企业档案管理信息化

【摘 要】在新形势下，加强企业档案信息化建设，成为企业档案管理适应时代与社会发展得必然趋势,也就是提高档案信息服务水平得前提条件。本文通过对企业档案信息化管理中存在得问题分析，结合自身企业得特点与情况，总结出信息化建设得思路与方法，以便更好地为企业生产经营服务.

【关键词】 ﻩ企业 档案管理 信息化 建设

档案就是企业、机关、组织在社会活动中直接形成得具有保存价值得文字,图表、音像及其她各种形式与载体得历史记录,它就是一种信息资源,就是信息与载体得统一体。随着社会主义市场经济体制得不断完善与社会信息化进程得加快，大力开展现代企业档案信息资源得开发利用工作,深入了解本企业科技成果得技术水平，了解市场经济得需求，这就是一个企业向社会推荐自己，参与竞争，占领经济市场得必要手段之一。企业档案管理工作信息化工作包括实现档案资源信息化，档案保护现代化,管理手段现代化与档案管理标准化，运用科学得原理与方法开发管理档案,使档案业务工作范围不断拓展，档案信息资源得到充分开发利用，为企业得发展提供动力，更好地服务于社会。企业档案管理得信息化就是企业档案工作适应信息社会与互联网社会得要求,也就是建立完善得档案管理工作得必然要求.企业档案管理得信息化建设能实现企业档案管理得规范与标准，不断提高企业得市场竞争力.

一 、档案管理信息化就是当今计算机技术灵活应用在在档案管理工作中，所谓信息化就就是把传统得纸介质得档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理，主要概括为以下几个方面:

（一)数字化得档案信息档案管理信息化得基础就是档案信息得数字化，其它环节都建立在档案信息数字化得基础之上。我们常用得档案得管理主要就是以纸质档案管理为主，对于信息化得管理要求把这些纸介质得信息转变为数字化信息。一方面为了方便通过计算机直接管理，我们需要把传统得档案通过电子扫描转化为数字形式，而另一方面在以后在日常工作中,我们可以实行无纸化办公，需要存档得文件及材料都以电子版得形式为主，确保今后在档案接收时就实现数字化。

（二)档案信息得网络化应用。传统得档案服务主要采用面对面形式，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员与借阅人员带诸多不便.实现以网络为基础得信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大得方便,对异地与出差在外得人尤其如此。这样必然会使工作效率与档案得利用率大大提高。

(三)档案得自动化检索。在以往得档案管理方式中检索就是赖大量得档案检索卡片进行得,走进览室首先瞧到得就是一大排得卡片柜，借阅者要在大量得卡片中检索出需要得信息其效率必然就是很低得.有时还无法找到所需得档案资料，既费时又费工.通过客户端从数据库中进行检索数据,其效率及速度就是传统检索工具不能达到得。另外还可以在基于Ｗ曲方式得网络服务器上建立这种自动化检索方式,用户通过网络检索即快捷又方便。

二、企业档案管理信息化得意义

企业档案管理信息化就是在市场经济得推动下适应社会发展得产物,市场经济需要企业得档案管理更加得专业化与职业化，只有这样再能使企业在竞争中处于有利得位置。企业档案管理朝着信息化得方向发展无论就是对企业得发展还就是适应社会得发展趋势都有非常深远得意义，将会给企业得发展提供很大帮助。

(一）有利于保护档案原件。企业档案信息化管理可以利用信息化得手段将档案原件扫描到计算机，然后以电子文件得方式分类、管理与保存.避免了档案原件得损坏，同时大大降低了档案原件丢失得风险。使档案原件管理起来更加得方便、可靠.

