合同管理操作手册
系统选项设置
合同导航
通过合同导航对合同进行日常管理,合同导航是系统默认的合同操作界面,可由此界面进入【合同工作台】
【菜单路径】
合同管理-日常操作-合同导航
【操作流程】
自主导航页签:
1.根据[默认导航界面选项卡]设置,自动或选择进入【自主导航】,显示[分组视图]、
[分类视图],可进行视图切换,也可切换到[主子视图]。
2.在树状结构图选择合同,系统右侧上方显示[合同概要],可以跟踪合同、新建合同、打
开合同、删除合同,右侧下方显示[报警信息]。当选中结构图中的根,显示所有报警,概要为空;当选中主合同,显示主合同及所有子合同报警,概要为主合同概要;当选中合同类型,显示所有该类型合同报警,概要为空。
3.可以双击要查看的合同,进入【合同工作台】,也可通过右键菜单进行相关操作。
合同工作台
可以设置合同的详细信息,包括合同概要、收/付款计划、合同标的(标的明细)、合同条款、大事记、附件。进行变更时,合同工作台的信息参见合同变更。
【菜单路径】
日常操作-合同导航-双击合同
日常操作-合同导航-〖新建〗合同、〖打开〗合同
日常操作-合同导航-右键菜单-〖新建〗〖打开〗
【操作流程】
1.在【合同导航】窗口,可以按〖新建〗、〖打开〗,或双击光标所在合同进入【合同工作
台】窗口。
2.新建合同弹出【合同设置】窗口,进行选项设置,其中【合同设置】选项[是否使用分级
标的]为是时,显示[标的明细]页签,否则显示[合同标的]页签。
3.设置完毕,按〖保存〗保存设置,按〖退出〗返回【合同工作台】,显示[合同概要]页
签,可以进行填写;可以切换到其他页签,包括[收/付款计划]、[合同标的]([标的明细])、[合同条款]、[大事记]、[附件]。
4.在合同工作台中,点击〖打印〗按钮,在弹出的"打印设置"界面,可以对合同概要、收付
计划、合同标的、合同条款、大事记五个页签随意抽取组合打印。
5.可以对合同进行新建保存、修改保存、删除、生效/失效、结案/弃结。
6.可以对合同进行批量生效/失效、批量结案/弃结。
7.可以对已生效的合同进行变更,参见合同变更。
8.已生效未结案的应收、应付类合同可以进行结算,参见合同结算单。
【栏目说明】
自由态合同:可以编辑所有页签。
生效态合同:可以编辑[收/付款计划]、[大事记]、[附件]。
结案态合同:可以编辑[附件]。
合同概要栏目
合同编码:录入或自动生成;可以设定单据生成规则,同一类型的单据号保证唯一性。
参见《基础设置》帮助。
合同名称:录入必填。
合同类型:录入或参照,必填,参照内容为合同类型设置。
合同性质:根据【合同类型】带入,不可修改。
所属合同组:录入或参照,可为空,参照内容为合同分组设置。
主合同编码:录入或参照,可为空,参照内容为合同档案列表,不可录入当前合同、已有主合同的合同(即主子合同级别只能有一级)。
对方单位:录入或参照,采购、应付类合同参照供应商档案,销售、应收类合同参照客户档案;其他类合同按〖是〗参照客户档案、按〖否〗参照供应商档案。
对方负责人:录入,可为空。
部门:录入或参照,可为空,参照内容为部门档案。
业务员:录入或参照,可为空,参照内容为职员档案。
合同签定日期:录入或参照,可为空。
合同开始日期:录入或参照,可为空。
合同结束日期:录入或参照,可为空,合同结束日期≥合同开始日期。
保修期:录入,可为空。
币种:默认为本位币(一般为人民币),可修改。
汇率:根据[币种]带入,可修改。
收付计划方向:根据【合同类型】带入,可修改,选择内容为收、付、其他。
预收付金额:是指如果该合同有预收付款发生,那么在合同概要的"预收付款金额"显示应收应付中收付款单上的金额,可以根据业务处理随时更新预收付款金额数据。
业务类型:合同性质为采购、销售类合同时,必输项;应收、应付、其他性质合同时,不可编辑。采购类合同可参照输入:普通采购、受托代销,销售类合同可参照输入:普通销售、委托代销、分期收款、直运销售。
合同描述:录入,可为空。
