PPT制作技巧专题培训
人力资源发展中心 文剑2007年11月 于中国东莞
培训内容
我的经验之谈--PPT制作的七步曲 关键还是在内容--PPT制作的七大组成因素 表达方式很重要-PPT制作的七种致命武器
从知到行--PPT制作的基本操作技巧
释疑解惑
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PPT制作的七步曲
5
尽量少的使用动画，尽量少的使用声音，特别是一些正规的场合。
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4
布局
结构化你的PPT
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布局的三个基本要素：网格、格式、页边距
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演示文稿布局要素之网格
• 网格（Grids）可细致地计算段落或行间距、 文字和图像的位置及间距等。 • 通过设定网格可使页面具有一致性。
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演示文稿布局要素之网格
• • • 网格（Grids）可细致地计算段落或行间 距、文字和图像的位置及间距等。 通过设定网格可使页面具有一致性。 格式（Format）是指幻灯片大小和方向、 必要的幻灯片个数等最终成品的形态。 页边距（Margin）是指幻灯片中没有放 置文本或图像的空白空间。
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演示文稿设计基础知识
布局 类型 文本型幻灯片 图解型幻灯片 图表型幻灯片 插图型幻灯片 文字设计
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演示文稿设计基础知识
布局 类型 文本型幻灯片 图解型幻灯片 图表型幻灯片 插图型幻灯片 文字设计
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设计图解型幻灯片时需要随时确认以下各项内容：
内容是否容 易理解
是否采用了 逻辑上合适 的结构
是否进行了 图像化
是否容易记 忆
是否容易修 改
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图像化
易记忆
结构
易修改
内容
使用图形表现内容的幻灯片
内容易理解 结构合逻辑 进行图像化 容易记忆 容易修改
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首先在第一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容。 整理原稿内容时，不需要显示过多的内容，而是只需显示 一个主题或者可以得到结论的论据。 在第一次整理的原稿中提取核心内容并以图解形式表现。 提取时不需要的助词和修饰语可以去掉，只提取希望传达 给观众的核心词语。 最后，根据前面提取的核心内容选择合适的图解类型并进 行设计。根据核心内容的不同需要采用不同的图解类型， 因此需要比较多种图解类型后，最后选择最优的图解类型。
3. 风格
1
通过“母版”，定义你的PPT风格——商业应用中，一般应趋于“保守”的风格。
2
所有风格中，最重要的是“简明”的风格：尽量少的文字；尽可能多的图表 与简洁的数字。
3
留白天地宽，所以，母版背景切忌用图片等；而只用空白或是很淡的底， 以凸显其上图文。
4
用标准的、已被成功应用的各类图表工具（后面会详细介绍），不要自造。
为方便进行演示，需要事先确定必要的幻灯片个数。 一般报告时间都是预先设定的，因此可以根据报告时 间确定适当的幻灯片个数。演讲时一般只需要说明每 张幻灯片中的要点。
幻灯片个数
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没有页边距的幻灯片
设置了合适的页边距的幻灯片
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统一原则 均衡原则 结合原则 强调原则 移动原则
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英文
Arial Verdana Impact
选择熟悉的字体
选择使用年限较长使用已认证可读性的字体且已经认证 可读性的字体 避免使用生僻、新开发的字体
选择广泛使用的字体
不要使用“投影用”的电脑中没有安装的字体 寻找类似的以作替代
不要使用三种以上的字体
避免产生字体混乱，以保证一致性
演示文稿布局要素之格式
演示文稿布局要素之页边距
•
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格式 幻灯片大小
说明 幻灯片的大小可以采用PowerPoint的默认大小 25.4cm×19.05cm（放映模式）
幻灯片方向
在大规模演讲场所中使用投影仪进行演讲时，演示文 稿幻灯片最好采用PowerPoint中指定的横向方向。 而需要打印到纸张上时，最好采用纵向方向。