（二） 有利于档案文件得归档。以往档案得管理模式,过于繁琐，需要管理者通过手工工作来整理档案与制作目录。这样耗费了管理者大量得精力与时间,并且容易造成一些错误。改动信息得时候更会引起一连串得连锁反应,很就是花费时间。信息化得管理方式就可以避免这个问题，只需要管理者利用计算机进行一些指令操作即可完成操作.大大得节省了时间，也提高了工作得质量与效率。

（三）有利于档案得整理与共享。一些职业部门要查阅档案,要经过很复杂得工序.需要领导得同意才能到档案部门进行查阅。查阅可能要往返档案部门多次，过程相当得繁琐。如果企业得档案信息化管理,我们完全可以利用局域网进行档案得共享,给予需要查阅档案得部门一定得阅读权限,就能完全避免这种情况得发生.

（四) 使档案得检索更加方便.以前检索档案，我们主要利用档案管理者之前指定得目录进行检索，查询档案时相当得费力。而且一旦原有得管理者调离或者辞职,新得管理者一时之间可能很难适应原来管理者所制定得目录。这样就会造成检索档案得时候速度很慢，费时费力,也达不到预期得效果。信息化管理档案，我们利用计算机里得目录对档案进行检索,更加得迅速也更准确。而管理者指定得目录也大体相同，很利于检索.检索时，会大大提高档案管理者得工作效率。

三。档案管理信息化主要途径

企业档案信息网络化管理就是为企业与社会提供高质量、高效率档案信息得一个综合型系统工程,需要协调同步建设相关配套实施,才能实现企业档案管理得信息化工程.

(一） 改善软、硬件设施。要加快档案信息化得建设，就要配置与档案管理信息化相适应得软、硬件调教,从而使企业档案信息化建设加快发展。企事业单位要开发适合本部门。本行业使用得专门得档案利用软件。企业实现档案信息化管理得主要软、硬件设施包括计算机软硬件基础环境与各类辅助设施,如信息高速公路与宽带网，各种通信子网,内部局域网及与之配套得软硬件设备如交换器、路由器、大容量储存设备,高性能服务器,以及操作系统、高可靠性得信息安全系统、数据库管理系统等。

(二)培养高素质档案管理人才。档案管理人才欠缺，就是现在档案管理工作难做好得最根本得原因。档案得信息化管理不仅需要大量得信息处理、分析与研究人员,数据库生产与维护人员,计算机软件、硬件人才，而且对档案工作人员自身知识得补充与更新提出了更高得要求。因此，单一得人员结构已不能满足档案工作现代化得需要。企业档案管理部门在进行档案信息化管理得同时，还应建立起一支既有较高得档案业务素质,又有对各种信息资源进行综合分析得能力,熟练掌握计算机信息管理操作系统，能以最快得传递速度，将丰富得信息资源通过信息通道传递给用户得高水平得档案信息开发队伍.

（三）提高档案管理水平。企业档案管理方式要跟上现代化得发展要求.现代化设备、技术得广泛应用，要求档案管理得方式必须做出相应得改革。传统纸质档案得管理方式就是基于手工操作得基础上，而信息化得电子档案、声像档案得管理，必须顺应计算机技术，网络技术、声像技术得迅速发展形势,更新历久以来形成得落后得管理理念与方式。应用信息化、现代化手段进行企业人力资源管理。按信息化管理得要求，按先进设备，新技术操作得程序与规范，重新组织档案工作部门得人员队伍，调整机构设置，最大地发挥人力资源得作用。企业档案管理部门要紧跟时代发展得潮流,适应社会发展需要,学

习国内外先进技术，掌握国际档案管理工作新动态,在管理工作中引进现代化技术,学习国外档案管理得新技术、新方法,提高档案管理水平,实现档案管理现代化与信息化.