创建人:根据新建保存的操作员带入。
创建日期:根据新建保存的当前日期带入。
生效人:根据生效的操作员带入。
生效日期:根据生效的当前日期带入。
结案人:根据结案的操作员带入。
结案日期:根据结案的当前日期带入。
根据[合同标的](标的明细)带入,不可修改。
合同总金额:[合同标的]的含税金额原币合计。
合同执行金额:[合同标的]的执行含税金额原币合计。
合同总数量:合同末级标的数量合计。
合同执行数量:合同末级标的执行数量合计。
收付款信息栏目
[收/付款计划]可以记录合同的收付款协议或者相关人员对合同收付款的预测。
收付款日期:录入或参照,合同开始日期≤收付款日期≤合同结束日期。
收付比例%:录入百分比,小于等于100。可以自动计算合同计划比例与计划收付款金额的对应关系。当已经有合同收付款数据时,按照以下公式计算:
收付款比例=收付款金额/合同总金额
收付款金额=合同总金额*收付款比例
二者中其中一个更改,另外一个依据公式反算。
收付金额:录入金额,可录入负数表示与[收付计划方向]相反。收付金额=合同总金额*收付款比例。
结算方式:录入或参照,参照内容为【结算方式】。
收付款条件:录入或参照,参照内容为【付款条件】。
说明:录入。
合同标的/标的明细栏目
【合同设置】选项[是否使用分级标的]为否时,显示[合同标的]页签;为是时,显示[标的明细]页签,在左侧窗口显示所选项目或存货的树状结构,可以用鼠标拖动,改变级次结构。
根据选项[合同标的来源]录入项目或存货;根据选项【末级标的必须对应末级项目或存货】确定末级标的是否必须对应末级项目/存货。
当前合同控制点:根据合同类型设置带入,不可修改。
标志:0为一般记录,可以执行;1为终止记录,不可以执行。
编码:录入;可根据[合同标的来源]设置参照项目(项目大类+项目分类+项目)或存货(存货分类+存货)。
名称:录入;[编码]参照录入的,带入项目名称或存货档案名称。
计量单位:录入;标的为末级存货的带入主计量单位。
税率%:录入百分比,如17代表17%。
折扣率%:录入,0<折扣率%≤100%。
计算公式:
折扣率为正扣时:无税原币金额=无税原币单价*数量*折扣率%。
折扣为反扣时:无税原币金额=无税原币单价*数量*(1-折扣率%)。
数量:录入,合同控制点为数量时必填,反算其他栏目。
无税原币单价:手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算,当[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"单价"时,此项必须输入,可以根据输入的单价自动计算含税原币单价,如果已经输入数量,还可以自动计算无税原币金额、含税原币金额等相关栏目。
无税原币金额:手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算,当应收应付类合同的[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"总额"或"单价总额"时,此项必须输入。
含税原币单价:手工录入数据或或根据其他已经输入的数据自动计算,当[合同类型]设置中选择" 合同文本控制类型"为"单价"时,此项必须输入。
含税原币金额:录入或或根据其他已经输入的数据自动计算,当应收应付类合同的[合同类型]设置中选择"合同文本控制类型"为"总额"或"单价总额"时,此项必须输入。
执行数量、执行无税金额原币、执行含税金额原币:根据【合同结算单】带入。
开始日期:录入,开始日期≥合同开始日期([合同概要]。
结束日期:录入,开始日期≤结束日期≤合同结束日期([合同概要])。
对应明细来源:根据合同类型设置带入,来源为存货或项目。
对应项目/存货编码:根据录入的项目或存货带入,可修改;应收应付类合同的末级标的必须有[对应项目];【合同设置】选项[末级标的必须对应末级项目或存货]为是,则末级标的必须对应末级项目/存货。
备注:录入。
注意:
