中国石化合同管理信息系统建设取得显著成效
时间：2013-11-22 文章来源：中国石油化工集团公司
为加快推进法律工作从事务型向管理型、从事后救济型向事前防范和事中控制型的“两个根本转变”, 规范合同业务审批流程，提高合同经办效率，节省合同运行成本，切实做到全程有效防控合同法律风险，中国石油化工集团公司（以下简称中国石化）利用两年多的时间完成合同管理信息系统（CMIS）建设，取得了显著成效。
一、坚持“四化”，高标准开发合同管理信息系统
一是“一体化”实现集中管理。遵循“统一规划、统一设计、统一标准、统一投资、统一建设、统一管理”的“六统一”原则，中国石化合同管理信息系统采用了服务器大集中模式。在合同管理信息系统框架搭建上，确立了涵盖制度、流程、标准合同文本的一体化合同管理标准体系，并制定了标准化的系统实施模板；在系统实现上，按照大集中模式进行系统部署，减少软硬件重复投资，保证了系统稳定运行；在管理上，采用集中管理思路对业务流程、系统运行、人员配备等进行一体化管理，从而提高管理效率和质量。在强调一体化的同时，在系统功能流程化、配置灵活性、接口标准化等方面做了大量技术研究工作。充分考虑不同板块的特点和企业的差异性，摸索出了大集中系统“统一规划设计、标准化实施模板、差异化灵活配置”的设计模式和“集中组织培训初始化、企业现场个性化功能配置”的集中加分散的实施模式，满足从总部机关到基层企业各层级合同管理的需求。
二是“模块化”实现全流程管理。中国石化合同管理信息系统采用模块化设计来实现各项功能，整个系统共包括合同订立管理、合同履行管理、合同终结管理、合同查询统计、合同监管、标准文本管理、个人工作助理、应用与系统管理、系统接口等九大模块。各模块功能既相互独立，又相互联系，共同构成一个有机整体。同时，建立起由企业法律部门统一归口管理，各业务部门、各单位分专业分职能管理的模式，实现了合同的准备、起草、审核、会签、审批、跟踪执行、终结、归档、查询统计等全流程管控和专业化管理。
三是“集成化”实现信息共享。中国石化十分重视合同管理信息系统与其他已建、在建和拟建系统的对接和集成。特别是在ERP系统对接上，根据所属企业合同管理业务实际，进一步完善细化了系统间的业务流程、数据流向和接口功能。同时，重视与档案管理、业务公开、制度管理、内控管理等总部系统及企业自建系统的集成方案并预留接口，避免了后期系统的二次调整和实施。到目前为止，合同管理信息系统已经与ERP、EDW、电子商务、TMS、业务公开、OA、MDM、档案管理等12个系统和企业自建的78个系统建立了数据接口，初步建成了合同管理与ERP等系统集成一体化的合同管理信息系统框架，很好地实现了数据同源、信息共享、业务流畅的建设目标，避免了信息孤岛，为发挥合同管理系统应有的效果奠定了基础。
四是“功能化”确保系统性能。在合同管理项目建设中，中国石化首次引入了“云计算”的理念，借助虚拟化技术实现了硬件资源的共享及计算能力和存储能力的灵活调度，提高了大集中模式下的系统性能；针对合同管理用户多、流程多、审批点多的特点，重点从单点登陆、待办集成、消息提醒、工作流灵活配置等功能方面进行了创新与探索，如：针对各板块合同业务类型不同、审批规则不统一的情况，设计开发了分布式工作流引擎，基于可自助配置的图形化流程工具，支持全自动、半自动、手动、选择分发、选举、指派等多种灵活的合同审批模式，既保证了合同管理系统的方便易用，又满足了企业差异化的合同审批需求。
二、合同管理信息系统应用效果显著
合同管理信息系统的建设得到了中国石化集团公司领导的高度评价。集团公司党组成员、总经理王天普同志批示：“合同管理是企业管理的重要组成部分，实现信息化必将提升合同管理的规范化水平，可以提高效率，实现全覆盖监管，避免人为因素的风险，这项工作意义重大，感谢同志们为此付出的努力。希望今后在应用上下更大的功夫，并逐步完善。” 集团公司党组成员、股份公司高级副总裁、中国石化总法律顾问蔡希有同志批示：“该系统的建立并高效运营必将对集团公司生产经营决策、合同管理效率提升、风险防控水平提高、合同管理水平提高、全员法律意识、素质提高起到极大支撑作用，可喜可贺，望再接再厉，进一步提高和完善系统，使之发挥更大作用。”集团公司党组成员、股份公司高级副总裁戴厚良同志批示：“合同管理信息系统，为公司的经营管理提升了效率，规范了行为，值得总结，希望再接再厉取得更大成效。”
截至2013年10月31日，中国石化合同管理信息系统注册用户已达8.6万人，在线运行合同累计超过83万份，合同总金额达到2.2万亿元。在合同运行高峰期，单个工作日登录系统用户数最高达11264人，同时在线人数峰值达3230人，单个工作日创建合同份数最高达3769份。
一是成为生产经营科学决策的重要支撑。通过数据交换平台，合同管理信息系统从ERP、MDM、EDW等多个业务系统获取供应商、客户、物料等信息和采购订单、销售订单、财务凭证及合同履行情况等基本数据，支撑合同管理信息系统的正常运转。通过数据仓库技术，建立合同统计分析的子系统，对系统收集的信息和数据进行多维度、图形化数据分析，使得合同管理信息系统成为生产经营管理核心数据源之一，为生产经营决策提供了有力支持。
二是显著提升了合同管理效率和效益。合同管理信息系统投用后，与传统手工操作相比，合同平均审批周期从15天下降至7天以下。同时，节约了打印费、差旅费、邮寄费及人工成本。按全系统一年签订60万份合同、每份合同平均节省50元计算，每年可减少合同管理成本3000万元以上，3年即可收回投资。此外，合同在信息系统上流转和审批，还大大减少了文本打印所带来的污染，实现了绿色低碳环保。该合同管理信息系统因此被中共中央办公厅和国务院办公厅列为国家电子文件管理试点。
三是建立起合同法律风险防控的技术体系。目前，中国石化标准合同示范文本平均使用率已从上线前的30%提高到65%，部分企业高达99%；合同上线率、送审率、审核率、签约率均实现了100%，有效降低和防范了合同风险。合同管理信息系统投用后，按合同份数计算，合同发案率从实施前的0.59‰下降至目前的0.32‰，降幅达46%。
四是实现了合同的“阳光”管理。合同管理信息系统可以动态、全景式地展现每一份合同的流程进度，增强了合同管理的透明度。合同管理信息系统已经与业务公开系统、制度管理系统实现对接，成为纪检监察、审计、内控管理的重要数据源，为打造廉洁工程、阳光工程提供了有力的法律支撑和保障。
五是增强了全员法律观念、法律意识，提高了企业依法经营、合规管理水平。合同管理信息系统的用户之中，法律和信息人员占比不到2%，98%以上为业务人员。合同管理信息系统的建设过程也是一个法制宣传教育过程。以合同管理信息系统为平台，将依法合规管理要求固化到业务流程和审核审批环节中，用信息化手段推动制度的有效落实，真正实现了法律与业务的有机融合，为打造“依法、合规、公平、诚信”的法治文化奠定了坚实基础。