合同归档管理制度
1.目的
为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司各类合同的管理。
3.职责
3.1 行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；
3.2各部门是本制度执行的责任部门。
4.合同分类管理
5.合同编号
5.1编号规则
HSNE — XXXX — X — XXXX
文件编号
企业代码年份流水号
5.2文件编号
6.归档管理
6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；
6.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；
6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；
6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。
7.借阅管理
如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。
8.交接管理
各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。
9.本制度由行政人事部制定，于2017年月日生效。
XXXXX有限公司 2017年月日
合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目
录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部 必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同 借阅申请单》）。 7.交接管理 7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》； 7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》 合同借阅申请单 注：1.此申请单由合同借出部门存档； 2.合同借阅归还后此单交还借阅人； 3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单
合同管理制度试行版 为了规范公司的合同拟定、审核、签订、监督合同履行及合同文本管理特制订本规定。 一、合同签订形式要件要求 （一）对外发生经济往来需签订合同的，必须签订书面合同，书面合同未签订生效之前不得实际履行合同约定内容。 合同签订后，任何对合同的修改、补充、变更或提前终止合同等也必须采取书面形式。 （二）合同带有附件的，应在合同中写明附件的名称，合同附件应与合同约定的内容一致； （三）书面合同必须以双方盖章及各单位时任总经理签字为必备条件，要求合同相对双方使用法定用章盖章（法定用章包括公章、合同专用章）（四）合同盖章时，除应在合同落款处盖章外，必须同时盖骑缝章，骑缝章应保证完整，并应覆盖合同及附件每一页； （五）合同内有手写内容或对原有条款进行手动修改的，该部分必须由双方盖章予以确认；应保证双方持有版本均进行了修改，不得出现部分合同进行了修改、部分合同未修改的情况； （六）签订合同必须严格按照公司的审批制度，合同按授权经各级财务、法务及相关部门审核并由授权领导书面批示同意后才能盖章履行。 （七）应要求交易对方先行盖章，各单位尽量不先行盖章。 二、合同签订实质要件要求
（一）应严格审核交易对方主体资格、履行合同能力、信用情况等，应当查看对方的营业执照和企业参加年检的证明资料，不能仅凭其名片、介绍信、工作证、公章、授权书、营业执照复印件等证件确认其签约资格，必须时，各单位应从工商部门直接调查相关材料。 （二）签订合同名称与合同内容必须一致，合同条款应详细、规范、完备，公司已经下发合同范本的，原则上应使用公司合同范本签订合同，特殊情况使用非范本的，须经法律顾问审核。 （三）公司签订的合同除其他必经程序外须经法律顾问审核，合同审核授权及流程按公司相关规定执行。法律顾问对合同内容有实质性异议的，应尽可能进行修改，无法修改的，由授权领导根据实际情况决定是否签订合同。 三、合同拟定 （一）各业务及职能部门应以公司合同范本（由公司法律顾问拟定的，经公司有权领导批示后，由业务和职能部门在对外业务中使用的合同文本）为版本对外进行业务洽谈。业务部门根据合同谈判具体情况将有关约定的业务内容填写在合同范本中预留的空格处，对合同范本相关条款进行修改、删减或增加的应在合同范本的特别条款中进行约定。 （二）公司暂无合同范本的 各业务及职能单位应草拟合同文本，法律顾问应给予法律方面的指导和协助，但业务条款应由业务部门明确。 （三）重大项目，法律顾问应参与谈判、进行调研并负责拟定相关合同，对于法律顾问未参加谈判、进行调研的，谈判与调研人员应对法律顾问提交纪要、报告及资料的真实性全面性负责。
文件编号：IPT/AD-CON-01 有效版次：第A版，第1次修改 受控状态： 江西智动科技股份有限公司 合同签订管理制度 拟制：日期：2016.08.30 审核：日期： 批准：日期： 发布日期：2016年09月01日实施日期：2016年09月01日