当存货已经定义为结构性自由项的存货,则在合同标的中为必输项。
合同条款栏目
【合同条款】可以记录合同中具有重要参考意见的条款,用于文本参考,没有后续处理。
条款分类:录入或参照,参照内容为合同条款分类设置。
名称:录入或参照,参照内容为合同条款设置。
内容:根据合同条款设置带入,可修改。
合同大事记栏目
【合同大事记】用于记录与合同相关的信息。
大事记编码:录入,保证唯一性。
大事记内容:录入。
合同附件栏目
在附件中可以管理由于合同相关的电子文档,在这里保存链接。
编码:录入,保证唯一性。
名称:录入。
说明:录入。
路径:录入或参照,应保证路径链接的正确性。
【操作说明】
合同状态与操作
合同状态:自由态、生效态、结案态。
合同动作:编辑(增删改)、生效(失效)、变更、结案(弃结)。
状态/动作编辑生效失效变更结
案
弃结
自由态√√
生效态√√√
结案态√
合同编辑:单据未生效前为自由态,可以进行修改、删除。
生效:生效该合同,填上生效人和生效日期,合同为生效态,合同成为有效合同,可以进入下一流程。
以下情况可以生效:
[合同标的]中至少存在一条记录。
合同性质为应收/付类的合同,末级标的必须有[对应项目]。
若合同设置选中[末级标的必须对应末级项目或存货],末级标的必须对应末级项目/存货。
失效:失效该合同,去掉生效人和生效日期,合同为自由态。
以下情况不可失效:
合同被引用。
存在执行单据,如合同结算单(无论是否生效)。
存在该合同的变更单(无论是否生效)。
合同变更:已生效已执行的合同,只能进行合同变更;需要对变更单进行生效,原合同依然生效。
结案:结案合同,填上结案人和结案日期,合同为结案态。已执行完毕的合同,或不想继续执行的合同,可以进行结案;结案后的合同不能再执行,不能被其他系统引用。
以下情况不可结案:
存在未生效的变更单。
存在未生效的执行单据(如合同结算单)。
已生效的合同结算单的本币和原币有余额。
弃结:弃结合同,去掉结案人和结案日期,合同为生效态。
合同变更
对于已经生效的合同,用户可以对合同进行变更;在变更单生效后,合同执行的内容包括“合同原始文件+所有生效变更单”。
【菜单路径】
合同工作台-〖变更〗
【操作步骤】
1.在【合同工作台】窗口,对已生效未结案的合同,可以按〖变更〗进行合同变更。
2.系统显示【合同工作台-变更列表】,存在未生效变更单时,不可新增变更单,即一张合
同只能有一张未生效变更单。
3.按〖新建〗进入【合同工作台-变更】窗口。
4.用户可以修改[合同概要变更]页签,可以切换到其他页签进行修改,包括[合同标的变
更]([标的明细变更])、[条款变更]。
5.按〖保存〗保存变更单,按〖放弃〗放弃变更单,按〖退出〗返回【合同工作台-变更列
表】窗口。
6.系统显示合同变更单列表,按〖修改〗修改当前变更单,按〖删除〗删除当前变更单;按
〖比较〗比较原合同、合同变更单内容;按〖切换〗切换到【合同工作台】窗口。
7.按〖生效〗对变更单进行生效,按〖失效〗取消生效的变更单。
合同分组、主合同编码:根据合同带入,可修改。
保修期:录入,可为空。
合同结束日期:根据合同带入,可修改,合同结束日期≥合同开始日期。
质保金比例:录入百分比,可为空。
质保金额度:录入金额,可为空。
合同描述:根据合同带入,可修改。
【按钮说明】
合同工作台-变更列表
新增单据
用户可以手工新增期初合同、合同、合同变更单、期初结算单、合同结算单。
【菜单路径】
基础设置-合同期初设置-期初合同-〖增加〗
基础设置-合同期初设置-期初结算单-〖增加〗
合同导航-〖新建〗
合同工作台-〖增加〗
日常操作-批量生效/失效-〖增加〗
日常操作-批量结案/弃结-〖增加〗
合同工作台-〖变更〗-〖新建〗
日常操作-合同结算单备查簿-〖增加〗
日常操作-合同结算单-〖增加〗
【操作步骤】
1.进入单据列表界面,弹出过滤窗口。
2.输入过滤条件,按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录;用户可以按〖查询〗重新
