关于合同管理的几点建议

南方国际是一家民营企业，它是新生的，有着太多优越的条件，它应该更加有朝气，更加多的生命力。虽然到写这篇文章的时候，我来到这里才刚刚20天。我有很多想跟公司说，希望它的成长能有我的一份努力，我也愿意做它的基石。

合约管理是一项系统性的工程，它贯穿于整个公司运营管理的中间。合约它约定了双方的权利与义务，对外是公司之间合作的基石；对内是公司每个人工作的依据。希望公司能够重视。针对2012年10月17日公司下发的《管理制度汇编》条款中的内容，我有如下几点不能完全理会，写出来以供大家来探讨：

1.合同经办人的职责与合同管理岗位责任人的职责。

1.1合同经办人根据《管理制度汇编》中第二篇第五章第五条，合同经办人是有投资部经

理根据合同性质进行指派的。

1.2合同管理岗位责任人是公司委派的，只有在“工程签证”部分看到有关的责任。

1.3他们的职责如何区分，大部分的责任都是合同经办人在履行。

2.新的工程项目，改造项目，采购项目

2.1新项目的设立的批准。只有新项目批准执行之后，才可能根据新项目的内容金额履行

招标及询价工作。

2.2如果是由总裁指令而产生的新项目，属于工程类（包括建设、改造项目）的交投资部

执行，如果不是总裁指令而是由项目需要的，则由投资部起草新项目（采购）申请书，要求总裁批准。

2.3新项目批准后则按照“招标及询价”流程进行。

3.招标及询价流程

3.1招标岗位责任人在招标及询价流程中并没有体现出作用来，所有的责任人都是“投资

部常务副经理），这样的话招标岗位责任人的职责就无所谓了。

3.2流程中，在制定好招标文件后就应该报总裁批准了，之后再发出招标文件，评标等流

程。如果制定好招标文件，马上进行报名，再报总裁批复，是否可能导致总裁如有修改意见，招标文件作废的情况发生。

3.3在制定招标文件中我认为应该有设计部、工程部、预算部及投资部参加进行制定招标

文件。各个部门职能的划分：a）设计部-根据施工图纸提供图纸目录，设备的技术参数，技术交底并编制业主要求文件；b）工程部-根据施工现场环境提供施工界面划分，临水临电的组织需要投标人了解的现场情况；c）预算部-根据设计部提供的图纸制作标底；d）投资部-负责招标文件的编制汇总，组织发表评标。

3.4审核招标文件应审核如下几点:a)是否有技术要求；b）是否有设备参数；c）确定招标

方式（邀请招标or公开招标）；d）图纸目录是否齐全；e）是否有标底；f）招标文件是否齐全等。

3.5我建议的招标流程（公司自行招标）：新项目申请书制定招标文件审

核招标文件报总裁审核发招标文件接收报名开标评标确定中标人报总裁审核展开合同谈判签订合同

3.6询价工作类同于招标。

3.7确定中标人后，由招标岗位责任人填写《合同签订申请书》总裁批准后交合同岗位责

任人，连同合同岗位责任人开展合同谈判，谈判结束，招标岗位责任人工作结束。

3.8《合同签订申请书》包括内容:a)招标文件；b）中标人投标文件；c）预算标底。

4.合同的起草谈判

4.1由于在制定招标文件时合同管理岗位责任人已经完成合同草稿的制定，所以在合同谈

判中主要是对中标人的中标价格给予明确，即是否可以优惠，结合中标人的投标文件与没有明确的工作职责中给予明确等问题进行洽商。主要负责人合同岗位管理责任人和投资部经理。

4.2谈判中按照第二十条的要求整理合同所需资料，负责人是合同岗位管理责任人。

4.3所有工作完成后，准备《谈判报告书》及合同文件，送审进行合同审核。

5.合同签订

5.1合同审核完成，按照《管理制度汇编》要求，签订合同，并进行存档。负责人合同管

理责任人。

6.合同履行

6.1合同流动档案-由合同管理责任人将a）招标文件（或询价文件）；b）中标人投标文件；

c）合同文件（副本）交给投资部资料管理员。

6.2工程部合同履行责任人完成第4项到第12项的文件后就流转给物业管理公司，存在2

个问题：

A）整个合同的执行期长达2~3年，那么施工期间的文件只有在工程部保存，是否利于管理，因为施工期间来往文件是合同存续期间的证明文件，以后发生问题起诉都

是证据。所以是否应该抄送给投资部一份用做存档。

B）一个流动档案由两个不同部门完成两个不同部门，保存的位置也不同。会造成流动档案不完整。

6.3合同款项支付

A）工程部负责对承包人工程进度审核，审核请款是否满足工程实际进度；

B）预算部收到工程部报送的申请款后，对工程量及价格审核是否正确；

C）投资部收到预算部审核结果后，依据合同条款复核确定是否付款；

D）投资部审核通过交财务部审核，

E）财务部审核完毕报总裁批准；

F）总裁批准后，由财务部反馈总裁审核结果给投资部，用做记录；

6.4工程签证

A）工程签证主要有2中，一是由业主提出的设计变更，是由业主主动提出的；二是由承包商提出；

B）针对这两种不同情况，有不同的做法，设计变更需要有《施工指令》承包商可以根据指令申请变更。承包商提出的，要先由承包商提出变更原因及费用，审核通过

后收到《施工指令》才可以施工。这两种按照公司流程走就可以。但需要明确《施

工指令》由谁发出。

C）变更发生后，变更工程量是否由“工程量变更经办人”签字确认后，预算部才可以按此审价。

7.项目结算

7.1项目结算由那个部门负责，由什么人负责；

7.2项目结算审核结束后，报谁批准；