合同管理操作手册

一、合同角色

合同管理现主要有三个角色：

1.合同录入人员：录入合同信息到系统内。

2.合同审核人员：判断录入的合同是否有效，有效的合同才能被

其他模块参照生单。

3.合同查询人员：查询合同各种汇总及明细表信息。

二、合同分类：

目前公司设置了以下三类合同（如有其他分类需求请即时通知）：

1.销售合同

1)普通销售合同：指常规的有数量、单价及金额的销售合同。

2)自制销售合同：指以现金交易的无纸质销售合同。

3)长期协议销售合同：只有价格没有数量的销售合同。可以

在一定时段内签一次合同（例如一年），每次要生成订单时

都参照它，再输入数量。

4)普通出口合同：常规的有数量、单价及金额的出口合同。

5)长期协议出口合同：只有价格没有数量的出口合同。

2.采购合同

1)普通采购合同：指常规的有数量、单价及金额的采购合同。

2)自制采购合同：指以现金交易的无纸质采购合同。

3)长期协议采购合同：只有价格没有数量的采购合同。

3.施工合同

1)施工采购合同：设为数量总额式合同

2)租赁合同：常用的租赁合同。

三、合同的几个状态

合同共有失效、生效、变更、结案四个状态。

录入的合同全部为失效合同；由审核人确认生效后即为生效合同（生效合同才能被销售、采购订单参照生单）；合同可以变更，变更后也要生效才能往下执行；合同收付款并核销后，表示整个合同已完成，可进行结案处理。

四、合同日常操作流程

1.新建合同：

点“合同管理”—“日常操作”—“合同工作台”—“增加”，在弹出窗口的“编码”后点“”选所需合同类型，然后分别在“合同概要”、“合同标的”、“付款计划”、“合同条款”、“大记事”、“附件”录入新合同的详细内容（可以扫描纸质合同生成pdf文件，在附件里上传），点“”保存即完成合同录入。

重要提示：在点“增加”选所需合同类型后可以点上面菜单上的“参照”两字，进行快速复制或参照旧合同生成新合同，注意在弹出窗口中“参照方式”为必选项。

目前没有设置合同分组（统计用）、阶段及阶段组（有分期收付款业务时设置），合同条款分类只设置了“质量约定”和“违约责任”，如各公司有需要请即时通知以便增加。

2.合同变更：在“合同工作平台”，对已生效未结案的合同，可

以按上面菜单的“变更”按钮进行合同变更，分别对合同概要、

标的和条款进行变更，变更后要按“生效”，此变更才有效。

3.合同执行：当参照合同生成销售订单和采购订单并审核后，表

明此合同已执行（无阶段合同）；直接在发货单和到货单上点

“执行”生成合同执行单（有阶段合同）。

4.合同结算：在销售、采购管理系统录入发票并审核，表明此合

同已结算。

5.合同收付款：在由出纳管理生成或在应收应付管理系统录入的

收付款单里的表头的“合同号”后点“”，选择此笔款项的

合同号，完成收付款与相关合同匹配(出纳要知道是哪个合同）。

6.分析查询：查询合同的汇总及明细表、执行汇总及明细表、变

更汇总及明细表、履行跟踪表、收付款分析表等。

五、合同管理与其他模块的联系

1.与销售管理的联系

销售订单参照“合同”生单，销售发货单参照销售订单生单。

新的销售业务流程：销售合同——销售订单——销售发货单—

—销售出库单——销售发票——收款。

2.与采购管理的联系

采购订单参照“合同”生单，采购到货单参照采购订单生单。

新的采购业务流程：采购合同——采购订单——采购到货单—

—采购入库单——采购发票——付款。