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合同管理流程图
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合同管理控制程序
1、目的
为了规范工程合同在草拟、谈判、会签、编号、用印及归档管理的程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强工程合同的审查、监督与控制管理，减少和杜绝合同履行中风险及其它各类问题的发生，特制定本程序。
2、适用范围
公司工程范围内所有招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等。
3、职责
3.1 合约商务部为合同管理的主管部门，负责各类施工合同的草拟，组织评审会签，参与合同的谈判及签署，并跟踪其实施执行情况。负责建立公司合同总台帐以及合同履行期间合同文件的正本保管、为各部门和机构合同实施管理提供支持服务。
3.2物资采购部负责建立合格供应商采购平台，负责组织授权范围内A、B 类物资的采购招标、合同谈判、组织评审会签、合同签署、交底及实施、传递；负责全公司物资采购合同文件的管理并建立合同台帐。
3.3项目管理部负责建立合格分包商信息平台，组织授权范围内的分包合同招标；负责全公司分包合同文件的管理并建立合同台帐。各项目部在项目管理部的统一管理下具体负责施工合同履行，办理工程延期、停工、复工签证工作；负责对分包方的管理。
4、合同全面管理控制细则
01 合同风险预控
◆合同风险预控首先审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性；
◆合同文件以招标文件为基础形成，因此要认真编制好招标文件，客观分析项目的基础条件，明确识别、划分出可能预见到事件的责任范围和处理方法，以减少合同执行过程中的纠纷。
◆对合同单位进行资信复查，重点核实该单位施工任务饱和程度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉给予过高评价的风险，避免出现履约期间必须依靠业主合同约定外的资金支持才能维持合同的情况。要控制这类风险，主要是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断。
◆预算部门特别注意对报价文件的综合评审，科学合理地分析中标价格，强调坚持“合理低价中标”的原则，防止出现恶意低价中标，履约过程中运用不正常手段追加价款行为。
◆合同谈判过程中存在忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及本企业谈判策略泄密的风险。因此一方面要组建素质结构合理的谈判团队，包括技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，充分发挥团队的智慧，研究确定下一步谈判的策略, 另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。
◆合理转移或分散风险，利用履约保函、滞留金等经济手段，约束承包商在履行合同过程中的行为。合理分解发包项目，将一个标的金额大的合同拆分成多个标的金额较小的合同，不同单位签订合同，将风险分散在不同的空间，以减少企业遭受合同风险损失的程度。
02合同会签审核流程
◆参与合同会签评审的部门及评审重点：
◇项目管理部：负责确认签约单位是否有履行合同的能力；工期是否符合科学规律及项目要求；劳动力、机械配置及物料供应是否满足项目要求；技术标准及质量安全管理目标等是否满足公司及项目要求；物资设备供应合同负责审核供应的数量、质量技术标准、供货时间周期等是否满足项目要求；违约责任是否有相应的处罚措施等。
◇合约商务部：负责确认承包范围、承包方式、合同价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付的约定是否符合公司要求。
◇物资设备部：负责审核货物供应签约单位是否有履行合同的能力，产品质量、技术标准、供应周期、售前售后维保服务等是否符合公司规定并满足项目要求。
◇法务人员：负责审核合同条款是否符合法律、法规，内容是否清楚合理，是否存在不明确或不利于我方的法律责任，是否存在法律方面的被索赔的风险等。
◇财务岗位负责审核：涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司相关规定的符合性。
◇公司领导负责全面审核并督促、监督合同评审全过程。
◆根据设定好的会签流程在内部网络上进行会签单的传递，所有过程“全透明”传递，可随时跟踪其会签状态。会签评审顺序流程图按流程图所示：
03合同谈判
公司成立合同谈判小组，分别由合约商务部、物资采购部牵头负责组织施工和材料设备合同的谈判工作。对照各部门合同评审的重点内容，派专人参与合同的沟通及商洽。所有合同的商务谈判由公司领导组织专人进行，谈判过程相对保密，结果由总经理或授权常务副总经理决策。
04合同编码
公司商务合约部为合同编号的管理部门，由合同管理员根据合同的类型分类编号、归档、管理。施工合同——山西兴厦施字（年）第号；材料、
设备合同——***材字（年）第号。
05合同发放交接
合同的发放交接实行登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。
06合同交底
◆施工合同由公司合约商务部负责组织向项目经理、预算、财务、物资供应等有关人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。材料设备物资供应合同由物资设备部负责组织项目交底工作。
◆项目经理负责组织向项目部有关人员进行合同交底，陈述合同基本情况、各岗位的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等。
◆各层次合同交底均要形成记录，并将交底情况反馈给项目部商务经理，由其负责对合同执行情况进行跟踪督察，出现问题及时上报主管领导制定相应措施。
附表：工程施工合同交底表
工程施工合同交底表
07合同归档建帐
合同/协议经审批程序并正式签署后，由合约商务部合同管理员按以下程序办理合同归档事宜：
◇将合同/协议原件一份送财务资金部备案，另一份自留归档保存。
◇合同文档以年代结合项目性质进行分类编号，合同管理员按合同台帐格式要求内容进行登记。做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。
◇保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
◇档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变被动为主动。在合同履行过程中档案工作人员要对合同进行全程动态管理，积极与经办人员沟通，及时掌握合同的履行及变更情况，督促承办人员做好补充合同、协议的收集、归档工作。
08合同信息化管理
合同管理员将合同/协议扫描制作成电子档案并编号存储于公司电子档案，运用微机实现建设工程合同动态管理。