第一章总则 第一条为加强公司合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。 第二条本制度适用于公司对外签订的各类合同。 第三条职责分工 （一）综合管理部：负责监督、指导公司各部门的合同签订管理情况； （二）公司各部门：按制度要求进行合同的签订与管理。 第二章合同的签订 第四条签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对 本企业负责。 第五条签订人在签订合同之前，必须要认真了解对方公司及当事人的情况。 第六条签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。 第七条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。公司合同一律盖合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务 章或业务章。除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由 我方所在市任命法院管辖。 第八条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、谋取私利，一经发现，从严惩 处。 第三章合同的审批 第九条合同在正式签订前，必须在合同审批通过后方能正式签订。 第十条合同审批流程如下： （一）打印合同合规单，按要求填好合规单后交至总经理与董事长审批（遇到总经理或董事长出差的情况，可走“钉钉”审批）； （二）将审批通过的合规单附在打印好的合同上送至合规部，由合规部签好审批意见及盖好合规章后，方可走“钉钉”用印审批；
合同管理制度 1.目的 为了规范公司合同的签订、加强合同的管理、规避合同中的风险，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本规定。 2.范围 本规定适用于公司合同包括销售合同、采购合同、施工合同，劳动（务）合同、服务合同等，所有以公司名义签订的合同。 3．引用/应用标准 《中华人民共和国合同法》 4．术语和定义 经办人：合同中的委托代理人或合同事项的负责人，如项目负责人，业务员、采购员等，与对方直接接洽的人员。 5．责任部门及责任人 5.1行政人事部：负责公司合同模版的起草、编制、改版，定期对公司合同进行检查监督，及时发现并纠正合同中出现的风险；负责保管公司非经营类的合同（如劳动/务合同、施工合同、服务合同等）。 5.2经办人（业务员/采购员）：以公司的合同模版，负责合同前期的沟通衔接，保障合同签定后的履行。 5.3事业部负责人：负责对经办人（业务员/采购员）的合同进行评审，修改并代表公司签约；同时负责监督合同的履行、变更、解除等事项，对可能有损公司利益或造成公司损失的事项予以杜绝，同时每月所签定合同原件汇总上交到服务部。
5.4物资部：负责公司原材料和办公用品等所有物品的采购及合同的签订和履行，并负责保管公司采购类的合同。 5.5服务部：负责销售部销售合同的签订和履行，并负责保管公司销售类（包含其他事业部）的合同。 6. 管理要求与方法 6.1 合同的必要内容 1、双方全称、签约时间和地点。 2、产品名称、质量标准、单价(价格审批)。 3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。 4、付款方式及付款期限。 5、免除责任及限制责任条款。 6、违约责任及赔偿条款。 7、具体谈判业务时的可选择条款。 8、合同双方签字、盖章生效等。 6.2 合同的模版化管理 1、公司合同进行模版化管理，由行政人事部负责起草、修订、并送总经理审批后方可发行，发行后各事业部可依据最新合同模版进行订制化处理，在保障公司利益的前题下与对方签定正式合同。 2、模版化合同管理执行过程中，由于我方部分合同条款导致无法与对方成交的情况，经事业部负责人同意后方可变更或删除，经办人不可擅自变更，对于公司发行的合同模版中必要项目如需变更或删除必须由事业部负责报送总经理，经总经理书面同意后方可修改。 6.3 合同的评审与签定
教案： 合同法律风险的识别与防范 大家都是从事具体实务操作的专业人员，因此，今天的交流，不以纯理论的内容为主，而是针对公司的经营特点，准备了38个实践中经常遇到的具体问题，通过案例分析的方式，结合具体的法律条文，与大家一起了解司法实践中对这些问题是如何处理的，从而使大家再遇到这类问题时，或者办理法律事务过程中，可以提前预知法院的处理意见，做到知之知彼，未雨绸缪。 1、签订合同前应当尽职审查对方的主体资格 审查《企业法人营业执照》或者非企业法人的《营业执照》； 公民的身份证件 实践中应注意： 合同主体名称应当与公，与营业执照或者身份证件的名称一致。 案例分析 （1）合同主体身份辨认不清 甲的朋友乙是A公司的法定代表人。2004年3月，乙向甲借款十多万，出具了正式的借据，盖A公司公章，乙签了字。事后，乙拒绝还钱。甲把乙告上了法庭。乙辩称是A公司借款，因为上面盖得是A公司公章，他只是以A公司法定代表人身份签的字。法院以起诉主体错误为由驳回了甲的起诉。甲随后起诉A公司，胜诉，可A公司经营亏损，根本就没有偿还能力。乙虽然有房有车，但按《公司法》规定，公司的股东只以出资额为限承担有限责任。甲的借款，最终血本无归。 （2）对合同相关方的法律地位认识错误 A为大型跨国企业集团，实力雄厚。甲根据A下属子公司B发出的订单向B供应货物，并按照A企业集团整体的财务安排从母公司A处回收货款，收款一直较为正常。考虑到A的优良资信，甲与A的子公司B签订了一系列合同。两年后，甲获悉B经营状况恶化、即将破产，此时尚有大额出运货款尚未回收，遂向A追讨，A以其非交易合同主体为由拒绝还款，甲损失惨重。 （3）缺乏对合同主体资信情况的调查 某钢铁公司甲计划引进一套铸造设备，多家知名厂家的报价都在1千万美元以上，甲难以接受。某商人乙得知此情况后主动向甲报出500万美元的价格，保
合同如何归档范文 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同? 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序
