公文写作基础知识讲座
发文办理指以本机关名义印发公文的过程,包括草 拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分 发等过程
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一、公文办理的流程
收文办理流程.doc 发文办理流程.doc
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公文办理的有关规则
要严格执行“内设机构除办公室外不得对 外正式行文”的规定。市局(公司)各部门的 发文内容仅限于与本部门的业务密切相关的具 体事项,且只能对各单位相关部门行文,不得 向各单位行文。市局(公司)不得直接向省局 (公司)业务部门行文,各县级局(公司)也 不得直接向市局(公司)业务部门行文。
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公文写作的基本步骤
(三)拟写提纲,安排结构
提纲一般包括以下几个部分: 1、公文的标题; 2、公文的开头和结尾; 3、表述层次及论点、论据、字数安排; 4、衔接、转换、过渡和照应。
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文章的内在逻辑结构
根据主题思想来确定第一层框架 根据第一层框架的每一层次的中心思想确定第二
单一就是要主旨单一、一目了然。公文写作要 “一文一事”,全篇围绕一个中心展开叙述,高度集中, 写深写透。
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公文写作的基本要求
(二)实事求是,讲求时效
公文是机关单位办事的依据和推动工作开展的工 具,这一根本性质决定了文件内容必须从工作的 实际情况出发,实事求是。
时效即撰制公文要及时,做到快办快发,不允许 迟缓拖延、贻误工作。发文如果成了“事后诸葛亮” 就起不到指导工作、推动工作的作用。当然,快 也要有原则,决不能为快而快。
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二、公文写作概述
公文的概念和种类
☆公文的概念
行政机关的公文,是指行政机关在行政管理过程中形 成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和 进行公务活动的重要工具。
——《国家行政机关公文处理办法》
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公文的种类
2000年8月24日,国务院正式发布《国家行政机关公 文处理办法》,规定了公文的种类为13类。具体是:
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公文办理的有关规则
要严格把好公文的质量关和审核关。各县级 局(公司)、市局(公司)各部门负责公文写 作的人员加强对公文写作知识的学习,使起草 的公文做到内容准确、结构严谨、条理清楚、 语言简练、文种得当和体例规范。各县级局 (公司)综合管理部要认真负责地对本单位的 公文进行审核、把关,市局(公司)各部门主 要负责人要认真负责地对本部门草拟的公文进 行初审和校对。
(一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布实行 重大强制行政措施;嘉奖有关单位及人员。 (二)决定 适应于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关 单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
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公文的种类
(三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
三是检查材料是否可靠,文稿的情节、事例是否符合 实际。
四是检查结构是否完整、严谨,公文各部分的比例是 否匀称和谐,相互照应,形成有机整体,层次、条理 是否分明,是否紧扣主题,符合人们的思维习惯。
五是检查语言是否准确、清晰,有无语法错误,有无 错别字,标点符号的使用是否正确
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三、几种常用公文的写作方法
☆常用公文
※通知 ※请示
※报告 ※函
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☆通知的基本写作方法
1.含义:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和 不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要 有关单位周知或者执行的事项,任命人员。
2.结构: (1)标题,写明发文机关名称、事由与文种。 (2)主送机关。 (3)正文,写明制发通知的根据与目的、通知事项。 (4)制发机关与成文日期
式,使内容标准化
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公文写作的基本要求
• 公文的语言要求
庄重
用语严谨规范,不用粗俗的语言,不生造词语 不用口语、方言,不滥用简称。
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怎样做到庄重
领序词 ① 依据性:“根据”、“按照”、“遵照”、“接” ② 回复性:“悉”、“收悉”、“谨悉” ③ 致意性:“获悉”、“兴悉”、“惊悉” ④ 表述制发文件理由的:“鉴于”、“由于”、“为” 承转词:“据此”、“故此”、“基于上述”、
层 框架 根据第二层框架每一个标题的中心思想确定所要
写的内容 结构层次序数:第一层为“一”、第二层为
“(一)”,第三层为“1.”,第四层为 “(1)”。
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公文写作的基本步骤
