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浅谈高校教学秘书工作及管理水平培养

浅谈高校教学秘书工作及管理水平培养
随着经济水平的不断提高,高等教育的普及,办学规模也进一步扩大。教学
秘书在教学管理工作中的地位越来越凸显,对于管理部门和教学部门之间的纽带
作用也越来越突出。本文通过对教学秘书的现有工作环境及普遍存在的问题加以
剖析;对教学秘书的工作性质、工作职责、所应具备的工作素质加以阐述;对如
何提升教学秘书的自身能力、解决现有问题、提高教学管理水平、提升队伍专业
素质提出参考性意见。

标签:教学秘书;工作素质;专业素质
一、教学秘书的现有工作环境及普遍存在的问题
工作环境:教学秘书的工作量大, 所涉及的领域庞杂、繁复,培养周期长
见效慢,更重要的是从业人员学历、能力水平参差不齐,难以统一培训。加之教
学秘书职称评定等晋升机会较少,造成大量专业人员的流失,也给教学秘书工作
带来很大影响。

普遍问题:①教学秘书的从业人员多为其他专业的毕业生,初期工作时上手
速度慢,独立完成工作能力不强。②教学秘书这一岗位工作量大、工作强度高,
造成大量从事教学秘书工作的教师流失,工作稳定性差。③岗位工资较低是普遍
存在的问题,且晋升或者职称评定机会较少。④校方对教学秘书岗位的重视程度
较低,硬件方面配发教学设备不足。

二、教学秘书的工作性质、工作职责及所应具备的工作素质
1.工作性质
教学秘书的主要工作性质就是服务,调节心态,以服务者的态度对待工作。
好的服务关键就在于沟通、调节,在教务管理系统中,沟通是不可或缺的重要手
段。优秀的沟通方法既能使教学秘书在工作中了解上级领导的意图,又能促进同
事之间的和睦相处,还能更好地了解学生完成教学大纲中所制订的学习计划情
况。妥善地协调校方与院系之间的关系、领导与下级之间的关系、同事之间的关
系、老师与学生之间的关系。坚持以服务为本的工作理念,利用良好的沟通技巧,
各部门之间建立起相互信任、相互促进的氛围。

2.工作职责
(1)实时传达上级通知,安排各级活动、任务。首先,教学秘书要将国家、
教务系统、校方领导的各项指示、纲领性思想等对师生进行实时、准确的传达;
其次,教学秘书要及时通知系内师生有关于校内活动的通知;最后,教学秘书应
规划安排好教学活动的时间、地点等,做到分工明确,责任到人。
(2)常规教学任务。以教学活动为主导,扎扎实实地完成常规的教学管理
工作任务。制订工作计划和时间安排,保质保量地完成既定目标,不发生遗漏事
件或差错,是每个教学秘书常规教学任务的目标。①领导方面:对上级领导及时
汇报任务完成情况。②教师方面:及时通知授课安排,收集整理听课记录,整理
保存好教学大纲及教学计划,及时通知调整、停课安排,课时量统计和试卷收集
整理。③学生方面:帮助新生登录名册,发放课表,订阅教材。帮助补考生完成
补考、重修,通知四六级、计算机考试报名、获奖或处分的登记。帮助毕业生审
查毕业资格,归档毕业论文和统计毕业重修科目及毕业生就业统计和证书发放
等。④其他工作:教育改革立项,特色精品课程的设立,教学成果的申报,教学
评估和特色专业的审批等。

3.工作素质
良好的政治思想、优秀的工作能力和吃苦耐劳的品质构成了教学秘书的基本
工作素质。对党的忠诚,对国家教育改革政策的执行,是每个优秀教学秘书的思
想准则。而优秀的工作能力是对其完成工作任务的基本保证。面对多样化的工作,
只有拥有过硬的技术,才能保证在工作中不出现遗漏或偏差。

三、提升教学秘书教学管理水平
首先,了解各项教学要求和管理规定,并熟记于心,做到心中有数;其次,
将所需办的事情按时间顺序排好,制订时间计划表,形成一套有自身特色的工作
流程;最后,提升个人学习能力,多参与对外交流和专业进修,夯实基础,提高
自身水平。教学秘书这一岗位虽然平凡,但是在整个教学管理体系中占据着重要
的位置。一名合格的教学秘书应该具有极强的沟通技巧、良好的政治思想、过硬
的工作能力和吃苦耐劳的品质。工作上细心、耐心地完成每一项任务,态度上谦
逊有礼,保持着服务师生、服务校园的心态。

参考文献:
[1]徐 东.教学秘书在高校管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报,
2005,(3).

[2]马 晶.试论高校教学秘书的角色定位[J].伊利师范学院学报, 2007,12
(4):110.

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