合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序_合同如何归档。 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 六、副本合同向财务部移交程序 副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、
移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记本》 保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。 七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。 八、本管理办法由行政部负责解释。 档案论坛→『交流天地』→『咨询服务』→合同如何 归档？ 中国石油冀东油田公司 合同资料档案管理规定 第一章总则 第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面
合同管理办法实施细则
美轮集团有限公司 合同管理办法实施细则 (2017年制订) 讨论稿 目录 第一章总则 第二章合同管理机构 第三章合同的管理权限 第四章合同的订立 第五章合同的审核 第六章合同的签约权限 第七章合同的履行、变更和解除 第八章合同的检查 第九章合同的纠纷处理、 第十章合同档案的管理 第十一章奖惩 第十二章附则 第一章总则 第一条为加强公司合同管理，预防和减少合同纠纷，把风险控制到最低限度，切实保障公司合法权益，结合公司实际，制定本细则。 第二条本细则适用集团公司、集团公司所属各部门、各项目部在开发建设和商业、商务活动过程中的的合同管理工作。 第三条本细则所称合同、协议（以下简称合同）是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，
具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、监管合同、保险合同以及其它各类民事合同等。 第四条各部门和各项目部应建立健全合同管理制度，落实合同管理工作。 第五条签订和履行合同应遵守国家法律、法规和政府有关文件要求，坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。任何单位和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。 第六条公司合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。 第二章合同管理机构及职责 第七条公司设立合同管理领导小组，公司总经理任组长，负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；公司分管领导任副组长，各部门负责人为小组成员，协助总经理做好各专业合同管理工作。 合同管理领导小组负责合同管理的领导工作，主要负责指导有关合同管理制度的制订和监督执行，研究审定公司合同，审核合同管理奖、惩建议。 合同主办部门、管理部门和法律顾问在公司授权范围内履行合同管理职责。 公司的合同管理，实行合同综合部门管理、专业职能部门、承办部门和履行部门管理相结合的原则。 第八条公司集团办是合同综合管理部门，其主要职责是： （一）拟订合同管理制度并负责组织实施。 （二）对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。 （三）拟订公司合同范本，并推行使用。 （四）参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作 （五）审核公司对外签订的合同。
合同签订管理规定及流程 一、目的 规定签订合同的要求、对合同条款要求、签订合同的注意事项和审定合同的要点，以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。 二、适用范围 适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。 三、职责 行政人员和部门领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，并负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，部门主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。 四、内容 1、总则 与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性； 公司只认可书面形式的合同； 每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责； 合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员； 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。 2、定义 合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。 授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。 3、合同签订的主体 我方签订合同的主体视情况需要而定。 与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。部门主管
