飞行学生培训合同信息化管理探讨

发表时间：2018-07-18T15:50:59.097Z 来源：《科技中国》2018年1期作者：徐斌[导读] 摘要：随着计算机技术的普及发展，信息化技术渗透到各个行业领域，信息化办公成为各个单位追求的目标。中国民航飞行学院每年与各航空公司签订的飞行学生培训合同越来越多，合同的信息量和所涉金额越来越大。

摘要：随着计算机技术的普及发展，信息化技术渗透到各个行业领域，信息化办公成为各个单位追求的目标。中国民航飞行学院每年与各航空公司签订的飞行学生培训合同越来越多，合同的信息量和所涉金额越来越大。如何高效的管理飞行学生培训合同、快速查阅合同信息、对合同进行全面跟踪和动态监管等成为学校合同管理中的重大问题。通过分析目前飞行学生培训合同管理的现状,探讨合同信息化管理的对策,让合同信息化管理在飞行学生培训工作中发挥更大的作用。

关键词：飞行学生；培训合同管理；信息化

一、飞行学生培训合同管理概述

高等院校的合同管理旨在合理实现学校与外界签订的合同目标,降低合同风险,有效提升学校的资源整合，促进学校整体发展,同时防范合同舞弊和预防腐败。目前,伴随着计算机技术的快速发展,无纸化办公逐渐被人们所接受,高校合同管理信息化也逐渐被提上议程。而航空公司在培训飞行员的过程中，绝大多数还是采取订单式培养模式。近几年民航高速发展，对飞行员的需求仍旧有很大的缺口，而飞行学生培训周期长、费用高，过程中容易出现各种特殊情况，同时民航总局的法律规章不断更新引起培训合同的变更，种种因素导致航空公司跟学校签订的飞行学生培训合同数量、种类以及衍生出的各种补充协议正在逐年增加。

二、飞行学生培训合同信息化管理现状分析

目前，学校的飞行学生培训合同管理模式基本依靠手工、纸质工具和简单的电子表格。在合同的审批、负责办理、监督、具体执行等环节各部门没有有效地利用信息技术，相互之间没有实现计算机网络互通和数据网络传递，日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑，给合同管理工作带来了诸多难题，已严重制约了合同管理工作向纵深发展。因此，如何借助网络信息技术，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为学校飞行学生培训合同管理工作发展的当务之急。

1.合同管理项目的系统性要求越来越高

过去我们单一去管理一个静态的培训合同文本,无论是风险防控还是合同管理的难度都是相对较低的。随着飞行学生培训工作的深入发展,学校合同管理出现了许多复杂的培训合同。如飞行养成学生培训合同，由于学校训练总量限制，导致部分学生需要外送到第三方合作单位进行私用驾驶员执照培训；飞行学生的培训周期为4年即48个日历月，但是学校目前的平均周期已达56个日历月；部分飞行学生由于运输航空航线驾驶员执照ATPL和飞行员英语ICAO考试无法通过，导致无法满足航空公司报到硬性指标。以上原因导致航空公司与学校之间需要签订大量相对应的补充合同、协议来解决主合同中未明确的问题。此类合同较以往单一的合同变量多、周期长、管理难度大,合同主体众多,事件纷杂,需要统一管理，各个合同之间又存在相互关系,一个合同可能会制约另一个合同的执行;合同资料多且复杂,导致对合同签订、审核、履行情况进行跟踪控制和后期各部门基于自身业务范围查询制作统计报表等工作的难度加大。

2.合同实施需要及时有效地动态性管理

飞行学生培训合同的具体执行过程中，其中主要业务部门有飞行教育客户服务部、飞行训练标准处、教务处、学生处、医院、飞行技术学院、各训练分院等。随着合同的执行,彼此各部门各单位之间会存在大量的不可预见的信息内容,从而对合同管理产生影响。例如飞行教育客户服务部主要负责合同的谈判签订以及跟各航空公司的联系接触，需要及时将公司送陪学生的日常情况、训练进度反馈给航空公司。而学生的日常情况表现及训练进度往往由飞行训练标准处、飞行技术学院、各训练分院负责掌控；同时飞行训练标准处、各训练分院在安排学生进行飞行训练方面又需要根据飞行教育客户服务部与公司签订的合同来制定训练大纲计划，合同的变更往往涉及到训练计划的变化。再比如说，财务处在对各航空公司进行结算收款的时候，需要了解收款合同中是否有补充协议、是否有部分学生已经从原合同中剔除或增加、合同中约定的付款方式、付款比例、付款人数等信息。各职能部门之间工作紧密交叉进行，相辅相成，需要及时有效的动态性管理。

3.合同项目需要全过程性的监管执行

从合同起草开始,需要专业的合同管理人员核稿;合同的审批中间一般需要学校多个部门负责人审核,还需要单位法人代表审批等一系列程序;合同的执行除了相关部门还需要一定的监督。在合同流转时候还需要《中国民航飞行学院合同评审会签表》与《学校法定代表人授权委托申请表》,用于记录各个流程中审核签署的意见记录,同样需要呈传,整个合同管理的过程需要花费大量时间。

三、飞行学生培训合同信息化管理的对策

合同信息化管理水平的提升是合同管理效率提升的重要保障，为了满足飞行学生培训合同管理日益提高的要求,及时引进信息化合同管理对于学校与航空公司在飞行员培训方面的合作具有积极的意义。

1.制定契合信息化要求的合同管理制度。飞行学生培训合同的信息管理应该纳入学校信息化水平提升的发展规划，制定合同管理环节标准和要求，涵盖合同信息的整理、录入、上传，合同的网上会签，合同执行过程中各阶段情况的留存，不同合同附件补充协议的分类、归档等。同时要制定可行、有效的安全措施，设置安全督查机制，提高合同信息的保密性。

2.建立统一的合同管理标准。这要求合同执行的各个职能部门应严格遵守统一的合同管理办法，实现合同的集中管理。由于飞行学生培训合同管理的特殊性，需要录入的时间跨度较长，面对的合同种类纷繁复杂，因此按照统一的合同管理标准录入，进行数据的集中管理,保障各部门合同信息的集中有序,可以有效地改变过去散乱的现状。

3.健全合同预警机制，全面跟踪和动态监管相结合。通过信息化健全合同预警机制,便于合同管理人员进行监督执行任何一份飞行学生培训合同,在收付款到期日之前,系统会有自动提示学校财务部门,及时跟各航空公司进行联系反馈，付款到期日后,对未如期付款的航空公司,系统会有预警,并提示及时进行干预和管控。同时，对学校每批次未及时完成培训的飞行学生数量、所处飞行阶段、未通过的考试科目等信息进行预警，及时反馈信息给合同管理人员，敦促各相关业务部门加紧训练进度，科学安排学生进行专业考试理论培训督导等来规避学校违约风险。