加强合同管理，防范企业风险

-----陕西AA集团有限公司合同管理培训班讲稿（第一讲）

（戴涛律师 北京市新辉律师事务所）

--合同管理概念及作用—

合同管理：

合同管理是企业组织内部针对与合同有关的事项进行规范的行为的总称，包括对合同的立项、审批、决定、订立、履行、监控、备案、存档等。

广义的合同管理

广义的合同管理是指对组织内部所有的合同，如某商场主营业务涉及的采购合同、大笔的销售合同、以及本商场使用办公机具、设备等的采购合同，还包括与企业职工订立的劳动合同，与公司高级管理人员订立的聘用合同等等；

狭义的合同管理

狭义的合同管理主要是针对企业主营业务的合同的管理。相应的关于劳动合同的管理单列为“劳动合同管理制度”，因为劳动合同与一般的经营业务的合同在订立、履行的方式、管理部门、以及法律性质上均有较大差异，难以纳入统一的合同管理制度中，进行统一的管理和规范。

本文所称的合同管理指的是狭义的合同管理，即主要针对企业的主营业务所涉及的合同进行的管理。

合同管理的作用：规范的合同管理对企业有以下作用。

一、 监控、防范经营风险：

企业经营中的风险有许多是在合同中立项、订立、和履行中发生的。通过规范的合同管理，加强合同中立项的审查以慎重决策减少不利益投资；加强合同订立的管理可以减少合同订立过程中的个人疏漏产生的风险；合同履行中控制可以保障合同利益得以更为及时、安全的实现；合同的备案与存档可以督促有关机构与人员更谨慎执行合同事务，防止风险。否则，同种类型的不同错误会频频发生。

如：某企业对外订立施工承包合同，但不审查对方资质。当对方严重延误工期时，却因合同无效而无法追究其违约责任。

再如：对方将我方企业重要材料私下拉走，但因未有交付证据而难以主张。

再如：卖方迟延交付，但合同中未明确约定交付期限，更没有约定合同解除权，将导致合同履行非常被动。

二、 提高管理水平、运营效率：

完善、切实可行的合同管理，能够使企业形成一种自然的工作机制，对于业务中出现的与合同有关的问题，有关机构和人员能够依此明确职责，并得够得到有效指引和解决途径，从而能够形成程序化的制度管理，各负其责，提高企业的管理水平和运营效率。

否则，仅是出现问题后解决问题，则难以形成有效的运营机制，难免疲于奔命，分身乏术。

如：某小型施工企业，大小合同均听由老总指示，接受老总指令的负责人员无章可循，只能按照其工作习惯行事，但个人习惯难求一律，难免顾住东，顾不住西。

三、 创造经济效益：

企业的首要目的就是创造经济利益，一次重大的交易失败、频发的交易失误会造成企业的直接经济损失，甚至一蹶不振；防止了这样的损失，就是创造了效益。即使没有上述情况，通过合同管理提高工作效率本身也可创造经济效益。

四、 提升企业形象：

规范的现代企业均有较为规范的合同管理制度，规范的合同管理毫无疑问的将使接触企业的人感受到合同管理中体现出的企业管理的规范与秩序，工作的严谨与守信，较高的法律意识和员工素质。同时，也可以提高合同相对人对合同履行的合理预期，提高合同的履约率。