合同管理办法 为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。 一、分类管理 二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。 三、合同签订 1、合同草拟 合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。 合同条款表述的要求： ①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等； ②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号； ③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息； ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿 合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
北京万科工程合同管理办法实施细则 1.目的 为加强万科集团房地产项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，根 据《万科企业股份有限公司合同管理管理办法》，制定本实施细则 2.范围 本实施细则适用于北京市朝阳万科房地产开发有限公司各开发项目。 3.职责 3.1.万科集团总部财务管理部成本审算中心负责对本管理办法的制订、修改、解释、 指导、监督检查，北京市朝阳万科成本管理部负责实施细则的制订。 3.2.北京市朝阳万科公司负责签订、履行工程合同的人员（包括经办、审批、资料管 理等）贯彻执行本管理办法。 4.方法与过程控制（一般规定、合同订立管理、合同履行管理、合同档案管理、其 他规定） 4.1一般规定 4.1.1房地产开发项目工程类合同中，土建、安装、材料设备采购、装饰、园林环境、 勘测、检测、监理、造价咨询委托等合同必须严格执行本管理办法；土地、设计、 媒介广告类合同参照本管理办法的精神执行。 4.1.2万科房地产项目的工程合同管理必须遵循以下原则： 4.1.2.1合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的 权益能够依法受到保护。 4.1.2.2合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但 金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的 变更签证事项可另行办理。 4.1.2.3事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同 即先行施工。 4.1.2.4招标原则 本原则包括以下两方面含义： ◆采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方 式确定：（1）某项工程、产品业已经过万科集团审批确定了长期合作伙伴关系；（2） 某些政府垄断工程；（3）属于《万科集团工程招标管理办法》规定的适用情形，
市场中心管理制度 合同签订管理办法 第一章总则 第1条目的：为加强公司的合同管理，适应公司发展的需要，使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障公司在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，制定本办法。 第2条范围：本管理办法适用于市场中心所有对外关于产品的一切经济合同及附件、补充协议、承诺函等形式的书面文件。 第3条订立合同，必须遵守国家的法律、法规，符合国家政策规定，任何公司和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司得益。 第4条参于合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工，均负有保守合同秘密的义务。 第5条任何个人一律不得以公司名义对外签订担保协议或为担保行为。 第6条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。 第7条市场中心由部门经理负责合同有关法律条款、违约责任的使用、审核、指导，监督有关部门的合同订立、履行等工作。中心主任负责合同双方有关履行条款的审核、指导与审批，监督相关部门对合同履行与应收款的收缴等工作。 第二章合同的订立 第8条合同签订前必须由销售经理或部门经理以上与外界达成经济往来意向，经中心副主任与中心主任认可，协商一致后，订立经济合同。 第9条订立合同前必须了解、掌握对方的经营资格是否具备、营业执照是否合法、资信状况是否良好、经营场所是否稳定等情况，无经营资格和信誉、未经企业年检的单位不得与之订立经济合同。 合同签订前的谈判，是降低公司经营成本，控制公司经营风险的关键，谈判时必须掌握、控制合同条款的关键点： （1）对方有无该合同的签约资格，对方经办人是否有法人代表授权等。 （2）地点、规模、交货、费用的结算、支付时间要明确。
XX有限公司 合同档案管理办法 一、总则 为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。 二、适用 本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。 三、定义 本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对 外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件： 3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。 3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、 保险合同、租赁协议等。 