强化档案管理提高服务质量
档案管理工作的目的是利用档案为各项工作服务。当今高速发展的时代,网
络化、无纸化、电子档案进入我们的学习工作中,作为档案工作者应摒弃传统固
有的思想观念和模式,积极探索新形势下做好档案工作的新思路、新方法,加强档
案管理,充分发掘档案信息资源,不断创新档案工作的服务机制,要实现档案事业
的发展目标,使之更好地为社会服务,就要有科学的战略方案并加快战略方案的实
施。战略方案的制定,要注重创新,而在战略创新中,管理创新占有重要的地位,改善
提高服务质量,更好地为社会各项工作服务。

档案已成为现代社会生活工作中不可缺少的重要资料。因此,要加强档案管
理,重视档案的形成、积累、收集、整理,为社会提供服务。人人都应树立较强的
档案意识,尊重历史,对后代负责,重视档案工作,积极为档案事业贡献力量。我们应
紧紧把握时代脉搏,解放思想,开拓创新,全面加强档案管理,不断提高档案管理水
平;积极提供利用,努力改善档案的服务质量,为社会做出更大的贡献。

一、 强化组织领导,不断提高档案管理水平
档案管理是档案建设的核心和重点,是发展经济的参谋和助手,在社会服务中
占有突出的位置,因此,必须采取措施,加强档案管理工作,不断提高档案管理水平,
提高服务质量。

1、强化组织领导,加强档案管理,是做好档案管理工作的前提,档案是历史的
真实记录,是人类社会的精神财富、珍贵文化遗产,是维护党和国家历史真实面貌
的重要事业,是党和国家建设事业必不可少的,切实加强对档案工作的领导,主动
把档案工作列入议事日程,及时研究解决档案工作中的实际问题,把各种文件材料
的归档工作列入岗位责任制,要求负责人分管本单位的档案工作,使档案工作真正
做到议事有位置,计划有内容,经费有保证,管理有措施,工作有要求。对原有档案资
料,重新进行鉴定、分类、整理、立卷、装订、编号,编制全宗介绍、专题目录、
分类目录、全引目录、文件字号索引等检索工具,从而提高档案资料的查全率、
查准率,方便提供利用、为社会服务。

2、解放思想、更新观念,是提高档案管理水平的关键
对档案工作者来说,要从不适应新形势发展的一些陈旧观念束缚下解放出来:
把封闭保守的观念,变成坚持改革开放、积极创新的观念;把被动利用档案资料的
观念,变成有目的地主动开发档案信息资源的观念;把等、靠、要的观念,变成主动
创造条件解决存在问题的观念。观念的更新,就会产生改变现状的强烈愿望。

3、努力学习,不断提高档案管理人员的素质,是进一步提高档案管理水平的保
证无论局领导对档案工作多么重视,具体工作仍要靠档案管理人员来做。一个合
格的档案管理人员,不但要有较高的政治理论修养、良好的职业道德、科学文化
素质,而且要有深厚的档案专业知识和较强的操作技能。为此,必须创造条件,积极
支持档案工作者参加各种档案业务培训班、学习班,积极参加各种档案业务知识、
技能竞赛和经验交流活动,不断解决档案工作中出现的新情况、新问题;坚持经常
学习档案专业书籍和相关知识,不断提高自己的理论知识和业务水平。特别要向
科学技术进军,能够熟练运用高

科技设备管理运用好档案,面对信息高速公路的飞速发展,努力成为现代化信
息管理技术方面的人才。这样,才能使档案管理工作跟上时代的步伐,再上新台阶,
达到新水平。

二、强化服务功能,提高档案工作的地位和作用
建立档案,提高档案管理水平的目的,是利用档案有效地为发展和振兴社会服
务。

一是提供信息,主动服务。发展经济靠信息,领导决策靠信息。因此,档案管理
人员要主动地收集档案信息资源,及时搞好服务,多为领导决策提供准确的数据。

二是掌握情况,及时更新。档案管理人员要掌握社会发展速度,及时更新,服务
到位,使档案管理与社会经济发展同步进行。要以强烈的事业心,高度的责任感,
热情的服务态度,搞好社会服务工作。

三、 不断创新,努力改善档案服务质量
我们加强档案管理,提高管理质量与管理水平,目的就在于更好地提供利用,
使档案信息资源更好地为各项工作服务,促进社会的发展与进步。因此,档案工作
者必须适应新形势的发展要求,增强大局意识和服务意识,更新服务观念,改进服
务方式,积极采用现代信息传输技术,主动做好档案信息资料的提供利用工作,更
加快捷、高效地为领导决策服务,为各项工作服务,为人民群众服务。

