合同台账管理办法

第一章总则

第一条为规范开发项目的合同台帐管理，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定，根据公司现行的合同管理办法并结合公司的实际情况，特制定本办法。

本办法为公司管理制度的组成部分，集团公司/项目公司各部门必须严格遵守。

第二条合同台帐内容是项目管理、投资控制的最基本的数据来源，也是合同款支付、合同履约管理的根本依据，因此合同台帐内容的准确是其最重要的因素。

第三条本办法适用于集团公司、项目公司对外签订的一切合同。

第二章台帐管理规定

第四条台帐管理分级及权责

4.1 合同台帐管理实行三级管控。

4.1.1 集团公司/项目公司各部门：集团公司/项目公司各部门应指定专人（可兼职），根据制度规定的部门权限，负责其职责权限范围内与其有关（负责签订、负责履约）的所有合同台帐（详见：附件1）的数据录入、更新等管理工作；项目公司各部门应按照集团主管部门的要求定期上报合同台帐或相关情况说明；

项目公司成本部负责“行政事业性收费台帐、工程施工类合同台帐、设备/材料采购类合同台帐”的管理、项目公司设计部负责“设计类合同台帐”的管理、项目公司营销部负责“营销类合同台帐”的管理、项目公司财务部负责项目公司所有合同台帐的管理。

4.1.2 项目公司：项目公司应指定部门/个人（一般为财务部门人员）负责所在项目公司合同台帐的管理工作定期进行核对、考核；项目公司应按照集团财务管理部的要求定期上报合同台帐或相关情况说明。

4.1.3 集团财务管理部：负责每季度对集团公司/项目公司各部门的合同台帐的管理工作进行指导、检查、评价。

4.2 项目总经理为所属项目公司负责开发项目合同台帐管理的第一责任人；项目公司各部门负责人为其部门负责合同台帐管理的第一责任人。

4.3 项目公司各部门负责对各自分管范围的合同台帐进行管理（信息录入、数据更新）；项目公司指定部门/个人（一般为财务部门人员）应在每月初对各部门的合同台帐进行检查，并对各部门的合同台帐管理情况进行评价（出具书面评价报告）；

集团财务管理部应每季度对集团公司/项目公司各部门的合同台帐进行指导检查，并编写检查评价报告。

第五条合同台帐内容

5.1 合同台帐：应包括《项目合约规划》（在初步设计、项目开发进度计划经确认后，由项目公司成本部牵头编制）、《项目合同台帐》、《合同主要内容及合同付款执行情况统计表》等3个表单。

5.2 项目合同台帐：包括“合同审批状态（由负责合同签订的部门录入与更新）、合同编号（合同编号原则详见合同管理制度的规定）、合同名称（合同名称应完整、准确，杜绝省减）、合作单位名称、合同主要内容、合同付款情况、合同履约情况”等内容。

负责合同签订部门在定标审批完成或直接委托审批完成后开始录入合同编号、合同名称、对方单位等基础数据，其他相关部门在签收生效合同后录入合同编号、合同名称、对方单位等基础数据；合同金额、合同付款、结算金额等数据由《合同主要内容及合同付款执行情况统计表》中链接。

5.3 合同主要内容及合同付款执行情况统计表：在合同生效后，根据生效合同内容录入基础数据；竣工验收日期、结算完成日期、结算金额、付款执行情况等内容在合同履约过程中根

据实际情况录入。

第三章其他规定

第六条合同签订主管部门在合同生效后二个工作日内，应按照规定向相关部门（管理部门、履约部门）移交合同原件或合同复印件（含合同电子版）；相关部门应在签收移交的合同原件或合同复印件后的当天完成合同台帐数据的录入工作。

第七条合同台帐管理人员，有权对合同内容及所附资料进行审查。发现程序不对、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订部门采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履约合法有效。

第八条集团公司、项目公司可根据合同台帐管理情况评价报告，对相关部门进行奖罚。