3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。 3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。 3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。 3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。 3.7 其他具备合同性质的文件。 四、职责 管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责 日常合同档案管理工作。具体如下： 4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。 4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。 4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。 4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。 4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督 第 1 页共 5 页
精品文档 和抽查。 4.6 其他合同档案管理事宜。 五、归档 5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办 人员提交存档已经各方盖章之终版合同。 5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录 入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。合同档案管理员应于接收前对合同进 行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。 5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。 5.4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或 副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。 六、查阅 6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。查阅地点限于公司办公场所内。 6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。如 有复印必要，可进行合同文件的复印。 6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。 6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予 保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。 6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应 立即报告主管领导。 七、期限 常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密， 对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。 八、处罚 为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情 给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃
贵州企业制度 制度类型：合同管理类版次：第一版 制度编号：发放范围：全公司 贵州公司·合同管理制度(暂行) 第一章总则 第一条：为加强合同管理，规范管理程序，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定，结合企业的实际情况，制订《贵州美富力能源有发公司合同管理制度》（以下简称《制度》）。 第二条：各下属集团公司及其有关部门必须互相配合，共同努力，切实执行本《制度》，做好永茂企业的合同管理工作。凡违反规定操作而造成企业损失的，必须追究当事人责任。 第三条：本《制度》适用于一切由公司、各部门对内、对外签订的各类合同、协议等。 第二章合同洽谈 第四条：签订合同或协议前必须选择两家以上合作单位进行对比选择（特殊行业例外），本企业相关负责人须有两人以上参加合同或协议的洽谈工作。 第五条：公司行政人事部相关负责人组织拟定合同或协议，必须按照合同的基本要素来进行；如工程类合同必须按照：工程范围及工程价款、工期及质量安全要求、付款方式、违约责任、保修金及保证金的扣留等。 第六条：合同所含的条款必须能为企业减少损失和提高工作效率、质量，又能为合作方所接受。（注：如工程合同中按工程进度支付款项、乙方必须交纳保证金等条款） 第三章合同审核权限、审核流程
