第七章 合同、信息、档案资料管理的方法与措施 第一节项目合同管理的方法与措施 合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、解决争议等进行的管理，合同管理工作贯穿项目管理的始终，是项目管理工作的主线，同时也是开展其他项目管理工作的基础，因此具有十分重要的意义。 本项目合同体系主要包括：项目管理服务合同、设计合同、招标招标代理合同、施工合同、采购合同等。这些合同为项目实施过程中进行质量控制、进度控制和投资控制等提供了主要法律依据。 1.合同目标管理 1.1合同订立前的管理 合同签订意味着合同生效和全面履行，必须采取谨慎、严肃、认真的态度，作好签订前的准备工作，具体内容包括：市场预测、资信调查和决策。 1.2合同订立时的管理 合同订立阶段，意味着合同双方经过工程招标投标活动，或充分酝酿、协商一致，从而建立起工程合同法律关系。订立合同时一种法律行为，当事人应当认真、严肃拟定合同文本，作到合法、公平、有效。 1.3合同履行中的管理 合同依法订立后，当事人应认真履行执行过程中的组织和管理工作，严格按照合同条款，享受权利和承担义务。 1.4合同发生纠纷时的管理 在合同履行中，当事人之间有可能发生纠纷，当争议纠纷出现时，有关双方首先应从整体、全局利益的目标出发，作好有关的合同管理工作，以利纠纷的解决。 2.项目合同管理具体要点 2.1项目合同数 本项目实施过程中须签订勘察合同、施工承包合同、监理委托合同、材料采购合同、设备供应安装合同、工程检测试验合同、人防工程合同、消防工程合同、市政道路管线施工合同、环境绿化施工合同等，约10种类型合同。 2.2合同签订的相关要点分析 2.2.1订立施工合同应符合下列原则： ①合同当事人的法律地位平等。一方不得将自己的意志强加给另一方； ②当事人依法享有自愿订立合同的权利，任何单位和个人不得非法干预； ③当事人确定各方的权利和义务应当遵守公平原则； ④当事人行使权利、履行义务应当遵循诚实信用原则； ⑤当事人应当遵守法律、行政法规和社会公德，不得扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益。 2.2.2订立施工合同的谈判 应根据招标文件的要求，结合合同实施中可能发生的各种情况进行周密、充分的准备，按照“缔约过失责任原则”保护企业的合法权益。 2.2.3承包人与发包订立施工合同应符合下列程序： ①接受中标通知书； ②组织包括项目经理的谈判小组； ③草拟合同专用条件； ④谈判； ⑤参照发包人拟定的合同条件或设计合同示范文本与发包人订立施工合同； ⑥合同双方在合同管理部门备案并缴纳印花税。 在施工合同履行中，发包人、承包人有关部门工程洽商、变更等书面协议或文件，应为本合同的组成部分。 2.2.4施工合同文件组成及其优先顺序应符合下列要求： ①协议书； ②中标通知书； ③投标书及其附件； ④专用条款； ⑤通用条款； ⑥标准、规范及有关技术文件； ⑦图纸； ⑧具有标价的工程量清单； ⑨工程报价单或施工图预算书。 2.2.5承包人经发包人同意或按照合同约定，可将承包项目的部分非主体工程、非关键工作分包给具备相应的资质条件的分包人完成，并与之订立分包合同。分包合同应符合下列要求。 ①分包人应按照分包合同的各项规定，实施和完成分包工程，修补其中的缺陷，提供所需的全部工程监督、劳务、材料、工程设备和其他物品，提供履约担保、进度计划，不得将分包工程进行转让或再分包。 ②承包人应提供总包合同（工程量清单或费率所列承包人的价格细节除外）供分包人查阅。 ③分包人应当遵守分包合同规定的承包人的工作时间和规定的分包人的设备材料进出场的管理制度。承包人应为分包人提供施工现场及其通道；分包人应允许承包人和监理工程师等在工作时间内合理进入分包工程的现场，并提供方便，做好协助工作。 ④分包人延长竣工时间应根据下列条件：承包人根据总包合同延长总包合同竣工时间；承包人指示延长；承包人违约。分包人必须在延长开始14天内将延长情况通知承包人，同时提交一份证明或报告，否则分包人无权获得延期。 ⑤分包人仅从承包人处接受指示，并应执行其指示。如果上述指示从总包合同来分析是监理工程师失误所致，则分包人有权要求承包人补偿由此而导致的费用。 2.3合同价款管理 2.3.1施工合同签订时，工程量价格尽量采用标准格式的工程量清单计价、明确单价和计划单位、支付方式、合同款增减条件及结算方法，做到付款时有款可依、决算时有据可查，在付款时严格按照公司内部《经济合同管理办法》，做到签证据实、互相牵制、层层把关，使付款及时、准确，即保证工程顺利实施，同时加强廉政建设的力度。 2.3.2施工合同价款按固定单价方式确定，今后按实际工程量进行调整，对于一些暂不能确定的项目暂估价款，今后按投标优惠幅度按实结算。 监理合同价按中标费率及施工单位中标价为依据确定，并在合同中明确今后的决算原则。 2.3.3对于合同价款增减的管理，按照《工程联系单管理办法》，并在实施中已不断地得到完善，管理的科学化、规范化，可保障工程联系单的签订的确实、可靠。 