1.主动收集、不断丰富档案资源,是开发利用、搞好档案服务的基础没有档案
信息资源,档案工作就成了无源之水、无本之木,利用服务就是一句空话。所以,
档案工作者,必须了解各单位各部门产生档案材料的情况,变被动接收,为主动收
集,力争将有价值的档案材料收集齐全。同时,要多渠道、多途径地广泛收集档案
材料,不断扩大档案的信息存储量。只有库存档案资料丰富、齐全,才能不断拓展
服务范围。

2.加强调查研究,了解利用需求,主动提供利用不同的利用者,需要解决的问题
不同,对档案的利用也有着不同的要求。档案工作者必须主动进行调查研究,了解
各领导、各部门、各单位、各项工作对档案的利用需求,及时甚至超前地把潜在
的档案信息挖掘出来,提供出去,发挥其应有的作用。

3.加强档案编研工作,系统提供档案信息,改善服务质量
在调研基础上,根据利用需要,及时准确地把室藏档案信息资源,进行二三次
加工。二次加工是档案的编目工作,它不是一般档案的编目,而是将内容一致的档
案信息集中编目,进行报道,以便系统地提供利用;三次加工,即档案的编纂工作,是
对档案信息进行系统化、精练化的过程,把庞杂、零散的档案信息进行有机的组
合和必要的考订、加工,提供给利用者精练、准确、系统、完整的信息。

4.开拓档案服务方式,积极热情地搞好咨询服务,档案利用者,往往由于对档案
管理状况不熟悉,在查找利用过程中会遇到这样那样的问题。它是与文献服务相
对应的一种内容丰富、形式活跃的服务。

5.加快档案现代化进程,加快、拓展档案信息资源的开发利用随着科学技术的
飞速发展,新的信息载体普遍应用,对档案信息的需求,也与日俱增,传统的手工作
业已不适应形势,跟不上发展需要。这就要求我们采用新技术,借助现代化高科技
设备,实现对档案管理的现代化。

首先,要加强档案队伍现代化建设,加强技术人才的培养,尽快造就出能掌握
现代化科学技术的人才,要通过各种形式,培养档案管理工作现代化的组织管理队
伍、技术操作人员。

其次,要有经费上的保证,可以购买运行速度快、存储量大的计算机、扫描仪
等现代化设备。有了硬件设备的物质基础,档案管理现代化才能有实现的可能。

第三,优化档案软件开发的环境,开发高水平的文档一体化管理系统,综合利
用各种新技术。一句话,用现代化手段管理档案,开发利用档案信息资源。只有这
样才能全面、准确、快捷地提供档案信息,更好地为社会、行政管理等各项工作
服务,更好地为社会发展服务。

四、 档案管理创新应坚持上下配合
基层单位档案机构和上级档案行政管理部门往往带有一定的主观性和片面
性,甚至在某种程度上存在着虚假性,就是上级档案行政管理部门的管理措施往往
脱离基层的实际情况,对基层的管理活动起不到应有的作用。一般说来,基层单位
是比较了解档案的基本情况的,是比较能够全面地评价档案工作的,因此对运用何
种方式、方法管理档案最有发言权。管理创新必须加强联系和合作,特别是档案
行政管理部门,要多征求基层单位的意见。

五、开创档案管理工作的新局面
1、树立自强自立,无私奉献的精神
自强自立,“不等、不靠、不怨”。档案事业是一项
默默无闻的事业,不可能有惊天动地的举动,而是在平凡的工作和默默的奉献
中才得以实现。
2、树立积极向上,一专多能,事业第一,责任第一的精神
档案事业发展需要一批事业心强,责任感强,具有良好的政治素质,业务素质
的干部队伍。我们要一改过去那种”看门守摊”的部门形象,真正加强队伍建设,内
强素质,外树形象。

3、树立积极主动为社会提供服务的精神
档案事业是一项服务性较强的事业,它与整个社会的政治、经济、文化、科
技等事业的发展有着千丝万缕的联系。同时,我们事业的宗旨就是“开发档案信息
资源为社会主义现代化建设服务”。

4、树立创一流,争第一的精神
事业发展就如同在竞赛场上,只有靠争第一的信念,才能取得好成绩。档案事
业发展也要靠这种精神,才能把内在的潜力挖掘出来,从而推动事业发展。

总之,档案管理如果不进行创新,就不能有效地管理和开发档案资源,最大限
度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。所以,档案管理创新是发展档
案事业的重要途径。所以,我们要发扬与时俱进的精神,在实践中勇于探索,开拓创
新,不断推动档案事业的稳步发展,为开创我国档案事业的崭新局面做出我们应有
的贡献,更好地为社会主义事业服务。