工程部文档、图纸、合同管理制度
一、总则
目的：为统一各项目部的文件归档, 便于文件检索及工作交接，明确项目完工后移交资料内容，完善文件责任制度。
定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
1.职责
工程部负责编制、修订和解释，项目部实施。
2.内容：文件的归档分类:
A册：公司管理规范：
上海褐石工程管理制度汇编（A1）
变更及签证管理制度（A2）
招采及合同管理制度（A3）
材料封样及甲供材料管理制度
付款审批管理制度
……………..(待补充)
B册：合同文件：
合同登记汇总表（B1）
设计、顾问合同文件（B2）
施工合同文件（B3）
监理合同文件（B4）
材料采购合同文件（B5）
C册：公司内部来往文件:
发文：送公司报告（C01）
发工程管理部文（C02）
发设计部文（C03）
发成本管理部文（C04）
收文：工程管理部来文（C10）
设计部来文（C20）
成本管理部来文（C30）
D册：监理公司往来文件
《监理人员登记表》及证明资料（D1）
监理规划（D2）
监理细则（D3）
监理例会纪要（D4）
监理备忘录及专题报告（D5）
监理月报及审核意见（D6）
发监理单位文件（D7）
E册：与施工单位来往文件
施工组织设计（E1）
施工方案（E2）
工程联系单（E3）
报告及函件（E4）
F册：设计变更和工程签证
设计变更（F1）
技术核定单（F2）
工程签证（F3）
G册：计划管理
总进度控制计划及评审记录（G1）
施工图纸交付计划（G2）
承包单位进场计划（G3）
甲供材料进场计划（G4）
资金使用计划（G5）
总进度计划（施工单位）（G6）
月计划（施工单位）（G7）
周计划（施工单位）（G8）
H册：作业指导书
工程管理指导书（H1）
成本管理指导书（H2）
技术交底记录（H3）
Ｉ册：材料设备管理
封样登记一览表（I1）
收（调）料单（I2）
设备调试验收记录（I3）
J册：进度款支付
工程进度款审批单（J1）
物资进度款审批单（J2）
扣款通知单（J3）
奖/罚款通知单（J4）
K册：会议纪要
公司每月工程例会纪要（K1）
公司现场工作协调会纪要（K2）
甲方召集专题会议纪要（K3）
项目经理部内部会议纪要（K4）
L册：后勤管理
考勤表（L1）
项目部固定资产登记表（L2）
其他文件（L3）
3.文件索引目录
项目部文件按上述方法进行分类，并在电脑中建立excel清单目录便于随时检索。清单中需注明存档日期及存放地点等要素便于快速寻找。
4.文件夹标签
文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。
移交公司文件
工程完工后项目部需将上述十二册内容分别向公司及相关营运部门、物业等进行移交。
二、文档管理办法
1.收文管理
1)项目部任何内外文件往来均要求通过项目秘书进行中转，项目部成员带回文
件时，应首先交至项目秘书处。
2)秘书收到文档后需按要求进行登记、扫描存档或流转处理等后续工作。
3)外部单位来函、会议纪要流转程序。秘书收文后，a)按照公司文档编号原则
进行编号、扫描电子版存档、原件存档。b）制作复印件并加盖流转章，项目部所有成员传阅后在流转章相应部位签署。c)项目经理在跟踪责任人栏内指定项目部成员负责跟踪或拟定回函。
4)档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，不得擅自带
走或销毁任何档案。接收部门应将档案与清单仔细核对后签署接收。
5)与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、
整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。项目部秘书应主动向协同部门取得完整的档案资料进行存档，涉及到公司存档的，应做好记录便于调阅。
2. 发文管理
1)拟发出的文档需根据公司审批权限要求进行流转会签。
2)会签完成后，秘书进行编号并通知对方收件人。
3)签收应签署于原件上，并在专门的签收单上签署。签收单内容须与文件主题
相符，并需为打印字体，应避免采用手写标题。
4)秘书需要求对方合同内指定的文件签收人签署文件，避免代签。如指定的签
收人无法到场，应做好记录后，与对方约定进行补签。
5)上述工作完成后，项目秘书将扫描件、原件及目录进行更新/存档。
3. 归档文件的要求：
1)办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，
无漏签、越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。
2)文件书写和载体材料应耐久保存；
3)必须是具有保存利用价值；
4)必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有
机联系；
三、合同存档管理
1：档案管理按照公司和相关部门（项目部）两级管理的原则进行。
2：现场项目部必须完整保存所有与本部门工作职责相关的合同。项目秘书处保存底稿一份，相关工程师如需在日常工作中随时调阅，可申请加印副本或取得电子版扫描件。
3：为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，所有工程合同必须在签署完成后，向监理移交一份（根据需要，可请成本部专门制作无金额版本）。
4：合同执行前，需充分落实条款讲解制度。项目部相关人员可申请由成本部、造价顾问、法律部等相关部门对重要合同条款进行交底，并形成纪要。新员工到岗后，需首先对已签订的合同条款进行熟悉，方可上岗开展工作。
5：在合同审批通过、经签字盖章后，项目部应按照公司文档编号原则，对公司留存的合同及审批表进行统一编号存档，便于查询。
6：秘书编号完毕后，应将合同审批表、合同文本通过扫描或取得电子版存入电脑，通过办公自动化系统实现共享，以方便有关人员在付款办理和审核时查阅。7：项目部主导的考察入围、评标、定标的过程文件，必须全数保存。不论投标单位是否中标，相关过程文件均必须在合同签订后一并整理成册，向公司进行移交。