青岛麒龙科技发展有限公司
通知
文件编号：青麒综合[012]005
制定日期：2012年3月5 日
收文：各公司、各部门
副本：戴总
发文：财务部、综合部
事项：关于合同履行管理办法的通知
说明：
《合同履行管理办法》已于2012年2月25日由公司办公会议通过，现予公布，自公布之日起施行。自本办法公布之日起三日内，公司各合同履行部门应将该合同履行部门核对人员名单以书面形式报综合部和法务部备案。合同履行过程中合同履行部门核对人员名单如有变更，应自变更之日起三日内将变更人员名单以书面形式报综合部和法务部备案。
合同履行管理办法
为了规范各分公司、各部门合同履行流程，加强合同履行的管理和监督，防范合同履行中存在的法律风险，制定办法。
一、合同履行管理的基本要求
生效的合同对于合同各方均具有法律约束力。如果合同方不按合同约定履行义务，就要承担相应的违约责任。因此，合同履行管理的基本要求为：
1、我公司严格按合同约定履行，做到我公司一方不违约；
2、督促对方按合同履行其义务，如对方在履行中有不符合合同约定的行为，要密切关注，及时做出反应，固定对方违约的证据，为以后处理合同纠纷做准备。
二、加强合同履行管理的方法
合同履行部门、财务部、法务部等部门都应当按下列要求做好各部门的合同履行管理工作。
(一)我公司为履行合同所做的工作，都要留有记录或者证据。
如：支付款项的，应通过银行转帐支付，在原始凭证上应写明款项用途及对应的合同编号等；交付货物的，应索取正式的收货凭证等。
(二)及时发出催告和异议
催告一般是用来催促对方按合同履行其义务，同时，催告也是进一步采取某些行动的必备前置程序，如有些情况下解除合同，必须经过催告。而异议一般是在接受对方交付的情况下，发现对方的交付不符合合同约定，如接受对方交付的货物后发现质量不符合合同约定，则应及时向对方提出书面异议。
提示：在合同履行过程中，建议重要的事项、催告、异议等以书面形式作出，以便有据可查。
(三)及时收集和保存证据
合同履行过程中，合同各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据，合同履行部门负责对合同履行每一环节形成的书面材料完整保存，如果相关材料发至其它部门，应及时转交合同履行部门存档。
在合同履行过程中，对于我公司已经履行事实以及对方违约的事实应当及时收集证据，同时，如果我公司一方不慎违约了，应尽量避免被对方掌握证据。对我公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式两份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，我公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
(四)建立信息汇报反馈制度，及时处理异常情况。
合同履行中的一些问题，其实很多是法律层面的问题，技术性与专业性较强，合同履行部门应当慎重对待，并及时与法务部沟通和联系，由法务部参与处理前述问题。我公司应当建立信息汇报和反馈的制度和流程，以便及时发现问题，作出相应的处理。
(五) 合同履行过程中，法务部负责监督、检查合同中相应条款的具体履行情况。
法务部监督、检查合同的履行情况，一般采取普查和重点检查的方式。检查内容主要包括三方面：一是看合同各方是否按合同约定进度全面履行合同，督促各方严格履约；二是看履行过程中是否存在合同数量、交货期限、付款等方面变更情况，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况；三看是否存在违约情况，这是监督检查的主要工作。
各部门应当积极配合法务部的监督检查合同工作，并指定专人负责该项配合工作。
（六）合同履行完毕后，对所遗留的问题，合同履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的问题，应当立即报告我公司领导，由我公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。
三、合同履行管理的具体程序
1、合同审批通过后，合同经办人应当多提交一份合同留存于法务部备案，法务部亦有权要求合同经办人留存一份合同在法务部；如有电子版合同，应同时通过RTX传至法务部。
合同审批通过时，法务部律师应当根据合同情况，向合同经办人提供合同履行所需的辅助文件，如订货单、送货单、验收合格单、收货确认书等。
