设施资产移交协议、项目报批报建过程中的政府格式合同由经办部门经理（或主管）、成本部经理、项目总经理审签。 财务管理部审核的合同： a) 公司管理类业务合同； b) 不符合公司付款原则的合同； c) 涉及境外采购、境外劳务合同； d) 总经理或其他部门要求需财务协助审批的合同。 成本管理部审核的合同： a) 各类工程、材料采购、设计类合同； b) 工程性质的公司管理类业务合同； c) 样板房装修、工程性包装业务的营销类合同。 合同的履行及付款 经办人员必须严格按合同条款履行，由于未依约履行而给公司造成经济损失的，需承担相应责任。 成本管理部负责更新合同管理系统中的合同预计结算和实际结算价格信息、录入付款计划信息。 经办人办理付款时应已经取得对方开具的合法税务发票。款项结算一般 广州市万科房地产有限公司 GUANGZHOU VANKE REAL ESTATE CO., LTD.

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采用转帐方式，特殊情况下必须采取现金结算的，应事先报财务管理部审批。财务管理部要在付出款项后一天内将实际支付合同款项的数据录入合同管理系统。详见《付款作业指引》。 合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门经理审签。 在合同对方已经发生或可能发生违约、或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告同时抄送法律部门。 合同一方当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，应按照该合同订立的审批权限及流程履行审批手续后，才能签订补充合同。 当合同约定的解除合同条件成就，合同对方据此要求解除合同或我方要求解除合同的，经办人员应立即报告法律部门及部门经理，由法律部门负责解决，经办人员予以协助。 合同（文本）执行情况反馈及处理。 如果合同的执行由于条款的模糊造成纠纷，加强审核责任人或增加审核点； 如果因某些合同条款缺失造成纠纷，按照合同订立原则，制定格式化条款，并在以后合同中使用。 合同的归档与保管 业务部门对外签订合同时一般应当一式四份，业务部门可保留一份合同原件交部门秘书或合同管理员归档，另一份合同原件交总经理办公室存档。因履行合同而发生的结算单据及发票由财务部负责保管。 经办人员对合同履行过程中的各种双方确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也应作为合同附件交部门秘书或总经理办公室及时归档；经办人员可留合同文本及相关文件材料的复印件。 总经理办公室负责公司合同的编号管理，并对公司业务部门报送的和总经理办公室认为应归档保存的合同进行分类、编号、登记及归档，以保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： c） 合同各方当事人的签字盖章； d） 合同规定的附件齐全； e） 属于合同保管范围的其他材料。