第２９卷第２０期
２０１３年１０月
甘肃科技
Ｇａｎｓｕ Ｓｃｉｅｎｃｅ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ
２９Ⅳ０．２Ｏ
Ｄ ．２０１３
档案数字化工作的思考
苏冬梅 ．
（甘肃省科技情报研究所，甘肃兰州７３００００）
摘要：随着档案信息化工作的不断推进，传统馆藏文献的数字化已势在必行，档案数字化建设是时代赋予档案工
作者的新任务，应引起全社会的关注。对如何做好馆藏纸质科技档案的数字化工作进行了探讨。
关键词：科技档案；档案数字化
中图分类号：Ｇ２７９
随着信息技术的高速发展，信息已成为比资产
和能源更为重要的资源，作为信息数字化建设的重
要组成部分的档案数字化建设就成为新时期档案工 作的重要内容之一。档案数字化是随着计算机技 术、扫描技术、多媒体技术、ＯＣＲ技术、数据库技术、 数字摄影技术、录音、录像、存储技术的发展而产生 的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资 源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、 网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理， 形成一个有序结构的档案信息库，可实现资源共享， 及时提供利用，从而更有效地为人们提供有价值的 信息。档案数字化建设是时代赋予档案工作者的新 任务，应引起全社会的关注…。 １ 档案数字化建设的意义 １）为档案工作带来新的生机。数字档案的优 势是纸质档案无法比拟的，具有节省存储空间、便于 管理、方便查阅、可以远程传输等优点，因此，档案工 作者要抓住机遇，把档案数字化工作做大做强，充分 发挥数字化建设的优势，促进档案工作全面、优化、 稳步、健康发展； ２）进一步提升档案工作的社会地位。随着社 会物质文明、精神文明程度的不断提高，广大群众对 档案信息利用需求不断增长，数字化档案建设会大 大地提高档案的利用效率，人们可以便捷地甚至足 不出户就能够获取所需的信息资源。因此，要确立 科学的信息资源观，加大宣传力度，让利用者切身体 会数字化档案带来的益处，真正感受到档案信息资 源同能源、材料同样重要，从而大大提升档案的影响 力及档案工作的社会地位； ３）推动档案工作者知识更新和能力提升。学 习积累是永无止境的，知识是随着社会的发展而不 断更新的过程。档案工作者要想做好档案数字化建 设工作，就必须不断学习，更新知识结构，在丰富档 案专业知识的同时，还要掌握办公自动化、数据库、
局域网、互联网、通信技术等计算机相关知识，再辅
以与所涉及的具体管理的档案内容相关的专业知识
等，如此，才能为档案数字化建设工作提供必要的人
才保证。
２档案数字化建设的内容
１）档案数字化建设的管理体系。建立、完善档
案数字化工作的管理体系，促进新时期档案工作新
格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主
要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支
撑体系。在建立档案数字化建设标准体系时，要依
据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时兼
顾行业和地方的相关政策、办法，形成严密的体系，
使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门
之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家、国
际之间的互通互联；
２）搞好纸质档案数字化建设。如今，我国大部
分档案馆（室），存储着大量的纸质文件、图纸、照
片、录像带等。档案工作者首要的工作任务就是将
这些不同载体的档案资源转化为数字档案资源，只
有这样，才能实现网上数字信息的传递。针对此项
工作，要抓重点、抓关键，对提供利用率高的档案信
息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文
件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。再分阶
段依据不同的载体，利用相应的设备，采取不同的方
式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化
的转换，才能使大量的静态馆（室）藏信息被激活成
数字化信息，从而适应高速高效的网络环境；
３）加强档案信息数据库建设。数据库建设在
第２Ｏ期 苏冬梅：档案数字化工作的思考
数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位，也已 成为信息资源开发的重要手段。档案信息数据库建 设，就是将需要处理的档案信息数据经科学分类，进 行严格的规范处理之后，以一定的标准格式存储于 计算机中，充分利用数据库技术对档案信息资源进 行合理的组织与加工，加之配置先进、适用和可靠的 数据库管理系统软件，以提高档案信息的有序性、完 整性、可读性以及安全性；同时，数据库技术与网络 技术的完美融合，极大地方便了档案信息资源的开 发利用，提高了开发效率。 ３ 档案数字化建设的发展方向 １）具有自身特色的数字档案信息资源。档案 开发要依托自身的特点，形成具有特色的档案资源 库。不同的档案馆藏所涉及的专业不同，既包括科 技发展、也含有技术创新、自然资源等，要将自身的 特色展示给社会，充分发挥信息资源的作用，创造更 大的社会效益和经济效益； ２）保障数字档案信息的完整安全。在进行软硬 件以及网络安全维护的同时，还要采取有效措施，积 极预防应对地震、火灾、冰雪、洪涝等突发灾害对重要 档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。如数字 档案的异地存放会大大降低损失。数字档案在保管 条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位 地考察，将数字档案的安全风险系数降到最低； ３）优化基础设施，配备适应数字档案信息发展 需要的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适 应档案数字化工作需要的办公设备，如计算机、扫描 仪、复印机等，保证能够满足档案资料从录入、存储、 管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现 网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合， （上接第ｌ１页） 问题出现时，不能互相推诿责任，而是实事求是地积 极应对，及时解决出现的问题。因此，要动员所有能 动员的力量，发挥每一个人的智慧，联合攻克制约产 业发展的瓶颈。农业部门要借助其庞大的技术队伍 体系，积极研究栽培过程中遇到的问题。畜牧部门 要集思广益，解决饲料青贮及饲喂中的关键问题。 目前，甜高粱产业的发展处在关键时期，只有群策群 力，甘肃省甜高粱产业才能做强做大。 参考文献： ・ ［１］董喜存，李文建，李岩，等．对甘肃省甜高梁产业发展 的思考与探讨［Ｊ］．甘肃科技，２００８，２４（２２）：４—６． 实现资源优化配置和信息资源共享。
４档案数字化建设的保护工作
建立和使用数字化技术、网络技术开发利用档
案信息资源，其知识产权保护和有密级档案保护是
一
个不容忽视的问题。知识产权是一种无形的财产
权，是智力劳动者对其智力创造性劳动取得的成果
依法享有的一种权利。密级是为维护国家利益以及
所有者权益而定。由于网络管理没有国界，没有地
域差别，所以应对其实施有效控制。网络侵权、网络
窃密、网络破坏等一旦发生，就会造成知识产权流
失，进而引发纠纷。所以，在工作中一定要做好数字
化档案的保护工作。首先，要表明和提供每项档案
所有权的归属信息，并在相关网站发布公告制止上
网信息被篡改、滥用、盗用或非法传播。其次，建立
严格的审查制度和检查机制，明确规定哪些档案可
以上网，哪些档案不能上网，上网内容应控制在一
定、安全、有效的范围内。再次，采用权限控制技术，
对信息进行分层次、分级别的访问控制。根据不同
的用户提供不同的功能操作限制；根据数据密级的
要求，通过数据加密提供不同等级的访问限制。通
过一系列完善的保护措施，从而达到维护国家利益、
保护所有者权益的目的，才能保证数字化档案工作
的顺利进行。
参考文献：
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肃科技，２０１２，２８（２０）：８７—８８．
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［２］董喜存．甘肃省甜高粱产业发展的再思考［Ｊ］．甘肃科
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中国时代经济出版社，２０１１．
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