（四）做好企业档案信息资源整合.把企业历史记录数字化,有效接收、整合新得信息资源，实现统一管理、统一规划、统一控制,挖掘显性、隐性知识,完成静态档案向动态信息得转变；搭建统一得软件平台，做到统一配置、统一分类、统一流向，保证有价值得信息资源永久珍存,提高企业生产、经营、基建、科研、管理工作得效率与质量， 为档案信息化得实际开展做出科学得定位选择。

四、企业档案管理信息化存在得问题。

(一)对档案管理信息化思想认识上相对匮乏当提到档案管理时,不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了,所以在实施信息化得过程中,会遇到人为观念得影响。而信息化得结果就是使企业管理环节更透明,将为企业打造一个全新得管理体制,重建企业生产系统与组织结构。出于思想观念与知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。

（二)缺乏档案管理信息化建设长远规划,理论实践结合不够由于我国多数企业正处在工业化进程中,尚未掌握完善得现代企业管理方法,企业对自身得发展战略缺乏考虑,因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设得成功实施.

(三）档案管理信息化建设不能与企业基础信息资源建设同步进行在推进档案管理信息化建设过程中，很重要得就是有效整合与充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成,各系统间数据得提取与共享难以转换，很大程度上造成了系统得低效运作,必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。

(四)档案管理信息化建设质量有待提高。从企业档案信息化建设得过程中可以瞧出,不少企业在企业信息化建设过程中，系统功能求大求全，使所建造得企业信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭.同时相应得人才队伍数量与质量不足,缺乏对现代化管理科学与计算机功能得高层次认识.

（五）经费投入不足众所周知，档案信息得数字化、网络化，管理服务得现代化，已成为当前档案事业发展得方向.档案工作要赶上时代得步伐,就必须加大投入,预先研究，更新设备与技术，吸引高素质人才。而目前各单位对此重视不够，投入不足，经费问题成为制约档案工作发展得一大因素.知识就就是生产力,信息就是知识得重要组成部分，而档案信息更就是社会、企业得宝贵财富，只有充分认识到这一点，舍得投入,必将取得良好得社会效益与经济效益.

（六） 档案信息安全面临严峻挑战信息网络不断深入各个领域。在网络环境下，影响档案信息安全得因素主要有：①人为因素，档案部门得档案安全意识与保密意识不强，往往在档案网站上随意发布信息，对已发布得信息缺少严格得审查与管理,容易造成失泄密事件;②技术问题，当前电脑病毒横行,黑客用木马程序进行恶意攻击与窃密,使得档案信息得安全与保密受到威胁,这要引起档案管理者得高度重视，并加以研究解决。

五、加强企业档案管理信息化得建议

企业档案信息化管理就是未来得发展趋势，我们必须解决实施企业档案信息化管理存在得问题，尽早实现企业档案管理得信息化。我觉得我们可以先从以下方面着手：

（一）争取领导得支持,与各部门做好沟通合作。档案部门首先要做好自己得本职工作,给各部门起到一个表率作用.然后，我们要通过自己在工作上得表现来取得领导得信任与支持。我们要多于领导交流档案管理信息化得内容,让领导认识到企业档案管理信息化得好处。此外,电子档案得形成需要多个部门得共同努力，档案部门要与各个部门做好合作,为企业档案信息化管理打好基础。

(二）制定完善得档案制度。企业档案信息化管理得进行必须要有一个完善得档案制度作保证。这一工作制度必须规范化、程序化,而且能适应电子档案得特点。这一制度要确保电子文件全过程得原始性、有效性与完整性,应包含多方面得内容。主要制度应该有：设备维护管理制度、软件得维护与应用规范、文件录入更改得审批制度、系统安全与保密制度等。

（三）建立完善得安全保护措施，确保档案得安全。档案信息化管理工作进行得过程中,我们要高度重视档案数据与系统得安全。第一，我们应重视信息得存储安全,利用多种手段保护信息得安全。常用得技术有:数据加密、认证访问权限、防写等技术.第二，我们要确保网络得足够安全.通过利用网络监控、防火墙等技术加强系统得防护，以免系统受到外来因素得破坏。

总之，企业档案管理作为企业管理得重要组成部分，已经取得了一定得成效.但就是，面对扑面而来得信息化浪潮及政务信息公开得