关于规范合同管理工作的通知

各部门：

为进一步规范合同管理工作，明确职责，综合管理部作为公司合同的归口管理部门，结合公司实际，针对合同管理的工作程序作出以下解释:

一、合同制订

1、合同的承办部门，承担合同立项、选商、谈判、合同文本的起草和修改、合同审查过程中的流转和催办以及合同履行等工作。

2、承办部门起草合同前应完成合同立项审批，说明拟签约合同的名称、签约单位、预计合同金额、合同内容、投资计划和费用预算等情况，报本部门、本单位业务主管领导审批。

3、承办部门起草合同后交由综合管理部，合同管理人员统一将合同文本及相关资料送交律师事务所进行法律层面的审查。

4、对于需要以技术或商业层面事项为基础方能确定合同条款的，综合管理部协调经办人及律师事务所进行对接，共同讨论合同条款。

5、律师事务所对合同文本在法律层面审查后，出具书面法律审查意见，并报送综合管理部，合同管理人员复核后将律师事务所审查意见返回业务承办部门进行修改和完善。

6、承办部门根据律师事务所审查意见修改合同文本，并将修改后的合同文本报本部门和单位主管业务领导，财务总监审核后，报请总经办提交董事会讨论决定标准合同。

二、合同管理

1、通过审查批准后的合同，由综合管理部发放合同编号，办理合同签字和合同专用章的用章手续。

2、公司合同专用章由综合管理部指定专人负责保管和使用，综合管理部合同管理人员负责安排合同盖章并建立合同登记台账。若出现印鉴管理人员不在岗的情况，则任何人不得私自取用印鉴，特殊情况须报请公司法定代表人批准。

3、合同经双方法定代表人或授权签字人签字并加盖公章后，业务承办部门将合同中规定我公司指定份数的正式合同原件报送综合管理部合同管理人员。

4、在合同订立和履行过程中所形成的各种不同形式和载体的与合同有关的凭证或资料，合同承办部门应当提交综合管理部存档。合同档案资料包括但不限于：

4.1合同订立和履行过程中形成的项目建议书、资信调查报告、可行性研究报告、备忘录、确认书、协议、批准书、担保书、委托书、公证书、来往电文、正式合同文本、律师审查意见和相关审批资料；

4.2有关合同修改、补充、变更、中止、转让、解除和调解、仲裁等资料；

4.3综合管理部认为有必要保存的其他资料或证据。

三、现公司标准合同版本：

《战略合作协议》、《城市合伙人协议》、《业务合伙人协议》如各部门需要者统一在综合管理部领取。

自本通知下发之日起，如出现不遵守上述规定的行为，一经查实，公司将对相关责任人给予纪律处分，给公司造成经济损失的，追究其赔偿责任。

以上规定请有关人员认真执行。

特此通知