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计划单证的流程
一、订货单处理：
1、根据客户要求、市场需求及公司的库存填写“微波炉/空调/小家电产品订货单”。
① 调查客户在我司账面的余额，如有收款业务员必须在票据的复印件上签名，并连同“产品
订货单”传至公司计划单证组。原件以最快时间EMS回总部。
② 按产品订货单填写数量、单价、备注（明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、
有赠品、有样机、有资料等特殊情况）。
③ 订货单位必须在订货单上签名、盖章。
④ 如代理商发货至异地仓，订货单位须开具委托书注明收货地址、联系人及联系，另在订单
的右上角处明确注明发至异地（？）。
⑤ 订货单上我司相关业务人员必须签名及留联系。
2、计划单证员按要求做好“产品订货单”，计算好车位，联系运输公司安排好发运工作。
3、财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单”。财务科盖“发出商品专用章”
后方可在仓库装货。“产品提货通知单”各联作用：
① 第一联业务科存查——财务打单人员存档
② 第二联仓库存——仓库计帐员计帐
③ 第三联财会部门结算——财务部人员计帐
④ 第四联销售计提及财务结算——财务部人员计帐
⑤ 第五联送货回单——运输公司运费结算
⑥ 第六联业务员存——相关业务员记帐存档
⑦ 第七联随货同行——运输司机存档
⑧ 第八联门卫放行——保卫科存档
4、运输调度员按运输公司的车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体
车号。
5、财务打单员根据前一天发运的具体情况（发货单位、数量、金额、车号、备注等），汇总
发电子至相当办事处。
二、代理商库存盘点。
1、每月30/31日进行代理商库存实地盘点。
2、盘点表的格式由计划单证科不断更新。
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3、代理商库存盘点要求一定要准确。
三、关于计划单证所遇到的常见问题。
1、货款问题
① 原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。
② 票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货）、电汇（新
单位必须货款到我司XX中方可发货）、支票（只限XX部分区域XX、XX、江门、XX）。
③ 抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天
还未寄回公司财务的，将通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款
的业务登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清
楚原因外，给予一定的扣罚。
④ 返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的“财务对帐单”，再由客户出保证书，
方可发货。
⑤ 无货款如何发货？由营销中心打报告及客户出具“到期付款保证书”，公司相关主管按客
户资信度，根据实际市场情况建议，报部门分管副总裁同意后，方可发货。
2、运输车队问题：
① 对于各运输公司的路线由计划单证组提供及联系方式。
② 对于在途车辆直按向运输公司有关人员查询。
3、调货问题：
① 调货需凭营销中心报告（报部门主管批复）业务管理打调货委托书（盖公章）给被调经销
商（代理商）。（业务员不需填写产品订货单）
② 调货的车辆由部门计划单证科安排。
③ 调货后凭双方签收的具体型号办理开票手续。
4、收货问题：
① 业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人、收货时间、货仓在市区还是
在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人。
② 超市卸货业务人员需了解各项规定。
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1、我们不能埋头盲目地做事，要多思考和善于总结。
2、 我们作为一线人员的作战后方，平时跟别人通时注意语气要客气礼貌和耐心。
3、 我们在做客户发货订单时，必须审核清楚订单上型号、单价、数量和这个客户XX上
是否有货款，如果XX上既没有货款，又没有信用额度，想用返利款先发货的，在传订单的
同时把保证书一同传真过来；遇到型号、单价模糊不清的时候，必须主动与业务员沟通好；
