经济合同管理办法

北大纵横管理咨询公司

XX年十月

1.目的

加强对经济合同的事前、事中、事后的全面监督控制，充分发挥各职能部门的制衡作用，以保证公司和股东的利益。

2.适用围

凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。

凡是必须进行招标的经济合同，严格按照《招标管理办法》选择合同单位，但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。

3.定义

合同管理：包括资信调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。

经济合同：包括前期、开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他合同。

前期、开发类合同：包括房地产开发与招商合作、征地、土地出让、拆迁拆除合同等。

建设工程合同：包括工程勘察、设计、施工、材料设备采购、市政供排合同等。

管理咨询及其他合同：包括策划、广告、评估、测量、咨询、法律、融资、租赁、物业管理、商品房销售合同等。

4.相关文件

《公司招标管理办法》

《公司材料设备采购管理办法》

《公司档案管理办法》

公司的相关财务管理制度

5．执行原则

a.职能部门负责基础性的工作，主管领导负责决策；

b.必须提高运行效率，在规定的时间必须有反馈；

c.合同中应贯彻和坚持公司统一的付款和质量方面的原则。

6.职责

6.1各类经济合同的管理由相应的业务部门负责，其具体划分见附表一。

6.2主管业务部门的职责

a.负责提出采购的需求计划和预算；

b.负责对合同意向单位进行信誉调查和意向接触；

c.负责组织合同谈判；

d.负责拟订合同文本和上报审批；

e.负责监督合同履行，并记录合同的履行状况；

f.负责合同变更的协商和验证；

g.负责处理违约和纠纷事件，并及时上报；

h.负责对合同单位进行考核评价。

6.3财务部的主要职责：

a.负责公司合同印花税的完税工作；

b.合同签订前审定合同付款条款；

c.进行合同收付款的审核、办理收付款工作。

6.4办公室的主要职责：

a.负责制定和完善合同管理的管理制度。

b.负责审查合同的审批流程，进行印章管理；

c.负责合同的归档、保管工作。

6.5计划预算部的主要职责：

a.参与本公司工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监

理及材料设备采购等合同或协议的谈判；

b.提供相关的合同标准文本，并参与制定相关条款；

c.负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核。

6.6主管副总的职责：

a.负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批；

b.负责对合同单位的选择提出审批意见；

c.负责对合同文本进行审批；

d.监督和质询合同单位的履约情况；

e.负责协调合同的违约及纠纷处理。

6.7合同审查小组的职责：

a．对合同文本进行集体讨论和把关；

7合同管理程序

7.1合同的计划和准备

7.1.1业务部门提出采购需求及预算计划，以书面形式上报主管领导审批，主管领导应在5天出具审批意见，下达给业务部门执行。

7.1.2主管领导必须明确合同的原则和底线，由业务部门在具体操作中去执行和体现。

7.2信誉调查

7.2.1信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查，为合同的签署、执行提供依据。

7.2.2信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成，主要以业务承办人来执行，法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题必须由相关部门参与。

7.2.3资格的合法性主要是指对方是否经过工商登记、是否具有法人资格、经营围中是否包括交易的容，并取得对方的营业执照复印件。

7.2.4资信主要是指对方财务状况、注册资金情况，并取得对方的资信证明、银行存款余额情况等。合同谈判前和谈判过程中，应注意调查对方的资信情况，可要求对方提供有

关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。

7.2.5在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后，必须对其履约能力进行调查，了解其以前的履约历史、市场反映、第三人的看法等，以取得更多的市场资料。

7.2.6必要的时候，组织对对方的公司或项目进行考察。

7.2.7在对交易对方进行调查之后，业务部门负责填写《资信调查表》（参见附件4）并附上相应的资质证明文件。

7.2.8主管领导依据《资信调查表》确定合同入围单位，以进行进一步的接触和谈判，合同入围单位一经确定，任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。

7.3意向接触

7.3.1业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判，了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。

7.3.2业务部门负责编写《意向接触报告》，书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况，并做出对比分析和初步建议。

7.4选择合同谈判单位

7.4.1业务部门填写《合同单位选择审批表》，和《意向接触报告》附在一起，上报主管副总。

7.4.2主管副总如果认为还有要核实的情况和未明确事宜，责成业务部门进行进一步的了解，并将情况及时上报。

7.4.3主管副总对合同单位的选择出具意见，填写《合同单位选择审批表》（参见附件5），上报高层领导审批。

7.4.4高层领导最终确认合同单位。

7.5合同谈判

7.5.1业务部门组织合同谈判，必须由部门经理主持，建设工程类和材料设备采购类等与工程施工成本相关的合同谈判，计划预算部必须派人参加，公司参与合同谈判的当事人不得少于2人。

7.5.2必须有专人做出谈判会议记录，所有合同条款必须在谈判中明确，并体现在会议记录中，会议记录上报给主管副总和高层领导，作为将来审查合同的依据。

7.5.3所有的合同条款谈判必须在公开、有监督、有记录的环境下进行。

7.5.3谈判人员不得超越权限和预算进行承诺，必须严格坚守立场，维护公司利益，对超过权限的合同事项，必须向主管副总请示。

7.6合同文本的拟订

7.6.1凡是有标准合同文本格式的合同，必须按标准合同格式拟订合同，由计划预算部提供标准合同文本以供参考。

7.6.2业务部门负责组织合同文本的拟订，必要时相关部门参与拟订合同的相关条款，主管业务部门负责拟订专业性条款、计划预算部负责拟订价格条款，财务部负责拟订付款条款等，各部门各司其职，协同工作。