(四)撰写初稿,征求意见
草拟公文要根据公文的内容、文种格式、行文对象、行文 规则和写作要求,按照提纲所列顺序,紧扣主题来写。
(十三)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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公文格式
国家行政公文格式
(中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999)
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公文写作的基本要求
公文写作,指的是公文的起草工作,它是机关 单位制发公文的第一个工作环节。公文撰写如何, 对于保证公文的质量和发挥公文效用,都有着很大 的关系。
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公文写作的基本要求
公文的语言要求
得体
公文用语应符合发文机关职权、问题特点以及发文机 关与主送机关之间的行文关系。
——文体特点:请示一般用说明性问题; 报告一般用叙述性文体
——行文关系:上行文用语--尊重 平行文用语--谦和 下行文用语--明确,严格
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公文写作的基本步骤
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公文写作的基本要求
(四)准确表述,简明生动
用语准确、简明、生动是公文对文字表述的基本要求。 准确就是指表达方式正确,适合公文特点;表达效果 不走样,准确、规范。 简明就是语言表达简洁、明确。以最经济的语言表达 最丰富的内容。 生动就是具体形象,新鲜活波,语言不枯燥乏味,不 呆板,使人看了觉得有生气。
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公文办理的有关规则
要严格执行公文统一归口报送制度。各单位 办公室是公文处理的管理机构,负责接受行业 内外发往本单位的公文和以本单位名义制发的 公文报送工作。各单位办公室要建立健全收发 文登记制度,做到当日登记、当日分办。市局 (公司)各部门上报省局(公司)的文件,要 先由办公室登记、编号、打印、拟稿部门校对 无误后,再由办公室报送至省局(公司)办公 室处理,不得直接寄至省局(公司)有关部门。 市局(公司)各部门通过其他渠道接收的主送 市局(公司)的公文,应及时移交市局(公司) 办公室统一登记和分办。
公文“必须写得一清二楚,句稳词妥,通体通 顺,让人不折不扣地了解你所说的是什么”
——叶圣陶
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公文写作的基本要求
(一)主题突出,观点正确
公文的主题在表述上应做到突出、单一。
突出就是要开门见山,直接叙事,不含蓄委婉。 要反映什么情况、解决什么问题,或者说处理问题的 意见、决策和结论等,都必须观点鲜明、开卷见旨。
(四)通告 适用于发布社会各方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关或不相
隶的机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关 单位周知或者执行的事项,任命人员。
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公文的种类
(六)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会 或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
“综上所述” 时态词:表明时间、空间界线的词。如:“目前”、
“当前” 结尾词:“特此报告”、“特此函复”
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公文写作的基本要求
公文的语言要求
准确
情况属实,用语真实确切,准确表述意图,是 非清楚,界线分明,褒贬适当,不生歧义,语 序合理,符合逻辑
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(八)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机 关的询问。
(九)请示 适用于向上级机关请求批示、批准。
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公文的种类
(十)批复 适用于答复上级机关的请示事项。
(十一)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。
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☆通知的基本写作方法
3.几类常用通知的撰写要求 (1)指示性通知。亦称布置工作的通知,主要用于传达
上级机关的决定和指示,布置需要执行与办理的一般 性工作或具体事项;上级主管业务部门向下级主管业 务部门对口指导业务事项。撰写这类通知,要求明确 阐述制定通知的政策依据、法规依据与行文目的,具 体交代工作任务与执行要求。观点要明确,所提方法 措施应切实可行。
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公文写作的基本要求
• 公文的语言要求
简明 言简意明:用最少的文字表述最明确的意思; 言简意赅:用最少的文字表述最大的信息量。
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怎样做到简明
对所写的对象调查清楚,理解透彻,思路清晰 使用概括性语言,善于归纳概括,不描述事务
的细枝末节 开门见山,直述不曲,不说空话、套话 善于用数字简化文字表述 善于用增加附件的方式,简化正文 对某些业务性、事务性文件,可采用表格化的形