--合同管理的主要内容—

合同管理的主要内容：

一、合同管理范围：

合同管理的对象-----即公司企业主营业务所涉及的合同的管理。

举例：

（一）、对于一个建设工程总承包企业而言主要包括：

1、建设工程施工承包合同

2、建设工程施工专业承包合同

3、建设工程施工专业分包合同

4、建设工程施工劳务分包合同

5、建筑材料、施工机具、周转材料买卖合同

6、施工机具、周转材料租赁合同

（二）、对于一个商事特许经营的特许人而言，主要包括以下内容：

1、特许经营合同

2、区域特许经营合同

3、分特许经营合同

4、直接特许经营合同

5、商标使用许可合同

6、专利实施许可合同

7、著作权许可使用合同

8、商业秘密使用许可合同

9、保密合同

10、竞业禁止合同

（三）、对于普通的工业企业而言，主要包括以下内容：

1、材料采购合同

2、设备买卖合同

3、产品销售合同（包括代销合同、赊销合同、试用买卖合同等）

4、运输合同

二、合同管理机构、人员及其权限

合同管理机构是指单位中负有合同管理职责的机构，包括专设的合同管理事务部，或负有合同管理职责的单位法律事务部、经营部；规模较小的仅设合同管理员。

合同管理人员是指在合同管理机构中从事合同管理工作的人员，包括合同管理事务部的总管或分管的人员；以在特定工作部门中负有合同管理职责的人员。

合同管理机构的设立旨在能够使合同管理制度各负其责的实施落实。合同管理机构在单位中的合理地位与权限以及合同管理人员的素质，是合同管理能否取得实效的重要因素。

三、合同的立项管理

合同的立项是指单位针对特定需要而需订立某一合同的计划。如：为生产某一特定产品而需采购某一材料，应当由企业的生产部门或技术部门提出立项。立项是某一特定合同产生的起因和发起点。合同立项管理，旨在对合同项目的可行性、经济性、必要性的审查，避免无效或不经济的投资。

四、合同的订立管理

订立合同不仅是一种法律行为，同样也是企业经营的重要手段，对合同订立的规范不仅是规范合同法律风险的需要，更是实现经营目的的需要。

主要包括：

1、合同的形式；是否需经招投标，是书面形式还是其它形式；

2、合同谈判；谁代表单位进行谈判，

3、合同文本及特殊条款要求；

五、合同的审批

合同的审批是指对最终订立合同（合同成立前）的决定与否进行审查。是合同订立的最后防线。 合同的审批还包括合同的决定权限与合同章的管理等内容。

六、合同的履行控制

合同履行控制是指在合同履行的过程中依据合同约定，履行合同义务，主张合同权利，实现合同权利，完成合同义务的各种措施。包括：合同履行中准备、告知、催告、解除等等。

七、合同的备案与存档

合同订立后需由交由特定部门进行备案，并设置台帐。在合同履行完毕后，或纠纷解决后将有关履行情况，有关证据附卷存档。

八、合同纠纷处理

1、处理方式：非诉（协商谈判、调解等）、诉讼、仲裁等。

2、要求：知己知彼，了解对方，熟知纠纷处理程序；认真研究案情，收集保全证据，积极准备应对措施，等等。

--管理的机构于人员--

合同管理的机构与人员

机构与人员的设置原则：

首要原则：对应流程原则，不同的合同可能适用不同管理流程，在不同的管理流程中，机构及人员的设置及其职责是不同的，这样才能与管理流程相对应，相适应。

核心原则：权责明确原则：不同的合同管理机构及人员应当被赋予不同的权责，才能实现合同管理的规范化、流程化。

补充原则：节约成本原则；机构与人员的设置应充分考虑企业组织机构的现状，不能为进行合同管理而凭空增设不必要的机构或人员。增加现有机构及人员的职责可以节约管理成本。

机构及人员设置的基本框架：

业务部门：业务人员；兼职合同管理员；部门负责人；

法律部门：专职合同管理员；部门负责人；

主管机构：副总经理；总经理；董事长；董事＼股东会；

印章管理部门：印章管理员；档案管理员；部门负责人；

业务部门素质要求：承办合同约定业务事项的具体部门。

业务人员：对拟订合同的业务工作背景、程序、具体内容清楚明确，了解拟签约对象的资信及履约能力，能将内外情况进行充分有效的沟通。

兼职合同管理员：对拟订合同的业务工作有充分的了解，具有一定的法律尤其是合同法知识，文字水平高，严谨仔细，能充分领悟具体业务人员的意图。

部门负责人：对拟订合同的业务有宏观上的把握，具有领导下属的能力，能够与企业其他部门进行充分的沟通与协调。

法律部门及人员素质的要求：

专职合同管理人员：

知识要求：不但具有扎实的法律专业基础，精通合同法，公司法，而且应当时刻牢记理论联系实际，平时注意经济管理＼企业管理知识，深入了解熟悉企业的经营程序与环节。

工作方式：注意与业务部门人员进行有效的沟通，认真倾听他们的想法与意图，想办法从法律上将这些想法意图完善。有充分的耐心将业务在法律上的判断解释清楚，让业务人员真正感受到确实是在为他们考虑。

