上市公司合同管理流程

17 - 1 合同管理流程

本手册所称合同，是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同，不适用本指引。

1 业务目标

1.1 防范法律风险，维护合法权益;有助于降低运营风险，提高经营管理水

平。

1.2 正确管理交易行为，节省交易时间，降低交易成本，加速资金周转，减

少费用。

1.3 符合国家法律要求，从根本上维护企业在合同中的合法权益。 2 业务风险

2.1如果拟定合同前期准备工作不充分，可能导致合同信息不完整、合同签订不合理，导致合同执行困难或达不到预期目的。

2.2如果合同未经适当审核或审核程序不充分、未履行审批程序，可能导致资产损失、舞弊行为。

2.3如果合同签订后未得到有效执行，可能导致企业承担违约责任，产生信誉损失，或对方违约给企业造成损失。

3 业务活动流程与控制

3.1 流程范围

合同流程包括合同调查、合同文本拟订、合同审核、合同签署、合同履行、合同归档等环节。

本流程的主要流程环节及关键控制点，如图17-1所示。

3.2 重要控制措施

列示本流程关键的控制措施、程序和方法等。

, 合同签订前，应由业务承办部门对签约对方的资信状况、技术能力、生产能力、履约能力进行调查和审核，确保对方当事人具备履约能力;

, 合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任;

, 公司制定有范本的合同类型，订立合同应当采用范本格式;尚未制订范

本的，参照已经制订的最相类似的范本，起草后提交法律顾问审核;

, 拟订的合同文本交由法律事务部门审核，对于审核未通过的合同，由业务部门参照法律事务部门修订意见修改合同，直到该合同通过审核，或

由公司级领导根据实际风险评估后决定同意签署;

, 合同签署经过适当地授权，合同章由专人保管，加盖合同章要经过相关部门审核;

, 合同履行过程中，收款、付款等重要环节经过适当地申请、审批流程;

, 合同有专人保管并建立合同登记台账。本流程主要控制点及控制措施，如图17-1所示。

4 相关制度、参照规范及文档记录

4.1 相关制度

4.2 参照规范

《企业内部控制应用指引》

4.2 文档记录

《合同用章审批表》

《价格审批表或中标通知书》

图17-1:合同管理流程图

合同管理流程与风险控制

不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分业务风险阶段

总经理主管副总经理法务部门业务部门

开始如果拟定合同前期 D1

准备工作不充分，可1

合同对方资能导致合同信息不信调查完整、合同签订不合未达到理调查标准 3 合同剔除准谈判合同对审核 2 方清单未通如果合同未经适当审过 5核或审核程序不充分、D2 6 4 4 特定类别审核通过审批程序不规范，可能合同拟定合同审批审批合同修改审核导致资产损失、舞弊。

财务部参与

如果合同条款违反了7 7 合同执行合同签署国家的法律、法规、可D3 能导致企业遭受外部87 处罚、经济损失和信誉合同归档

损失

结束

表17-1:合同管理流程控制表

合同管理流程控制

1(业务部门对合同对方进行资信调查，建立客户资信档案;

2(业务部门选择有履约能力的客户，如客户未达到调查标准，则将D1 该客户从合同对方清单中剔除;

3. 业务部门对达到调查标准的客户，与其充分沟通，进行合同谈判;

4(业务部门拟定合同草案过程中力求严谨准确，拟好后交由审计证阶券部审核，必要时财务部门参与审核;

段 5(如果审核未通过，业务部门根据审核意见继续与客户沟通谈判，D2 控并修订合同草案;

制 6(如果审核通过，需报主管副总经理审批，特定类别的需报总经理

审批;

7(法务部门根据审批意见，正式签署合同并加盖合同专用章，并负

责合同登记归档; D3 8. 业务部门按照正式签署的合同执行合同条款约定的本企业应承

担的义务和责任，并负责合同结算。

, 法务部门、财务部门及相关业务部门责任部门 , 总经理、主管副总经理、法务部门部长、财务部门部长、法律事及责任人务人员、相关业务部人员