合同管理制度
目录
第一章合同管理机构 (2)
第二章合同文本的起草和审定 (2)
第三章合同的签订和合同档案管理 (7)
第四章合同的履行与监督 (11)
第五章罚则 (13)
第六章其他 (13)
附件： (14)
一、《合同编号管理制度》； (14)
二、《合同审批表》及说明； (14)
三、《合同审批业务流程》； (14)
四、《合同分类终审级次表》； (14)
五、《业务控制部合同审核登记簿》； (14)
六、《行政部合同用印登记簿》、《行政部合同存档登记簿》； (14)
七、《财务部合同存档登记簿》； (14)
八、业务主办部门《业务主办部门合同存档登记簿》； (14)
九、《合同借阅登记簿》； (14)
十、《合同资料借阅审批单》； (14)
十一、《合同授权委托书》； (14)
十二、《合同履行情况报告》； (14)
十三、合同示范文本（另发）； (14)
十四、《合同管理制度》的培训幻灯片（另发）； (14)
十五、《审核对方资质管理制度》； (14)
十六、《合同基本格式样本》； (14)
为加强合同管理，防范法律风险，规范合同行为及相关业务流程，***公司（以下简称总公司）依据有关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第一章合同管理机构
第一条管理原则
总公司对各类合同按照集中审批、统一管理、分级实施的原则进行管理。合同管理由总公司业务控制部整体负责，其他部门在其职责范围内分工负责。
第二条管理部门权责
总公司业务控制部负责制订、修订合同管理制度、实施细则、编号规定，起草各类合同审批级次表，设计合同审批表、相关业务流程、合同存档登记簿和用印登记簿，制订和发布合同示范样本，负责组织全公司合同签订、履行、档案管理的检查和培训工作。
总公司印章保管人员负责总公司各系统（中心）、***生产公司、**生产公司的合同签章、审批程序的监督工作。
总公司行政部负责总公司各系统（中心）合同资料的存档工作，负责指导、监督各生产公司的合同档案管理工作，负责公司合同档案的销毁监督工作。
生产公司行政部负责所在公司合同盖章、合同资料的存档和合同档案的销毁工作。
总公司财务信息部和下级财务部门负责合同订立的财务审核、履行期间的监督、经济往来事项的执行管理工作。
各业务部门负责本部门业务管理范围内的合同起草、订立、履行及交存公司档案室前的保管工作。办事处、营业室、生产车间的合同原则上由业务主管部门负责起草、订立。
第二章合同文本的起草和审定
第三条证照要求
总公司所属各系统（中心）、生产公司因对外业务需要订立合同的，该项业务的具体经办人员（下称业务经办人员）须先收集合同对方当事人的相关资料，包括对方当事人的姓名或名称、住所、经营状况、相关资质证明、资信情况等，查验对方当事人的身份证件、授权委托书、营业执照（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码证、相关经营资质等证明材料，并确认其真实、合法、有效。上述证明材料的复印件须与合同一起进行登记、存档备案，授权委托书必须是原件。
取得的上述对方证照资料复印件上均需加盖对方公章确认，并由我公司行政部在对方公
章下方加盖刻有“验收人：，年月日”字样的审验章。合同经办人员在外来证照审验章的空白处填写姓名及日期，以证明复印件来源的真实性。
对方若不能提供的，业务主办部门须在合同审批表上注明原因。异地证照资料复印件，要求对方加盖公章后邮寄至我方，尽量避免以传真方式取得。
如对方要求我公司出具我方资质的，我方应该在每份资质复印件的正中位置加盖：“此件再复印无效，仅供某某办理某某事项专用”的条章。
第四条文本草拟要求
合同经办人员根据相关法律法规、企业规章制度，结合具体的交易事项和对方当事人的情况，起草合同文本。
业务控制部如有统一制定的合同范本或有国家有关部门制定的合同统一（示范）文本，则合同经办人员必须使用该合同范本格式，但在不违反相关法律、法规的前提下，可以根据具体情况对合同条款作适当修改。
如合同为对方的格式合同且不允许我方修改的，则我公司必须对此合同进行严格审核，对有异议的条文，应与对方协商达成一致意见后签订补充协议。
第五条文本格式规定
（一）合同名称：所签合同应有合同的分类名称，不得只标“合同书”或“协议书”，公司原则上要求统一称“200X年XX合同”，标题中“200X年”为履行起始年份。要求名称尽量具体、直观，以便于区别和查找。
（二）题头要求：在合同名称和合同条款之间应列示“甲方编号、乙方编号、签订地点、签订时间、双方当事人名称（姓名）”。
如是对方提供的合同，应与对方协商添加我方合同编号，如协商不成，则必须在我方所持合同文本上手工填写我方合同编号。
（三）页码要求：合同文本每页下方正中必须插入页脚“第X页共X页”。
（四）签订日期：我方必须按公司《公文处理办法》规定填写日期：○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、年、月、日。不符合规定的，行政部须责令其改正后方可加盖公章。
（五）签署事项：在合同文本最后，应当列示“双方单位名称（姓名）及签章、企业性质、当事人住所、注册地址、法定代表人、委托代理人、电话、传真、开户银行、帐号、邮政编码”等内容。
如果对方为自然人，则除须列示“姓名、身份证号、家庭住址、联系方式”外，正式签订合同时还须在合同文本上逐页按手印。
对外签订的合同需要公证的，还应列示“鉴（公）证意见、鉴（公）证机关名称及签章、经办人、年月日”。
（六）纸张要求：原则上合同文本统一使用A4纸双面打印，合同和附件资料若小于A4纸须粘贴在A4纸上，大于A4纸的则须折叠成不超过A4纸长宽的样式。
（七）字体按照公司《公文处理办法》执行，即：题目用三号黑体字，正文用四、小四号宋体字。
第六条约定事项
（一）以上合同在起草时应对当事人名称或姓名、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决办法及其他需要约定的事项等做出明确约定。
（二）起草合同时应尽可能对“争议解决方法”做如下约定：“凡有关本合同或执行本合同时发生的争议，由双方协商解决，协商不成，由合同签订地或（甲/乙）方单位所在地法院管辖。”我方在对外签订合同时应约定合同签订地为我方公司所在地。
与对方协商尽量不约定仲裁条款，劳动合同除外。
（三）对于由我方先行履行的合同，合同中应约定“如对方违约应承担合同标的额20％（或更高）的违约金”,以避免由于我方先行履约后，对方违约给我方造成较大损失。
（四）合同履行期限，原则上不超过一年，凡超过一年的合同必须经总公司总经理批准。一般以12月31日为合同终止履行时间。
（五）我公司可修改的合同均需添加“清洁条款”：本合同正文为打印文本，如双方对此合同有任何修改及补充均应另行签订补充协议，合同正文中除双方约定留出用于手工填写的空白处外，任何非打印的文字或者图形，非经双方加盖公章确认同意，不产生任何法律效力。
合同正文里不得出现勾划、刮改、添加内容的情况。预留的空白项如不填写应划“/”。
（六）合同中还需约定：“任何个人未经（甲/乙）方书面授权，其向对方所作承诺或签字均为其个人行为，与（甲/乙）方单位无关，对方不得据此要求承担责任或义务”。
第七条报审规定
（一）总公司各系统（中心）的合同由合同业务主办部门经办人员履行审批程序。
（二）生产公司需要上报总公司审批的合同，生产公司内部审批程序履行完毕后，由主