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关于进一步优化客服公司合同管理体系的研究报告
Research Report on the Further Improvement of Contract
Management System
Copyrighted by 黄祖欢
9/29/2014
报告摘要：
1、合同管理是公司管理的重点和难点；
2、合同管理体系应当包括合同管理框架以及在该框架下的主要环节及支持文件；
3、合同管理的落脚点应当是对一系列支持文件体系的管理，通过对各个管理环节需要的文件进行管理，落实合同管理要求。
4、建议以对合同管理体系的认识为基础，对公司合同管理进行进一步优化。
提示：
本报告第一到第五部分是对合同管理主要问题的系统性阐述，为了清晰说明问题，笔者制作了大量的图表并对图表进行了详细解释和说明。如果您的时间有限，可以直接跳到第六部分“关于进一步优化公司合同管理的建议”。
关于进一步优化客服公司合同管理体系的研究报告
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（法律顾问黄祖欢）
目前国际上的大公司都非常重视合同的管理，在航空领域，波音、空客以及
GE 公司都建立了一支强大的队伍对各类合同开展全寿命管理。本人通过查找国外
的文献资料，检索互联网上公开信息，利用自己的专业特长，遵重国有企业管理的
特点，结合此前审核公司几乎全部类型合同的经验，对于如何进一步优化公司合
同管理体系，形成如下报告，供公司领导决策参考。
一、关于合同管理体系的基本认识
1、合同管理的重要性
公司管理的根本就是管好各种合同。中国公司法理论对公司有一个定义“公司就是一系列合同的集合”，强调公司是根据一系列合同形成的，比如公司设立，首先有股东之间签署股东协议，制定章程对公司如何运作进行规定。公司成立后，又通过合同来规定最重要的内外部关系。对内，公司通过劳动合同来规范和员
工的关系；对外，公司通过各种类型合同和第三方发生关系，实现公司盈利。从这
个角度来看，公司的设立和持续存在都是通过合同来实现的。所以，在一定程度
上，公司管理的根本就是管好各种合同。管理好合同，可以从根本上实现：
（1）执行公司的经营决策
从大的方面来看，一个公司的经营决策主要集中在：产品实现、原材料及设备
采购以及产品销售，这大部分都会产生和第三方的交易关系，只能通过合同进行规定。在这些情况下，合同就成为执行公司决策的主要手段。公司可以通过对合同
进行管理，决定是否签署合同、签署合同的前提条件是什么、签署什么类型的合同、合同关键条款包含哪些等等重要的问题，对公司决策进行执行，最大限度实现公司
决策目标。如果合同管理的不好，公司的决策目标可能就会落在纸面上或者被打折扣。
（2）建立和维护与第三方的交易关系
相对于公司而言，第三方主要包括供应商、客户以及合作伙伴。公司通过合同
来建立和第三方的交易关系，可以清晰明确表明双方的权利义务以及责任。并可以
2 通过良好的合同管理来维护与第三方的关系，比如根据与第三方关系的不同性质，决定合同文本的长度、合同措辞风格、合同纠纷解决条款设计等，以及在对合同续签、合同解除、合同纠纷解决等问题的处理上，根据与第三方的关系的重要性程度，采取不同的处理策略等。
（3） 锁定盈利并控制风险
公司经营的最终目标是在风险可控的情况下，实现盈利的最大化，而这个目标必须通过管理合同来实现，主要包括两个方面：一是合同条款的设计，通过设计合同相关条款，确保收入可以实现，并确保风险可控；二是合同的履行管理，通过对合同履行进行管理，确保合同条款得到执行，真正实现收入并控制风险。如果合同条款设计不好，公司表面上发生了一笔业务，但是却潜在地承担了不可控的风险，长期积累会给公司运营带来巨大隐患。
2、 合同管理体系的组成要素
一个完整的合同管理体系的建立应当建立在对合同管理的系统性研究和思考的基础上，确保该管的事项全部管起来，并且是由合适的机构和人员在管，且采用了高效的管理工具和手段。所以，本人认为一个完整的合同管理体系应当至少包含三个组成部分：一是合同管理事项，回答合同管理管什么的问题；二是合同管理组织架构，回答合同管理谁来管的问题；三是合同管理工具，回答合同管理怎么
管的问题。而且这三个组成部分是递进关系，即首先应当搞清楚合同管理要管什么，然后才能针对要管理的事项确定最合适的组织机构和人员去管理，最后在管理不同事项的过程中，主管的机构和人员会根据不同事项的性质和复杂性程序，决定采用何种管理工具和手段。
3、 合同管理的属性
本人认为公司的合同管理实质上具有双重属性：一是职能管理的属性，二是专业服务的属性。职能管理要求主管部门建立规章制度、审批流程、合同策略、对相关的评审和谈判进行组织、对合同数据进行统计分析等，而专业服务属性则要求主管部门建立起合同及其相关支持文件的文件体系，为业务的开展提供专业服务。因为对于承办部门来讲，到了签合同的阶段，仅仅需要迅速明确应当签署哪些法律文件，经过怎样的审批流程才能签署。
4、 合同管理体系输出的核心成果
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一个建立完善的合同管理体系输出的核心成果应当是一份高质量的、保护公司利益的，并且得到有效控制和执行的合同。合同管理体系的建立也应当是以输出这样的合同为最终目标的，并且这也是评价一个公司合同管理体系是否健全的最高标准。
二、 合同管理管什么——合同管理事项
弄清楚合同管理管什么是建立完善的合同管理体系的基础。以下图示通过合同类型、合同重要性等级以及合同全寿命五大阶段三个维度建立起合同管理的体系图。
为了更好地解释本合同管理体系的思路，此处举一个例子对图示中的字母所代表的意思进行解释。以第一个组合为例，BP1代表的是买方类合同在合同相对方选择阶段的主要环节，BS1代表的是这些主要环节分别需要完成的支持文件。因为我方是买方，合同相对方则是我们的供应商，那么要确定合同相对方选择要经过哪些主要环节，首先要看供应商管理体系（外部关联体系中的一个要素）对于供应商选择方式是如何规定的，是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、比价还是单一来源采购，不同的供应商选择方式会涉及不同的环节。所以BP1和BS1的完整内容应当如下表所示：