2.3.4对于合同价款的变更，程序上必须严格按照公司规定程序操作，即由承包方提出变更要求由监理及发包方进行审核，重大价款变更须上报财政审价部门获准后方可签订相关协议，若有重大分歧则由仲裁机构裁决。 2.4合同存在的风险管理 2.4.1在合同签订前对风险做全面分析和预测。主要考虑如下问题：工程实施过程中可能出现的风险类型、种类；风险发生的规律，如发生的可能性、发生的时间及分布规律；风险的影响，即风险发生，对双方施工过程、工期、成本等有哪些影响；双方须承担哪些经济和法律的责任等；各种风险之间的内在联系，如一起发生或伴随发生的可能性。 2.4.2在合同签订时，须考虑订立有效的对策和计划。即考虑如果风险发生应采取什么措施予以防止，或降低它的不利影响。 2.4.3在合同实施过程中对可能发生、或已经发生的风险进行有效控制。包括采取措施防止或避免风险的发生；有效地转移风险，降低风险的不利影响，减少双方的损失；在风险发生的情况下进行有效决策，对工程施工进行有效控制，保证工程项目的顺利实施。 2.4.4在合同签订时，应明确风险条款，杜绝一些明显的或隐含着对合同双方不利的条款。在合同中明确规定双方承担的风险，如工程变更的补偿范围和补偿条件、合同价款的调整条件、不可抗力等补偿条款等。在工程实施中进行工程一切险及第二者责任险的投保。 2.4.5在签订合同时，双方须约定违约、索赔和争议的条款及方式，双方须明确不可抗力的范围及所造成损失的承担方式、保险细则等，以保证合同的正常履行。 2.5合同的变更管理 2.5.1合同的变更是指当事人对已发生法律效力，但尚未履行或尚未完全履行的合同，进行修改或补充所达成的协议。如对原合同中规定的标的数量、质量、履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等作出变更。 2.5.2合同变更必须针对有效的合同，协商一致是合同变更的必要条件，任何一方不得擅自变更合同，如合同已经过有关部门的批准或登记，变更重要重新审批或登记。合同变更一般不涉及已履行的内容。 2.5.3合同变更一般指合同内容的变更，不包括合同主体的变更。有效合同变更必须有明确的合同内容的变更，如果当事人对合同的变更约定不明确，视为没有变更。合同变更后，双方不得再按原合同履行，而必须按变更后的合同履行。 2.5.4项目工程的所有合同变更必须严格按规定程序操作，首先由合同变更方提出变更要求，附上相关资料，由合同另一方确认其变更内容及相关要求，再经双方协商同意后订立相关协议。 2.5.5工程承包施工合同由于设计变更等因素，在实施工程不可避免地将发生工程量和价格的变更，工程量的变更以设计修改后的实际发生量计算。价款变更时，合同中已有适用于变更工程的价格，按合同已有的价格变更合同价款；合同中只有适用于变更工程价格，可以参照类似价格变更合同价款；合同中没有适用或类似变更工程的价格，由施工单位（承包人）提出适当变更价格，经监理工程师确认后执行。 2.6竣工验收及结算管理 2.6.1按照财政部、建设部关于《建设工程价款结算暂行办法》的通知（财建[2004]369号）要求，单项工程竣工后，承包人应在提交竣工验收报告的同时，向发包人递交竣工结算报告及完整的结算资料。 2.6.2发包人收到承包人递交的完整的竣工结算报告及结算资料后45天内进行核实，给予硬认或者提出修改意见。发包人确认竣工结算报告向承包人支付工程竣工结算价款。 2.7合同文件的履行 2.7.1项目经理部必须履行施工合同，并应在施工合同履行前对合同内容、风险、重点或关键性问题做出特别说明和提示，向各职能部门人员交底，落实根据施工合同确定的目标，依据施工合同指导工程实施项目管理工作。项目经理部在施工合同履行期间，应注意收集、记录对方当事人违约事实的证据，作为索赔的依据。 2.7.2项目经理履行施工合同应遵守下列规定： ①必须遵守《合同法》规定的各项合同履行原则。 ②项目经理应负责组织施工合同的履行。 ③依据《合同法》规定进行合同的变更、索赔、转让和终止。 ④如果发生不可抗力致使合同不能履行或不能完全履行时，应及时向企业报告，并在委托权限内依法及时进行处置。 2.7.3履行分包合同时，承包人应就承包项目（其中包括分包项目），向发包人负责，分包人就分包项目向承包人负责。由于分包人的过失给发包人造成了损失，承包人承担连带责任。 2.7.4企业与项目经理部应对施工合同实行动态管理，跟踪收集、整理、分析合同履行中的信息，合理、及时进行调整。对合同履行应进行预测，及早提出和解决影响合同履行的问题，以回避或减少风险。 3.合同管理措施 3.1落实合同管理职能部门和配备合同管理人员 合同管理工作是评价项目管理水平的重要指标之一，集团公司明确经营部为合同管理的职能部门，并配备熟练掌握工程专业知识和有关法规的专职人员，建立合同审核、台帐、统计、检查和报告制度，发挥合同管理的纽带作用，从而使得工程建设合同的订立、履行、变更和终止等活动的结果，成为公司法定代表人作出工程项目管理决策