浅谈加强干部人事档案的管理与利用
【摘 要】 干部人事档案是国家机关、社会团体和
企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德
才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。
同时也是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情
况的真实记载，它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋
升提供可靠的第一手材料。随着社会的发展，当前对加强干
部人事档案的管理与利用提出了新的要求，我们要高度重视
干部人事档案的管理工作，紧紧围绕加强干部人事档案的管
理与利用为目的，助推我国干部人事改革的不断深化。
【关键词】 干部人事档案 管理 利用
本文着重阐述了干部人事档案的管理与利用存在的主
要问题，同时也提出了加强干部人事档案管理与利用的相关
策略。
1. 干部人事档案的管理与利用存在的主要问题
1.1思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应
一方面是对干部人事档案工作的不够重视。部分单位的
领导甚至错误的认为干部人事档案管理无足轻重，无非是管
理一些资料，更没有多大的利用价值；另一方面是干部人事
档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的干部人事改
革的要求不相适应。
1.2档案资料归档工作有待规范和创新
首先是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都
是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工
作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时
间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料
的真实性大打折扣；其次是档案材料的来源渠道有待疏通和
拓展，缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道；最后是
档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料
处理缺乏及时性。
1.3档案利用功效的发挥存在着局限性
第一，档案功能的发挥存在着局限性。首先是档案内容
过于单调、呆板，较难全面的反映干部的真实情况。干部人
事档案的履历表过于简单，内容过于单调程式化，缺乏能全
方位了解干部情况的个性化材料；其次是干部人事档案在干
部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够，使档
案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；最后是过分
注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功
能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运
作机制，使档案信息资源在社会发展的中作用没有很好的凸
显出来。干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得
到很好地体现。
第二，干部人事档案管理和利用的方式方法存在着局限
性。首先是现行的干部人事档案管理部门的工作方式方法比
较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档
案；其次是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停
留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥
出来，导致工作效率较低；最后是干部人事档案管理工作者
的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。很多档案管理
者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新
形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但
却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验，理论与实际想脱
离，说起来轻而易举，做起来却费力不讨好，工作效果不佳。
2. 加强干部人事档案管理与利用的相关策略
2.1更新工作理念，重视档案管理工作
一方面要更新领导的工作理念，切实重视档案管理工
作。部分领导应从传统的认识误区中走出来，把干部人事档
案管理工作作为干部人事管理的基础工作狠抓落实；另一方
面要完善干部人事档案工作的责任与奖励机制，对于工作出
色的工作人员予以奖励，而对于工作不力的人员予以相应的
处罚，以此增强档案工作的责任心，提高积极性。
2.2规范档案资料归档，创新工作机制
一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定
向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合
理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，
克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真
实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源
渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料
的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反
映问题的全面性；三是完善档案归档制度，提高工作效率。
充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的
材料，利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管
档案材料的办理进程。
2.3创新档案利用方法，提高档案的有效利用率
2.3.1充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。
一是丰富档案内涵。在档案中增加全面的反映干部真实情况
的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；
二是提高干部人事档案在干部人事异动中的影响力和执行
力，发挥档案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利
用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管
理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。
2.3.2创新干部人事档案管理的方式方法，提高工作效
率。一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信
息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化
地管理；二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀
人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者
的素质与现代化档案工作要求相适应。
2.3.3构建面向社会的干部人事档案管理服务体系。构建
适应时代发展要求的干部人事档案管理体系，需要从干部人
事档案管理机构与干部人事档案管理模式上进行重新思考，
使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等到部门工
作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对人事档案信息
合理合法的利用需求，从而推进我国人事档案管理改革，促
进和谐社会建设的全面发展。
一是干部人事档案管理事务应统一领导，分级负责，统
一制度，组织协调，指导和监督各单位的人事档案管理工作；
二是国家组织人事部门参与制定有关的人事档案管理方针、
政策和制度，并为档案行政管理机构开展人事档案管理工作
创造方便条件，协助档案行政部门做好人事档案的管理工
作；三是各级国家档案馆按统一的制度规定，设立区域性人
事档案管理中心和行业性人事档案管理中心。
结束语：
总之，加强干部人事档案的管理与利用是一项长期、复
杂而重要的基础性工作，我们要创新工作思路，不断提高档
案工作的质量。
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（作者单位：通化市东昌区计划生育协会）