合同档案移交登记表清源集团
合同（资料）移交登记表
合同（资料）移交登记表
清源集团档案室制
二0一三年十月
合同（资料）移交登记表
合同（资料）移交登记表
合同（资料）移交登记表
合同档案管理制度
一、合同档案管理原则
本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。
1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。
2、市场中心负责统筹、协调、组织、、保管和合作方的所有合同文档。
3、分别建立健全合同文档的形成、积累、、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。
4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。
5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。
7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。
9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。
10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。三、合同档案的移交
1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。
2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后，方为完成交接手续。附件：1、合同借阅登记表； 2、合同档案移交清单。
合同借阅登记表
合同档案移交清单
合同档案管理规定
一、目的
为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。二、范围
合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：
1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：_合同档案移交登记表。
（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。（二）、合同资料移交管理：
1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：
2、移交流程：
（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；
（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传
递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求
（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。五、合同资料归档管理
1、合同档案编号及排列归定
（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。（2）柜编号：合同库的文件柜以英文
字母进行排序，例如：A、B...AA、AB柜等。
（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。（4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
（5）合同的单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、 __复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行_合同档案移交登记表。
（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。_合同档案移交登记表。