对于重大、复杂或者合同金额50万元以上的合同，法务部律师应当于合同审批当日或次日以书面形式对合同主要条款进行总结、归纳，并对相关部门的相关人员进行合同交底；在对合同的相关条款进行交底时，应当附有一式两份的简明书面说明，一份交给合同履行部门经办人，另一份由参与交底的人员签字确认后交还给法务部。
2、法务部律师应当将上述合同的内容填写在《合同履行管理一览表》（见附件1）。
3、法务部律师应当于合同审批当周的最后一个工作日内，向公司保
管公章的人员提供经法务部填写的《合同盖章情况核查表》（见附件2），公司保管公章的人员应当于1个工作日内根据《合同盖章情况核查表》核对、填写相关合同的盖章和收回情况，并签字确认。
对于经核对尚未盖章的合同，法务部律师应向合同履行部门负责合同履行管理核对的人员（下称合同履行部门核对人员）提供《合同盖章情况核查表》，由合同履行部门核对人员核实合同未盖章的原因和情况，并在《合同盖章情况核查表》上注明事由并签字确认。
对于经核对作废的未盖章合同，合同履行部门核对人员应当于核对当日将未盖章合同及合同审批表交回法务部，法务部及时作废合同和审批表，作废的审批表归档于法务部。
合同履行部门经办人负责盖章合同（原件）的收回工作，公司档案室负责盖章合同原件（公司需留存两份）的保管工作。被保管的合同原件未经公司领导批准，一律不得外借。相关部门人员需要使用合同的，应当使用合同复印件。
4、法务部律师应当于合同审批日的下一周起每周的最后一个工作日内，向合同履行部门核对人员提供经法务部填写的《合同履行核查表》（见附件3），由该合同履行部门核对人员核查该合同履行部门核查日前尚未履行完毕合同的履行情况，该合同履行部门核对人员应当于3个工作日内根据《合同履行核查表》落实和填写合同履行情况，并签字确认。
对于合同金额50万元以上的合同，法务部律师应当对合同履行每一环节形成的书面材料进行检查，包括合同各方的往来函件、通知等文书，并指导合同履行部门人员如何收集和保存有关合同履行的证据。前述书面材料经法务部检查后，应当统一由档案室保管；如果前述书面材料属于财务部保管范围的，则仍由财务部保管。在对前述书面材料进行交接时，应以同一个合同为单位进行交接，由合同履行部门经办人、法务部、档案室（或财务部）三方签署《材料交接明细表》（见附件4），《材料交接明细表》一式三份，各方各持一份。相关部门人员需要使用前述书面材料的，应当
使用复印件。
5、合同履行部门核对人员落实合同履行情况后，法务部律师按照下列原则进行处理：
⑴对于合同履行情况涉及财务部的，需向财务部提供《合同履行核查表》，由财务部专人负责核查和填写情况，并签字确认；
⑵对于不按照合同约定履行的情况，应当进行进一步核实原因和情况，并按照本管理办法第一条、第二条的规定采取相应措施。对于重大违约情况，应当及时向公司主管领导汇报。
⑶对于正常履行且无问题的合同，本次核查工作完成。
6、法务部应当将每周核查情况如实记录在电子版的《合同履行管理一览表》中，并将每周核查完毕的表格存档。
7、对于履行完毕或合同期满、终止、解除的合同，合同履行部门应当及时与法务部、公司档案室、财务部等部门办理归档手续。法务部每月月底应将履行完毕合同的《合同盖章情况核查表》、《合同履行核查表》交予档案室归档，并由双方签署《材料交接明细表》，《材料交接明细表》一式两份，双方各持一份。
四、经济处罚
合同履行部门人员或其它部门人员违反本管理办法规定的，由法务部向公司综合部出具《关于违反合同履行管理办法的通知书》（见附件5），由公司综合部请示相关领导后，由公司综合部按照下列标准对相关责任人员进行相应的经济处罚：
1、违反本管理办法规定，未给我公司造成经济损失的，综合部应当给予经济处罚，处罚上限不超过人民币1000元；
2、违反本管理办法规定，给我公司造成经济损失（包括但不限于诉讼费、律师费、合同对方根据合同追究我公司的违约责任等）的，综合部应当根据具体情况（包括合同金额、我公司违约责任等情况）另行给予经济处罚，处罚上限不超过合同金额的10%；
五、赔偿责任
合同履行部门人员或其它部门人员违反本管理办法规定，给我公司造成经济损失（包括但不限于诉讼费、律师费、合同对方单位持有先盖章合同追究我公司的违约责任等）的，相关责任人员应当向公司承担全部的赔偿责任。
六、对公司离职人员经手合同履行情况的审查制度
公司职工离职时，公司综合部应向法务部提前核实该职工经手的报审合同的履行情况。如果该职工经手的报审合同存在违反本管理办法的情形时，综合部应当在该职工接受相应经济处罚和出具同意承担全部赔偿责任的书面文件或承担全部赔偿责任后，为其办理离职手续。
特此通知。