要求客户在订单上必须盖章，业务员要在上面签名；如果当地有特殊方案操作和有赠品准备
申报的话，一定要在订单备注栏里注明清楚，避免不必要的错误发生；每做一份订货单的同
时，要优先考虑售后部是否有配件、办事处是否赠品、样机和资料随货走，还要注意这个要
发货的单位是否已经有手续要求在发货单价中下浮返利差价；注意准确计算产品装车货运量，
如果该客户走的是零担，就必须要在订单上注明清楚；如果遇到是第一次发货的客户，就要
让业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人、收货时间、货仓在市区还是
在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人，要提醒业务员该客户由于是首次发货，因
此该客户的票据要收到正本、电汇要到公司XX上也能安排发货，等等。
3、每天做好对外的产品库存信息，让各客户、业务员清晰知道公司里到底哪些型号有货、
哪些型号无货，无货的型号预计在哪天生产，确保他们能准确掌握公司最新的产品库存信息。
另外，我们也要注意产品库存的准确性，要是成品仓里存在质量问题而不能正常出货的产品，
也想技术部和仓库人员要第一时间通知我们计划单证，不能经常由于仓库没货装而导致整天
改单据，浪费公司资源，避免重复工作。
4、跟踪生产情况。与公司计划调度中心的人员沟通好，当遇到有部分货源在有计划生产
的前提下，而公司库存数量不多，但比较畅销的型号断货时，要主动向计划员反映，让他们
立刻协调车间安排生产，争取不要让畅销型号断货太久，否则销售市场上会丢失很多的份额，
相应市场占有率也会下降，所以要尽可能地确保货源的供应。
5、抓紧资金回笼，对部分业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天
还未寄回公司财务的，除打通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款
的业务登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原
因外，还要将此单位列入黑，以后注意该单位的票据正本必须先寄回公司才能按计划发货。
这一方面也是为了保障公司的利益，规X工作制度。另外要求票据传真回来时业务员必须在
上面签字，注明已收到此票，如果该票是背书的银行承兑，就要连同票据的背面都要传真过
来，因为业务员是首先收到票据的人，所以一定要注意看这X票据的盖章是否清晰，收款人
的XX和名称有没有写错；还要注意看这X票据的客户所属的银行是否属于保兑仓的银行承
兑和是否属于商业银行承兑，如果此票据属于商业银行承兑，那就必须要先请示领导同意才
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能收下，这些都是很重要的。
6、现定每月的10号、20号、30号做发货对标表，抓各地区的发货任务、完成情况和平
均单价是否达到要求。经常要打给业务员，与他们做好沟通工作，了解他们的心态和当地销
售的业态。
7、做好、做准确每月31号的月度客户盘库表格和盘库分析表。盘库表格里的产品型号
要随着有新型号的增加而不断地更新，然后发给全国办事处。要求办事处在做客户盘库表格
时，要结合当月客户的进销存，确保客户盘库的准确性，然后要按时发回来公司计划组汇总。
8、做好全国三方客户（保兑仓）的余额明细表，要是有票据快要期的客户时，要马上提
醒业务员去跟进，让客户尽快到三方银行存钱办提货通知书。
9、平时如果有时间便多与业务员沟通，了解一下他们现时的心态和想法，为他们考虑多
一些，如果有些畅销的型号快断货了，打个通知他们想办法赶快把现有的库存数量提走，避
免客户部分畅销型号断货。
10、在抢接别人的时，有时候不能太简单的回应几句就算了。因为每位在外的人员打回
厂的目的是想我们帮他解决一些问题，哪怕那个不是找你，但你也可以主动了解一下他想知
道些什么，或者至少你可以帮他什么忙。不能接完后，知道他不是找自己的就马上想挂掉，
很不耐烦地让他先挂，待会再打过来。这是一种不负责、事不关已而已不劳心的工作态度，
是不可取。
11、做到部门之间相互能够信息、资源共享。例如：库存信息表和累计发货进度表可以
每天都打印出来给大家看，让大家都了解一下工厂的货源情况。当有业务员打回来问时，就
不一定是主管发货那个人才知道库存情况，而是每个人也可以了解到，那每个人也可以回答
业务员问关于货源的问题。同时避免了太多时都集中在同一人身上，接不过来或让在外人员
等太长时间的问题。
12、工作必须热情和主动。当自己手上的工作比较轻松的时候，就要主动帮助其它人员
的工作，发挥团队精神，不分你我地将手上的事情做好。

中国市场销售部：吴 惠 玲
2004年7月29日