第七条：非工程类的合同或协议，须由公司财务部、法律顾问和其他相关部门召集会议商议，进行审核和修改，在上述部门负责人在合同审核表上签字后，按照合同金额大小报上级领导审批： 第八条：公司合同或协议的审核权限及流程： 注：由公司总经理最终审核签字后生效。 第四章合同订立管理 第九条：合同审核必须认真履行审查义务，了解对方当事人的情况，包括：对方单位是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或其委托人及其相应代理权限等。既要考虑本方的权益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签合同有效、有利。 第十条：签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则，经审核同意签订的合同，应当由合同归口管理部门进行编号审核流程进行签订，并加盖企业印章。第十一条：在工程合同审批过程中，因工程工期等紧急、审核人员出差或其他原因不在公司的情况下，可由公司相关负责人将工程合同直接总经理签字生效，免除中间环节，提高工作效率。 第十二条：对于重要合同，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需公司先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同文书加以控制，防止对方当事人任意增减、修改合同条款和内容。
附件: 西电三公司合同授权签约管理办法 为进一步加强和规范企业授权委托管理 明确企业领导及分管领导签约责任和权限 提高自我约束和风险防范能力 依据国家有关法律法规及《陕西省电力公司合同管理办法》等相关规定 制定本办法。 第一条本办法所称授权委托是指企业法定代表人授权委托企业负责人或者经办人在授权范围内以西电三公司名义或法定代表人名义行使职权或办理企业有关事务的法律文件 是被授权人或受托部门的权利证明。 第二条企业法定代表人 经理 和部门负责人 依据职责对外签订合同 其他人员需取得授权、依据授权对外签约。 第三条订立合同实行授权委托制度。合同由下列人员签署 、经理 经理是企业法定代表人 对外签约第一责任人 代表本公司在合同上签字 或签发授权委托书委托代理人签字。 、其他公司领导 依据分管管理权限范围签订合同。 、部门负责人 企业所属部门负责人 正职 可以在规定权限内签订合同 并可办理转委托 委托其副职签订合同 受托副职不得再行委托。 、超过签约权限范围 需经经理批准 由公司行政办公室按照一事一委托的原则签发授权委托书 无委托书的不得对外签订合同。 第四条企业合同标的金额人民币 万元以上销售合同、技术合同或者材料、设备采购合同由法定代表人签发授权委托书 被授 权人签订合同。 第五条根据授权管理权限签字的合同文本由企业印章管理部门盖章。
第六条涉及资产转让、重组、改制等合同、协议的签订须持有授权委托书。 第七条合同一般授权签约范围 、法定代表人 签署的重大合同和协议。 、其他公司领导 对经公司合同审核完结的标的 万元以下的一般业务合同 代表企业直接签署。 、业务部门根据专业需要 由法定代表人授权在一定期限和范围内 代表企业签订专项业务合同 万元以下的小额销售、零星材料采购、零星设备及配件模具采购、技术转让等 。 、特殊临时单项事务合同 部门负责人经公司批准 根据公司授权委托签订合同。 第八条未取得授权、超越签约权限对外签订合同或合同有章而无人签字、有签字无章、有章但签字人未取得授权均为无效代理 企业不予认可并不承担其中所设定的各项义务 资金结算部门不予结算。其法律责任由经办人自行承担。 第九条授权委托办理程序 企业各职能部门 以下简称申请人 办理授权委托书应执有效文件 向法律部门提出申请 由法律部门制作授权委托书 并送法定代表人签发。 第十条办理授权委托书申请人应向企业法律顾问提供以下文字资料 由企业法律顾问审查符合条件的 办理授权手续 不符合条件的 应说明情况并要求经办人补充。 附有合同文本的企业合同审核会签表或者审批表。 能够证明需授权委托的文件及由法定代表人批准同意的有效文件。
合生创展集团有限公司 合 同 管 理 办 法 （试行） 二零一零年二月
目录 第一章总则 (4) 第二章合同管理 (5) 第三章合同签订 ................... 错误!未定义书签。 第一节合同起草 (6) 第二节合同报审及审批 (9) 第三节合同审批模式 (15) 第四节合同修改、定稿 (17) 第五节合同复核、打印 (19) 第六节合同签字、盖章 (20) 第七节合同注销、补签及补充合同 (22) 第四章合同履行跟踪 (24) 第一节合同履行跟踪部门及跟踪人 (24) 第二节合同履行跟踪及跟踪资料 (25) 第三节合同的变更、提前终止和解除 (28) 第四节合同纠纷处理 (30) 第五节合同终止 (33) 第五章招标合同 (33) 第六章合同范本 (36) 第七章合同信息化管理 (38) 第八章合同的档案管理 (41) 第九章合同监管 (43)
第十章附则 (44)
第一章总则 第一条制定宗旨 为加强集团合同管理，明确合同管理的职责和权限，防范合同风险，维护集团合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规，特制定本管理办法。 第二条适用范围 本管理办法适用于合生创展集团（下称集团）在经营管理活动中，对外与其他自然人、法人或其他组织之间签订的旨在设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同。 集团包括：集团按管理架构设立的不具有独立法人资格的总部、片区（地区）公司、项目公司、集团在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司及集团在境外注册的公司。各专业集团(指商业地产总部、物业管理集团、酒店管理集团等) 应参照本办法执行。 第三条合同概念界定 本管理办法所称合同，包括具有书面形式的合同书、协议书、补充合同书、补充协议书以及具有设立、变更、终止民事权利义务关系性质的意向书、备忘录、会议纪要、信函等（不包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件的形式）。 第四条合同签订原则 集团签订合同应当遵循以下原则： （一）符合集团经营发展战略目标和发展方向； （二）符合国家法律、法规以及集团管理制度； （三）有利于集团的利益，维护集团合法权益； （四）优先使用集团合同范本库内的合同范本。