工作作风：虚心请教业务人员，熟悉业务背景与流程，不能以偏概全，草率作出法律判断。细心考虑业务中可能出现的风险，寻求合适的规避方式，耐心解释法律结论，说服业务人员充分考虑法律判断。

法律部门负责人:

知识要求：充分体现合同管理服于公司业务、服务于其他公司业务部门的指导思想，真正融入到公司的服务管理队伍中。充分认识到企业效率的重要性，在保证规范的前提下，最在可能的提高工作效率。 工作方式 ：熟悉并能熟练运用与企业有关的法律法规，对企业管理等经济学知识有充分的了解和掌握，能够正确定位法律部门在企业管理活动中的地位与角色，注重实现法律知识与业务知识的融会贯通。

工作作风：勇于承担责任，不能因为业务存在法律风险，法律工作人员将来可能承担责任而一概回绝。不能武断、草率，持之以恒、脚踏实地、精益求精，做好每一件事。

业务主管机构主管权限：标的额不大，对公司没有重大影响的一般业务合同。

副总经理主管权限：标的客不大、对公司没有重大影响的一般业务合同。

素质要求：充分了解业务对公司的影响，并充分参考法律部门的意见。

总经理主管权限：按照公司的管理制度，需要审批的重要合同。素质要求：充分考虑主管副经理的意见，并注重法律部门的意见。

董事长主管权限：按照法律规定或公司管理制度，需要由法定代表人审批的合同。素质要求：充分考虑总经理的意见，并在认为必要时征求外部专业机构的意见。

董事会及股东会主管权限：按照法律规定或公司管理制度，需要由两会通过的极其重大的合同。素质要求：严格按照法律规定的程序和要求讨论、表决。

印章管理部门：印章管理员；档案管理员；部门负责人：

素质要求：原则性强，对公司忠诚。严格遵守公司用印管理制度，熟悉合同管理操作流程，与业务部门保持相对独立性，有一定的法律基础。

熟悉包括合同文本在内的档案管理，能够认真作好归档合同的统计工作，对公司忠诚，能够严守公司的商业秘密。

能够有效控制下属人员的工作方式与成果，确保有关人员对公司的忠诚度，细致严谨，确保签订合同文本的安全。

业务部门：

业务人员基本职责：负责签订合同的谈判，落实合同的具体业务内容，负责合同的具体履行，监督对方的履约行为，发现问题及时报告有关部门和人员，介入合同纠纷的处理。

兼职合同管理人员：负责本部门业务合同的起草工作，并负责就合同问题与法律部门及人员沟通，与本部门具体业务人员配合，参与合同谈判，监督合同履行，处理合同纠纷。

部门负责人：领导本部门业务人员与兼职合同管理员管理好本部门的业务合同。就合同中出现的签订、履行、纠纷处理等问题与其他部门及人员沟通协商。

法律部门及人员及职责：

专职合同管理员：

职责一：在随时与业务部门兼职合同管理员沟通的情况下，首先审查对方是否具有签约的主体资格；其次对草拟合同的每项条款进行规范、调整；如有必要，应增加或者删除部分合同条款。

职责二：负责合同履行的监控，对履行中的问题进行法律上的解释，并与业务部门一起具体办理合同纠纷的有关事宜。如果业务部门起草合同难度较大，还应负责起草合同。如果有必要（尤其是在对方提供合同文本的情况下），还应参与重大合同的谈判，起草或审查合同的各项条款。