查询。
3.点击〖增加〗,进入单据卡片录入状态;也可在单据卡片窗口按〖增加〗,进入单据录入
状态。
4.手工录入单据表头、表体内容、各页签内容:直接录入或参照,根据业务规则,不同单据
有不同的必填栏目,如为空系统提示用户输入。
5.要删除某行,将光标移到当前行,单击〖删行〗,即删除当前行。
6.要增行,可将光标移到表体尾部空行处录入,也可按〖增行〗增加一行(行前序号由黑变
为红)。
7.要修改栏目,用鼠标单击要修改的数据项,直接输入要修改的数据。
8.如果不想保存当前输入的单据,单击〖放弃〗按钮,则放弃当前新增的单据。
9.该张单据被确认正确后,单击〖保存〗,保存该单据。
10.未保存单据时,如退出当前界面,则系统提示,用户可选择是否保存。
11.单据增加完毕,再重复3-10步骤,增加下一张单据。
12.当所有单据填制完毕,用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖×〗,退出填制
单据功能。
【注意事项】
新增单据为“录入”状态,可以进行修改、删除操作。
在未保存前可以按〖放弃〗,放弃当前填制的单据。
在保存后可以按〖删除〗,删除当前未生效的单据。
修改单据
在单据列表界面选择单据,进入单据卡片界面进行修改。
【菜单路径】
合同工作台-〖修改〗
合同工作台-〖变更〗-〖修改〗
合同结算单-〖修改〗
【操作步骤】
1.进入单据列表界面,弹出过滤窗口。
2.输入过滤条件,按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录;用户可以按〖查询〗重新
查询。
3.将光标移到要修改的单据行,或点击〖定位〗按钮,利用定位功能查找要修改的单据记录,
双击该单据行进入该单据卡片查询状态;也可在单据卡片查询状态按〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗查找要修改的单据。
4.在当前单据,点击〖修改〗按钮,进入单据录入状态。
5.要删除某行,将光标移到当前行,单击〖删行〗,即删除当前行。
6.要增行,可将光标移到表体尾部空行处录入,也可按〖增行〗增加一行,行前序号由黑变
为红。
7.要修改栏目,用鼠标单击要修改的数据项,直接输入要修改的数据。
8.如果不想保存修改内容,单击〖放弃〗按钮,则放弃当前修改内容。
9.修改完成后,按〖保存〗按钮,保存本次修改的内容。
10.未保存单据时,如退出当前界面,则系统提示,用户可选择是否保存。
11.修改完当前单据,再重复3-10步骤,直至所有需要修改的单据修改完毕。
【注意事项】
下列情况不允许修改单据:
已生效的单据。如要修改,则需将已生效未执行的单据失效,已执行的单据不可失效。
已结案的合同。如要修改,则需将已结案的合同弃结并失效,已执行的单据不可失效。
有下游单据生成,或被其他功能、其他系统使用,视为单据已经执行,已执行的单据不可失效。如需修改,则需将生成的下游单据删除,或取消其他系统的相关操作,然后再失效。
已生效的合同可以变更。参见合同变更。
删除单据
单据如不需要,则可以将该单据整张删除,单据行的删除请参见修改单据。
【菜单路径】
基础设置-合同期初设置-期初合同-〖删除〗
基础设置-合同期初设置-期初结算单-〖删除〗
合同导航-〖删除〗
合同工作台-〖删除〗
日常操作-批量生效/失效-〖删除〗
日常操作-批量结案/弃结-〖删除〗
合同工作台-〖变更〗-〖删除〗
日常操作-合同结算单备查簿-〖删除〗
日常操作-合同结算单-〖删除〗
【操作步骤】
在单据列表界面删除单据
1.进入单据列表界面,弹出过滤窗口。
2.输入过滤条件,按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录;用户可以按〖查询〗重新
查询。
3.将光标移到要删除的单据行,或点击〖定位〗按钮,利用定位功能查找要删除的单据记录。
