合同管理之重要心得

随着法制体系的逐步完善、法律意识的加强和市场经济的发展，每个单位都少不了大大小小、各式各样的合同。特别是商业公司，合同更是多如牛毛，这就决定了合同管理的必要性。但另一方面，在工作实际中，我见到的合同管理千差百样，各有不同。即使是法律专业出身的人，在管理合同方面也难尽人意。为什么呢？因为合同管理既不仅仅是资料保管，也不单单是流程的动态管理，而涵盖法律专业、技术知识、档案管理和流程管理的交叉性学问。所以，法律专业和档案管理的专业中都没有合同管理这门课程，而在工科专业就更加不会出现“合同管理”这个词语了，大家都只能在实践中去自学成才了。

也正因为没有统一的课程和培训，所以现实生活中的合同管理就缺乏固定的规范和标准，各人都按照各自的理解去对合同进行管理。

一、合同管理不是档案管理

很多单位，提到合同管理，以为就是那一本本合同的保管和存取，其实大错特错。合同管理最关键的是动态管理，是对合同从签订前、履行中和终止后的管理，涉及到合同的实际履行、合同任务的内部分解、合同的变更、争议的解决等等，文本管理只是其中很少的一部分功能。而且，就算是档案管理，很多人也管理不好，没有编号和分类，不以合同为主线对相关资料进行归口管理。

二、构成合同的不仅仅是“合同”和“协议”

如果不是法律专业毕业的，很多人只把标有“合同”、“协议”字样的纸张才叫做合同，而把其他形式的实际履行认定为“没有合同”。我就经常听到有人说，某个项目只有传真，都没有合同的。这是不对的，按照合同法和国际惯例，传真、会议纪要甚至连电子邮件都能构成合同。

因此，对“合同”一词要做实质上的理解，而不能只停留于表面。有的甚至只是口头上的商量，其实也已经构成一份合同了，只是对即时合同和小金额合同没有必要纳入正式的合同管理而已。

三、合同的区分和分类应以标的为标准

合同的区分和分类应以合同标的为标准，而不是按合同主体等其他因素。我看到有人甚至以文本区分，一个文本当成一份合同，连补充协议都单独编号，这是哪门子的合同管理，这是“纸张管理”。还有的人，把与同一单位签订的不同的合同都列入同一合同进行编号管理，这也是不正确的。

四、合同的编号

跟档案管理一样，合同必须要编号。至于编号的规则，可以有所不同，但至少应该考虑以下几个方面：

1. 编号要按序顺延，而不能以签订的日期作编号；

2. 考虑到数据库的储存规则，编号中最好不要出现中文；

3. 对合同的分类和编号要有预见性，因为分类和编辑一旦确定，以后就很难更改了；

五、合同管理主要是动态管理

合同管理不只是档案管理，它必须是动态管理。对于合同的动态管理，我们可以通过制作统一的表单去实现，从表单即能看出该合同的基本情况和履行情况，而不只是原始的合同文本。

1. 合同一经签订，既要组织实施，分解任务，对合同的实质性规定进行交底，督促、提醒相关部门按合同的规定履行职责。合同管理部门往往不是合同履行的业务部门和技术部门，但它又确实是合同履行的积极推动者和组织者。在合同履行中，既要积极行使权利，又要主动履行义务。

2. 合同的变更。合同变更可以是任何形式，如果是口头的，应该要及时补充建立书面形式，即使因为实际情况难以让合同对方完备手续，合同管理人也应该要做详细说明。

六、合同管理的技术运用

可以结合目前的软件对合同进行管理。比如将合同扫描成电子文档以进行保管，利用电子表格的形式建立台账等，把合同管理落实到实处、细处。

以上只是根据个人在合同管理上的经验总结的几点，但实际上的合同管理还不止这些，还得需要我们合同管理的“当事人”自己去开动脑筋，想出适合所在单位实际情况的一套思路，实现真正的合同管理。