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《集团有限公司合同编号规则》

***集团有限公司

合同分类编号规则

第一章总则

第一条为加强合同的标准化管理,规范公司合同存档,明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程,特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件,便于目标成本的落实和控制。

第二条本规则除特别指明外,适用于《***集团有限公司合同管理办法》中规定的所有合同。

第二章职责

第三条法务部及档案管理部门负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。

第三章原则和方法标准描述

第四条合同分类编号规则应遵循下列原则:

1.适应公司主营业务的合同管理需要;

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法;

3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

第五条合同分类编号方法

(一)合同编号规则

1. 合同编号由九个字母和八个数字组成;

2.编号形式:×××-△△-■■-####-****,其中符号所代表的含义如下图所示:

合同编号规则示意图

(二)合同编号具体编写规则:

1.一级编码:集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写,如下表所示:

2.二级编码:合同承办部门(即责任部门)缩写规则:

①常设部门缩写,一般取部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成,如下表所示:

②若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的,则选第三个字,依此直至选出不同的组合。

例如:“基层网络”与“稽查安保部”都可缩写:“JC”,依据本条规定,可分别缩写成:“JW”和“JA”。

③若遇部门名称拼音首写字母完全重合的,可扩展名称后再行缩写。

例如:“基建部”和“纪检部”都缩写成:“JJ”和“JB”,依据本条规定可将“基建部”扩展为“基本建设部”,“纪检部”扩展为“纪律检察部”,即可解决。

④表格中未列明的部门,可根据本条规定,进行缩写即可,但不得与既有部门的缩写重合。第一次提交合同的部门,应注明部门汉字全称及缩写字母。

3.三级编码:合同类型或业务缩写规则

1)有名合同缩写规则:

②若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的,则选第三个字,依此直至选出不同的组合。

例如:“建设工程合同”与“技术合同”都可缩写:“JS”,依据本条规定,可分别缩写成:“JG”和“JH”。

2)无名合同缩写规则:

①未列明的合同名称缩写,可根据本条规定,进行缩写即可,但不得与有名合同的缩写重合。

②若遇合同名称拼音首写字母已被有名合同占用的,可使用项目名称缩写,但是不得与有名合同的缩写相同。

③无名合同缩写规则可参考第二款二级编码缩写规则.

4.四级编码即合同签订年份。

例如:在2009年签订的,该级编码即为:2009

5.五级编码:该年份内所签合同份数顺序号

根据合同签订先后顺序编流水号,从“0000”自“9999”止,列在该合同编码最后四位。

(三)补充协议编码规则的处理

1.补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议,在与合同共用一个编号的前提下,根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识,以“01”开始“99”结束,如“(01)”。

例如:该补充协议是***集团有限公司法务部在2009年第45份委托合同的第三次补充的,流水号为003,则合同的第一份补充协议的编号为“HQJ-FW-WT-2009-0045(003)”。

2.合同纠纷引起的诉讼或者后来又达成和解协议的,按诉讼案件编码,不受本规则约束。

第四章附则

第六条本规则自发布之日起开始施行。

第七条本规则解释权属法务部及档案管理部门。

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