提取核心内容
• • •

设计
• •
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步骤
说明
备注
1
整理原稿
在一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容。 只需要显示一个主题或者可以得到结论的论据。 确定把幻灯片制作为项目型还是表格型。
2
提取核心内容
在整理好的原稿内容中区分大小项目并提取关 键词作为项目标题。 如果采用的是表格型幻灯片，则可以以核心内 容为中心制作表格。 需要通过突出标题或关键词的方式强调要表现 的核心内容。
演示文稿布局要素之格式
演示文稿布局要素之页边距
•
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甲
天 地 甲 天 地
乙
1 2 乙 1 2
丙
3 4 丙 3 4
丁
5 6 丁 5 6
人
7 8 人 7 8
鬼
9 10 鬼 9 10
神
0 神 0 人力资源发展中心
首先在一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容。整理原稿内容时， 不需要显示过多的内容，而只需要显示一个主题或者可以得到结论的 论据。并且在整理原稿阶段最好确定把幻灯片制作为项目型还是表格 型。 在整理好的原稿内容中区分大小项目并提取关键词。项目级别的标题 最好采用简短的定义，而小项目的文章内容最好不要超过20个字。 如果采用的是表格型幻灯片，则可以以核心内容为中心制作表格。 由于没有使用图形和图表，因此需要通过突出标题或关键词的方式强 调要表现的核心内容。文本型幻灯片中最好不要使用3种以上的文字 大小和种类。
4
演示的时候，顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆。
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逻辑性－解决问题的基本方法[七步成诗]
Step 1 陈述问题 Step 2 分解问题 Step 3 消除非关键问 题（漏斗法） Step 4 制定详细的工 作计划
（树图）
要决：决策人须知 道什么才能决策？
要决：假设
要决：如果我马上要 交卷，可消除哪些？
要决：效率，成品， 责任
Step 5
Step 6
Step 7
进行关键分析
综合结果并建 立有结构的结 论
要决：结论意味着 什么必然行动？
整理一套有力 度的文件或行 动方案
验证成果！
要决：80-20法则； 假设和分析间的关 系
要决：清晰，有力
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3
风格
有个人风格的PPT，易记忆
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1.思路 2.逻辑
做PPT最需要的就是思路,先勾画出基本的思路与内容
逻辑是PPT的灵魂,没有构思好逻辑关系，宁愿先不要动笔;
3.提纲
4.资料 5.母版 6.设计 7.审核
简单的划出逻辑结构图最好了.越细越好.
将适合标题表达的内容写出来或从其他地方拷贝进来,稍微修整 一下文字,每页的内容做成带"项目编号"的要点
设计
• 需要通过突出标题或关键词的方式强调要表现的核心内容。 • 文本型幻灯片中最好不要使用3种以上的文字大小和种类。
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演示文稿设计基础知识
布局 类型 文本型幻灯片 图解型幻灯片 图表型幻灯片 插图型幻灯片 文字设计
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图解型幻灯片设计要点
•选用合适的母版，根据你PPT的类型选用不同的色彩搭配，在母版视图 中设置背景图、Logo、装饰图、颜色标题、文字的字体与大小等
图—表—字的设计，动作的设计，画面内容与页面的美化包括调整
颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出文字，插入装饰图… 修改错别字，设置页码，调整行距，颜色调和，内容与主题的一致性， 标准等等
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2
逻辑
唯有逻辑，才使PPT更具有说服力
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2. 逻辑
1
PPT要有清晰、简明的逻辑，所以，最好就用“并列”或“递进”两类逻辑关系。
2
一定要通过不同层次“标题”的分层，标明你整个PPT逻辑关系 （但最好不要超过3层纵深）。
3
建议每个章节之间，插入一个空白幻灯片或标题幻灯片。
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1
目标
恰当的PPT，为恰当的人
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1. 目标
1
一个PPT只为一类人服务，针对不同听众制作不同层次内容。
2
演讲PPT的场合也非常重要，是一对一？一对多？？或者是公开演讲？？？
3
你的PPT永远是为听者服务，所以在设计的时候，一定不要以自我为中心。
4
你的PPT只讲一个重点，不要试图在某个PPT中既讲技术，又讲管理。
人力资源发展中页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容。 只需要显示一个主题或者可以得到结论的论据。 确定把幻灯片制作为项目型还是表格型。 在整理好的原稿内容中区分大小项目并提取关键词作为项目标题。 小项目内容最好不要超过20个字。 如果采用的是表格型幻灯片，则可以以核心内容为中心制作表格。 需要通过突出标题或关键词的方式强调要表现的核心内容。 文本型幻灯片中最好不要使用3种以上的文字大小和种类。
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整理原稿


在第一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容。 只需显示一个主题或者可以得到结论的论据。 在第一次整理的原稿中提取核心内容。 去掉不需要的助词和修饰语，只提取核心词语。
根据提取的核心内容选择合适的图解类型并进行设计。 比较多种图解类型后，最后选择最优的图解类型。
演示文稿布局要素之格式
• 格式（Format）是指幻灯片大小和方向、 必要的幻灯片个数等最终成品的形态。