合同签订流程及管理办法 为规范公司合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，合约部起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。 一、合同签订审核流程 1、公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同，参与合同谈判，组织会 签；参加对合同履行的评价。 2、工程部负责审核工程合同的各项技术条款； 3、合约部负责合同的商务条款，确认待签合同与审批调整建议的一致性； 4、财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款。 5、其他部门审核本专业所有合同的技术条款。 二、合同执行部门负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括： 1、合同名称； 2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话； 3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章； 4、合同签订日期； 5、标的（内容）； 6、数量、质量； 7、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）； 8、履约方式、地点、费用的承担； 9、违约责任（甲乙方权利和义务）； 10、生效、实效条件； 11、争议解决的方法； 12、合同的份数及附件； 13、保密条款（视合同性质需要） 14、合同负责或主办部门填写《合同审批单》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批； 15、合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
三、各部门合同审核的重点如下： 1、合同执行部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款； 2、设计、工程、营销部门，审核合同的相应技术条款； 3、合约部审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款； 4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款； 5、最后提交法务部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。 四、合同的签署和盖章 1、合同原则上由对方先签字盖章； 合同按照规定审批顺序全部完成后，由合约部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续； 2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档，合同副本复印件交财务部、合约部及合同执行部门留存使用；（原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外） 3、合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。 4、合同执行过程中，合约部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数； 5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。 五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式： 1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式； 2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更； 3、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。
1 合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 合同类别 管理部门 备注 原件 复印件及扫描件 业务类 行政部 行政部、合同签订部门 合同最好一式三份以上， 签订部门保留一份 技术类 行政部 行政部、技术部 财务类 财务部 计划财务部、合同签订部门 人事类 人力资源部 —— 分/子公司保留原件，集团 人力资源部保留复印件 其他 行政部 合同签订部门 合同最好一式三份以上， 签订部门保留一份 注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。 5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部 必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；