4.在当前单据行,按〖删除〗按钮,系统提示是否要删除当前单据,确定则删除单据,否则
不删除单据。
5.删除完当前单据,再重复3-5步骤,直至所有需要删除的单据删除完毕。
在单据列表界面选择要删除的单据
1.进入单据列表界面,弹出过滤窗口。
2.输入过滤条件,按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录;用户可以按〖查询〗重新
查询。
3.将光标移到要删除的单据行,或点击〖定位〗按钮,利用定位功能查找要删除的单据记录,
双击该单据行进入该单据卡片查询状态;也可在单据卡片查询状态按〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗查找要删除的单据。
4.在当前单据,点击〖删除〗按钮,系统提示是否要删除当前单据,确定则删除单据,否则
不删除单据。
5.删除完当前单据,再重复3-5步骤,直至所有需要删除的单据删除完毕。
【注意事项】
下列情况不允许删除单据:
已生效的单据。如要修改,则需将已生效未执行的单据失效,已执行的单据不可失效。
已结案的合同。如要修改,则需将已结案的合同弃结并失效,已执行的单据不可失效。
有下游单据生成,或被其他功能、其他系统使用,视为单据已经执行,已执行的单据不可失效。如需修改,则需将生成的下游单据删除,或取消其他系统的相关操作,还需要再失效。
用户要尽量少用〖删除〗按钮删除单据,如果单据确实不正确,可以修改该单据。
生效/失效单据
在实际业务过程中,生效常常是对当前业务完成的确认。单据只有经过生效,才是有效单据,才能进入下一流程,被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。
单据生效后,可以失效。有下游单据生成,或被其他功能、其他系统使用,视为单据已经执行,已执行的单据不可失效。
单据只能整张生效/失效,不可拆单。
生效/失效单据有二种方法:
在单据卡片界面进行生效/失效。
在单据列表界面进行生效/失效,其中合同、合同结算单可以批量生效/失效。
【菜单路径】
合同工作台-〖生效〗、〖失效〗
日常操作-批量生效/失效-〖生效〗、〖失效〗
合同工作台-〖变更〗-〖生效〗、〖失效〗
日常操作-合同结算单备查簿-〖生效〗、〖失效〗
日常操作-合同结算单-〖生效〗、〖失效〗
【操作步骤】
在单据列表界面选择要生效/失效的单据
1.进入单据列表界面,弹出过滤窗口。
2.输入过滤条件,按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录;用户可以按〖查询〗重新
查询。
3.将光标移到要生效/失效的单据行,或点击〖定位〗按钮,利用定位功能查找要生效/失效
的单据记录,双击该单据行进入该单据卡片查询状态;也可在单据卡片查询状态按〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗查找要生效/失效的单据。
4.生效当前单据:点击〖生效〗按钮,系统将当前单据生效,并将当前操作员写入表尾“生效
人”。
5.失效当前单据:点击〖失效〗按钮,系统将当前单据失效,取消“生效人”。
6.生效/失效完当前单据,再重复3-6步骤,直至所有需要生效/失效的单据生效/失效完毕。
在单据列表界面进行批量生效/失效(合同结算单)
1.进入单据列表界面,弹出过滤窗口。
2.输入过滤条件,按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录;用户可以按〖查询〗重新
查询。
3.可以选择要进行操作的单据,单击〖选择〗显示对勾,再单击〖选择〗取消对勾,可〖全
选〗、〖全消〗。
4.按〖生效〗、〖失效〗对所选择的合同结算单进行批量生效/失效,系统提示错误信息,并
弹出【批量生效执行报告】,用户可以查看成功/失败信息。
在单据列表界面进行批量生效/批量失效(合同)参见批量生效/失效