浅谈水利工程档案管理
摘要:工程档案是整个工程的缩影,工程档案的质量直接反应工程
管理规范,反应工程质量,反应工程管理人员素质。笔者从水利工程实
际出发,结合水利工程档案收集、管理等方面问题,提出了自己的一些
建议,以供参考。
关键词:水利工程 档案管理 问题 建议
受全球经济危机的影响,我国大力发展国家公共基础事业建设,拉
动内需,以尽快消除经济危机产生的负面影响。这就出现了全国各地
大兴土木的局面,同时也使得水利工程如雨后春笋般出现在我国各个
流域、湖泊上。我们要保质保量的建好水利工程,必须要做好水利工
程档案的收集、整理工作,因为水利工程档案不仅是水利工程投产达
标的重要考核指标,同时也是水利工程建设的历史记录,是水利工程以
后运行管理不可或缺的条件和依据。
1 水利工程档案的特点
1.1 涉及面广、资料分散
水利工程在施工过程中涉及到电力、交通、水利、通讯、消防、
市政、生态环境、土木工程等各个方面,涉及工作面非常广。而水利
工程从项目立项、审批到开工、建设,再到竣工,验收整个过程中产生
的文件包括勘察设计、招投标、水电交通、土木工程、设备安装、装
饰装修等资料,并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形
式记载,形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。
1.2 价值高
水利工程建设档案产生于水利工程项目建设的参建各方,在工程
建设过程中,涉及质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验
收和竣工验收,以及日常管理中不可替代的重要依据,也是在工程建成
后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。
2 水利工程档案管理中存在问题
2.1 档案管理意识不足
工程建设的业主和参建单位对档案资料作用理解不够,未把工程
档案管理列入重要的建管工作中,忽视了档案的收集整理工作,导致施
工资料归档不及时,出现资料缺失以及档案建设与工程建设不同步等
问题。
2.2 档案管理缺乏专业人员
由于对档案管理不够重视,一些单位配备的档案管理人员少,且多
为兼职人员,档案管理工作稳定性差,经手人员多,资料分散,造成资料
收集整理不规范、不完整,给工程竣工验收带来很多不必要的麻烦。
2.3 档案管理缺乏真实性
真实性是档案管理最基本的要求,缺乏真实性的档案,失去了档案
本来意义。一些工程由于施工中资料管理不到位,出现资料缺乏、遗
失,与工程建设不同步等现象,更有些单位为了因对检查在工程资料上
做文章,出现“零缺陷”资料。这些档案资料都失去了其真实性,无法发
挥其原有的作用。
3 对水利工程档案管理工作的建议
3.1 重视档案管理工作
项目工程开工时,就应对建设管理人员及施工人员进行档案法律
法规培训,提高工程档案管理意识,明确档案管理工作的责任要求。尤
其应加强对领导宣传工作,使他们对档案管理工作有足够的重视,从而
推动整个单位工程档案工作的开展。在项目进行的每个环节中,都应
把档案的收集、管理工作作为重要的工作内容来抓。确保工程档案真
实、可靠,从保存和利用价值。
3.2 完善档案管理规章制度
工程档案的管理工作是一个动态的管理过程,工程资料是在施工
过程中逐步形成的,反应了工程进行中的每一个环节,这就要求工程档
案的管理必须有一个严格的管理制度,工程资料从形成、收集、分类
归档等每一个环节都应有明确的规定。同时档案管理制度的制定必须
以国家级行业有关法律、法规为基础建立的科学合理、实用性强的制
度法规,以便档案管理工作的顺利进行。
3.3 加强档案管理队伍、提高档案管理水平
要提高管理水平,首先要配备足够档案管理人员,确保档案管理工
作的稳定性和连续性;二是要加强培训,包括档案管理业务培训,水利
工程建设管理知识培训,水利工程施工专业基础知识培训。此外,随着
电脑办公的发展,电子档案也逐渐普及,这就要求档案管理人员具备计
算机应用能力,能够熟练掌握电子档案管理能力,从而适应档案管理工
作的现代化需求。
3.4 工程资料要勤收集、勤整理
工程档案资料通常是由各个部门分别完成的,由于工程施工过程
环节多、工艺复杂,资料若不及时收集、整理很可能会造成资料的遗
失。因此,每一个单项或单元工程完成后,对其形成的资料一定要及时
收集、整理并分类归档。在整编过程中及时修正和补充不合格、不齐
全的资料,消除档案资料工作的后患。
3.5 加强监督确保档案资料真实性
施工单位严格按照设计工艺流程施工,施工资料要切合实际,杜绝
弄虚作假现象发生;检测单位严格执行见证取样制度,按标准出具实验
报告;监理单位要深入施工现场,对施工过程严格把关,尤其是工程关
键部位和隐蔽工程必须亲临现场进行监督检查。
水利工程档案管理工作是贯穿于整个工程的复杂工作,同时也是
工程管理中一项不可或缺的重要工作。要确保工程资料的真实、准确、
完整、规范,把案管理工作纳入科学化,规范化得管理轨道,这就需要建
设单位、监理单位和施工单位的共同努力,不断在工作中探索、实践,
提高管理水平,只有这样才能保证搞好水利工程建设档案管理工作,从
而满足水利建设快速发展的要求。
参考文献
[1] 郑文新,等.工程资料管理[M].上海交通大学出版社,2007,8.
[2] 水利工程建设项目档案管理规定.(水办[2005]480号).