1.目的：为预防和减少合同纠纷，保障公司合法权益，公司将陆续出台相关合同管理制度加强合同监督管理。 2.适用范围：山西***集团各部门和各分、子公司，依照《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，对外签订明确双方权利义务的书面合同，适用本制度。本次制订制度适用范围包括签订生产经营采购合同、项目建设合同、临时增补业务合同及合同档案管理工作。 3.总则：山西***集团各部门和各分、子公司应建立健全合同管理制度，认真落实合同管理工作。任何单位和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。公司合同的管理、主办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。 4.细则： 4.1合同管理机构设置：公司的合同管理，实行集团管理部监督，各分、子公司具体实施管理的原则。合同管理由主办部门管理与专业职能部门审核相结合的原则。 4.1.1集团管理部是合同管理、监督部门。其主要职责是： （一）拟订、完善合同管理制度并负责组织实施。 （二）对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。 （三）参与重大合同、重要合同的可行性研究、招标、谈判和文本起草工作。（四）审核公司对外业务签订的合同。 （五）对超出分、子公司合同签订额度权限的合同进行审批。 （六）其他应当由合同部门承担的职责。 4.1.2合同主办部门是指经公司相关规定流程后，负责发起合同签订的部门。其主要职责是：
（一）牵头组织合同的拟定。 （二）依公司相关规定具体负责合同的订立、变更和解除。 （三）负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。 （四）在法律专业人员指导下起草合同文本及处理合同纠纷。 （五）建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。 （六）严格按照合同约定履行合同，防止合同纠纷的发生。 （七）负责合同的变更或解除。 （八）其他应由主办部门承担的职责。 4.1.3技术支撑部门合同管理职责： （一）是指合同项目所在部门或实际负责合同履行的部门以及需要提供业务支撑的部门。 （二）负责合同技术内容审核。 （三）负责确认合同标的配置符合公司市场前景的需求，未来可能会给公司带来良好的收益，与相关行业规定不相矛盾。 4.1.4集团专职法律人员合同管理职责： （一）参与合同管理制度的制订，提出专业建议和意见。 （二）负责合同内容条款审核。 （三）会同合同主办部门参与合同纠纷、案件等处理。 （四）对合同管理的相关人员进行法律知识培训。 4.2合同签订流程：合同主办部门拟定合同草案后，经专业职能部门及人员审核后，根据合同审核流程限额，提交集团管理部审批后，总经理签字并盖章，完成合同签订。（附件1：合同审核流程） 4.2.1合同草案拟订： （一）基本条款：合同订立前，合同主办部门应从以下方面对合同相对方的主体资格、资信状况及合同内容进行调查和确认： 1)合同必须以书面形式订立，合同的格式应符合有关法律法规和规章的规定。以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认或在合同中注明传真有效等字样。 2)合同相对方的主体资格应合法，具有相应的履约能力和信用，必要时应要求
《采购与合同管理》培训 计划方案 设备管理部合同管理业务 2018年5月
培训内容及安排 《采购与合同管理》是涉及公司物资保供管理的重要课程，必须配合充分的对业务人员进行教学学习，同时也是培养业务人员职业素养和岗位工作能力、激发学习兴趣、树立创新思想必不可少的环节。《采购与合同管理》培训以贯彻落实“以服务为宗旨，以保供为导向”的原则，以岗位培养目标为依据，以现代采购业务操作规程为准则，使学员接受与采购与供应运作过程相关的职业和技能的训练。 基于企业采购与供应业务流程（工作过程）的《采购与合同管理》课程培训，通过对采购与供应管理中的典型采购方式之招投标采购训练，培养学生的逻辑思维能力，理论和实践相结合。通过本培训，要求学员对采购工作的实际案例、收集、整理与分析，真正解决相关案例中的实际问题，提高独立业务操作和解决问题的能力。 一、培训内容 根据培训目的，结合《采购与合同管理》课程特色，本次培训主要分采购与合同管理两部分，重点项目为定点订货方式、对采购物资的ABC分类、招标采购组织与实施、供应商的选择与评估、采购绩效评估、采购谈判与合同的签订6大项目，总课时4学时。根据所给资料（详见附件1）完成。 二、任务安排： （一）培训要求 1、根据培训内容的要求及每班人数合理安排分组，每小组20人。 2、学员应在培训安排表给出的时间内以实例分析与讨论形式与讲师互动完 成相应的培训任务。 3、培训在指定时间请自带笔、计算器、草稿纸等工具到指定教室。 4、统一指导时间安排之外，亦可由各专业科室自行为对培训内容进行讨论 分析。 （二）培训训指导老师安排
培训指导教师：崔伟 主要职责：培训任务讲解、作业批改、方案评分等。培训指导教师要根据进程表定期到教室进行讲解和指导。 （三）培训进程安排 《采购与合同管理》培训进程表 三、培训成绩评定 《采购与合同管理》课程培训的成绩由学员的培训表现进行评定，具体如下： 1、主要考查内容：培训态度、培训过程、培训成绩等。 2、成绩由两部分组成：平时成绩：40%，设计方案成绩：60%。 3、等级评定：成绩分为优、良、中、及格、不及格。 优(90-100分)：能认真完成培训计划所规定的要求。在培训过程中积极主动，虚心好学，严格要求自己。服从培训指导教师安排。培训过程中能充分灵活地运用所学的知识、技能，设计方案能够运用所学知识解决实际问题。具有较强的独立工作能力。 良(80-89分)：达到培训计划中规定的全部要求，具有一定的独立工作能力；设计方案质量较高；培训中无违纪行为。 中(70-79分)：达到培训计划中规定的主要要求，培训期间表现尚好，设计方案有一定质量，培训中违纪行为情节较轻，经教育能够改正。 及格(60-69)：达到培训计划中所规定的基本要求，但不够圆满，能完成设计方案，内容基本正确，但不够完整；培训中有违纪行为，经教育能够改正。 不及格(低于60)：未达到培训计划所规定的基本要求，设计方案马马虎虎或有明显错误、培训中有较严重的违纪现象。 平时成绩评定：培训指导教师将根据考勤记录及课堂表现给予平时成绩。 学生要严格按照培训讲解时间到课堂，积极主动完成培训作业。培训期间不能擅自离校。