设备采购合同管理制度
第1章总则
第1条目的
为了达到以下目的，特制定本制度。
1．加强公司设备采购合同管理，规范设备采购合同的拟定、签订、保管等行为。
2．规范对外经济行为，保证经济效益，防止不必要的经济损失。
第2条适用范围
本制度适用于公司设备采购合同的管理。
第3条管理职责
1．公司应成立设备采购小组，采购小组由设备部、技术部、采购部及其他相关部门人员组成。设备采购小组负责设备采购合同的谈判工作。
2．采购部负责设备采购合同的拟定、签订及签订后续管理工作。
3．总经理负责设备采购合同的评审工作。
4．印章管理人员负责印章的规范使用管理及保存工作。
第2章设备采购合同签订管理
第4条合同谈判
设备采购小组应就合同内容及条款与设备供应商进行谈判。
1．谈判的主要内容包括设备名称、规格型号、价格、交货期、质量验收标准、运输方式、付款方式、售后服务等。
2．合同谈判时的职责分工。
（1）设备采购小组中采购人员负责采购合同的商务谈判。
（2）设备采购小组中技术人员负责采购合同中技术商谈。
（3）设备采购小组中财务人员负责采购合同中款项收取或支付条件等条款的商谈。
第5条合同拟订
设备采购小组相关负责人应汇总谈判结果拟订采购合同，并交采购部经理进行审核，交总经理复核。
1．采购合同内容必须符合法律法规要求，合同条款必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
2．合同的主要条款应包含以下几点。
（1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
（2）采购设备的单价、总价、数量、规格型号、质量及技术要求。
（3）采购设备的验收标准和方式。
（4）采购设备的履约方式、交货期、到货地点。
（5）付款方式和期限。
（6）售后服务和其它优惠条件。
（7）违约责任和争议解决的方法。
第6条合同评审
总经理应组织相关职能部门对拟订的采购合同进行评审，并填写“采购合同评审表”，确保所采购的设备质量、数量、交期、价格均能符合和满足公司生产等的需求。
第7条合同签订
合同评审结束后，总经理或其授权签约人应与设备供应商签订采购合同。
1．设备采购合同签订前，应由主管副总经理或其授权签约人签订技术协议。
2．采购合同签订时必须使用合同专用章，不得以公司行政公章或部门印章对外签订采购合同。
第3章设备采购合同后续管理
第8条合同履行
1．设备采购合同签订生效后，合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务，并维护公司的合法权益。
2．采购部应做好设备采购进度控制工作，确保设备供应商在交货期内交货。
第9条合同变更或解除管理
1．设备采购合同履行过程中需对合同内容作重大变更或改变时，采购部负责人应及时将变更内容或改变情况说明材料一并上报主管副总经理、总经理审批。审批通过后，可作为采购合同的附件执行。
2．当出现下列情形之一时，设备采购合同视为解除。
（1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
（2）因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
（3）发生符合合同条款中合约解除的事项。
第10条合同违约管理
1．合同执行期间，采购部相关负责人应随时跟踪合同的履行情况，及时发现供应商可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同等行为，应及时报告采购部经理处理。
2．设备供应商违约时，可要求其支付违约金，或支付定金担保，给
公司造成损失的，可要其赔偿损失。
3．公司自身违约时，采购部相关人员应与设备供应商协商解决办法，并将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后，公司承担相应责任，履行相应义务。
第11条合同纠纷管理
1．合同履行过程中发生纠纷时，采购部相关负责人应及时调查、分析原因，与设备供应商协商谈判，并及时报主管领导。
2．同设备供应商协商后达成一致意见时，双方可签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。
3．合同纠纷经协商无法解决时，双方应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
4．采购部应协助法律顾问制定仲裁或诉讼方案，报仲裁批准后实施。
5．纠纷处理过程中，公司任何部门或个人未经授权，不得对设备供应商做出实质性答复或承诺。
第12条合同归档保管
1．采购部相关负责人应统一保管所有正式签订后的采购合同及有关文件，单独建立采购合同台账，并存档备案。
2．与合同有关的文件包括合同的正副文本、中外文本、附加、往来函电、会议纪要、预付款单据等。
第4章设备采购合同专用章管理
第13条合同专用章的使用
1．公司对外签订合同由公司董事长或其授权的人（总经理等）签章，同时加盖合同专用章。
2．合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经核准，不得在其它文件上使用。
3．设备采购经办人代表公司对外签订合同时，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签约人审查同意后方可用印。
4．印章管理人员须严格审查用印范围和用印手续，并对用印情况进行登记。
5．合同专用章原则上不得携带外出使用。确因工作需要，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。
第14条合同专用章的保管
1．合同专用章印制完成后，须指定专人保管。未经主管领导批准，印章管理人员不得将合同专用章交给他人保管。
2．合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
3．合同专用章丢失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报主管领导予以处理，同时，登报挂失作废。
4．合同专用章内容需要变更时，应停止使用，并交由综合管理部予以封存或销毁。
第5章附则
第15条本制度由采购部负责制定，采购部保留对本制度的修订和解释权。
第16条本制度自颁布之日起生效，并应根据实际工作情况每年修订一次。