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公司 合同管理规定
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1 第一章 总则 第一条 为加强集团公司的合同管理，规范经营行为，降低风险，维护集团公司的合法权益，特订立本制度。 第二条 本制度中所称的合同是指：集团总部、各项目公司与法人、自然人为进行经济活动与关联单位、个人签订的各种合同、协议。（不包括员工与公司签订的劳动合同） 第三条 合同管理是指：合同的预案审核、合同的签订、合同的执行、合同的监督，包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。 第四条 合同管理实行“统一管理、归口负责、授权签订”的原则，实行合同经办部门负责制，贯彻防范风险的原则。 第五条 本制度适用于集团及下属公司的合同管理。 第二章 合同管理部门 第六条 建立合同管理委员会： 主任：董事长 副主任：副董事长、常务副总裁 成员：综合部、财务部、金融部、地产部总经理或负责人。 合同管理委员会在综合部下设由律师和专职法务干事组成的法务室，设法务室主任一名。 法务室职能： 1、负责公司制式合同的制定和修改，并负责监督、检查公司制式合同的执行。 2、对公司签订的各类合同统一登记、编号并分类保管。 3、对各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；对合同订立、变更、 公司 合同管理规定 编 号：JSJT-XZ-000
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2 执行、终止等行为进行监督和检查。 4、制定及修改合同管理规定、合同审批流程。 第七条 合同经办部门/项目公司的主要职责为： 1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜，参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。 2、提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和行为合法性负责。 3、按合同签订的权限，报审报批合同。 4、履行已生效的合同，随时检查合同履行情况，及时向合同管理委员会通报履行中发生的重大问题及解决方案。 5、编制合同付款计划，按公司流程审批后报集团财务部。 第八条 重大合同、协议，需外聘法务人员参与，其主要职责为： 1、为公司提供法律咨询和建议。 2、对合同条款进行法律审核，参加重大合同的谈判、可行性分析及文件起草工作。 3、负责处理合同纠纷引起的法律诉讼、整理诉讼材料，拟定诉讼方案。 第三章 合同授权 第九条 由合同管理委员会授权的人员为受托人，有权代表公司签订经济合同；受托人必须严格按照授权范围行驶权利，超越代理权限对外签约无效。 第十条 受托人的主要职责： 1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿。 2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责。 3、对须报请上级领导审批的合同，说明缘由，提出本人意见并对本人意 公司 合同管理规定 编 号：JSJT-XZ-000
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3 见负责。 4、对所签订合同的履行负责，履行中发现问题应立即上报，同时积极想办法解决；对发生的合同纠纷负责处理或协助有关部门处理。 第四章 合同审核 第十一条 合同应由经办部门/项目公司及合同管理委员会相关领导进行审核。 第十二条 各级合同审核部门及人员必须在合同文本送达一个工作日内出具审核意见，不得拖延。在审核过程中如发现重大错误、遗漏或不妥时，必须进行修改或提出修改意见。 第十三条 合同审核的具体程序为： 1、首先由合同经办人对所报合同以及合同相关事宜进行自查和初审，并在此基础上完成合同草稿和必要的情况说明。 2、按合同审批流程审核报批。 第十四条 需重点审核的内容包括： 1、对方主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照，其登载的内容必须与实际相符。 2、经营范围：合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书。 3、代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人（负责人）身份证明、授权委托书、代理人身份证明。 4、履约能力：具有支付、生产、技术能力；必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力。 5、履约信用：重合同、守信用，无违约事实，未涉及重大经济纠纷或重 公司 合同管理规定 编 号：JSJT-XZ-000
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4 大犯罪案件。 6、合同内容： （1）合同内容是否符合国家法律、政策和本制度中相关规定。 （2）合同应具备的条款是否齐全、合理、严密。 （3）双方当事人的意思表达是否真实、一致，双方的权利、义务是否明确、平等。 （4）合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公司利益的条款。 （5）合同的经济效益：预计取得的经济效益和可能产生的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 第十五条 其他注意事项： 1、为了有利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼，应在合同条款中作如下规定：在符合法律规定的前提下，在签订合同时应尽量将诉讼管理辖权约定在我方住所地人民法院。 2、负责审核合同的人员，因工作失职、疏忽或循私舞弊、放任审核工作，致使不该签订的合同得到签订而给公司造成经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。 第五章 合同审批 第十六条 合同管理委员会主任为合同最终审批人。 第十七条 如遇特殊情况，由合同管理委员会主任授权可为合同最终审批人，同时需担负相应的责任。 第十八条 合同审批流程： 步骤 负责人及 审批 具备的权限 承担的责任 时间节点
步骤一 经办人 根据合同洽谈结果对发起审批的准即时 公司 合同管理规定 编 号：JSJT-XZ-000
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5 起草合同并发起审批 确性、及时性负责 步骤二 部门经理或 总经理 对合同的主体、业务内容、经济条款、金额、财务条款等进行审核，并签署意见 对合同内容的真实、准确性、可行性及专业标准负责 即时
步骤三 法务室主任 对合同的条款进行法律审核，并签署意见 对合同的合法性合规性负责 即时 步骤四 合同管理委员会副主任 批示 风险把控 即时 步骤五 合同管理委员会主任 批准 宏观把控 即时 注：合同经办人在合同审批完毕后，持合同到财务部加盖公司合同专用章，合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。 第六章 合同签订 第十九条 合同签订应遵循的原则： 1、合同签订优先采用公司制式合同的原则： （1）已制订并实施制式合同文本的，应采用公司制式合同文本；无公司制式合同文本的，由经办人负责草拟。 （2）政府有关部门有强制性规定文本的，可采用规定的合同文本。 2、签订合同的原则： （1）涉及金额在人民币1万元（含）以上的经济业务，都通过签署合同的 公司 合同管理规定 编 号：JSJT-XZ-000
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6 方式明确双方的权利、义务和经济责任。 （2）金额在人民币1万元以下，但由于牵涉到验收、保修等无法即时清结的情况，也签署合同。 （3）原合同价款、业务范围、付款条件、结算时间等重要条款需要变更的，以补充协议的方式予以明确。 3、事前签订原则：合同应在经济事项开始前签订。 4、招标原则：合同经办部门/项目公司应通过招标方式确定合同主体。 第二十条 签订合同的财务要求： 1、合同金额须按具体工作内容或项目、从数量和单价两个方面明确计算过程或提供明细清单作为合同必备附件。 2、合同付款时，要求对方开具合法税务发票。 3、采用转账方式结算；特殊情况下必须采取现金结算的，应事先按公司规定审批。 4、在合同中要明确收款银行和收款账号，收款户名须和签约方完全一致；如不一致，则必须在合同中增加委托收（付）款的条款。 5、合同金额必须是含税的，不得出现公司另外承担税金的条款。 第二十一条 签订合同必须内容合法、具体、条款齐全、权责明确、用语确切、手续完备、程序合法。 第二十二条 受托人签订合同，必须先办理授权委托，明确授权范围和权限，未经授权委托或超出授权范围签订的合同，由合同签订人承担责任。 第二十三条 集团各部门、各项目公司不得对外签订担保合同，对于确需担保的，必须经合同管理委员会批准，由委员会主任指定人员办理。 第二十四条 对于应订立合同而未订立合同的事项，追究相关部门/项目公司的责任。 第二十五条 任何人不得将公章、合同专用章或空白合同书借给其他单位 公司 合同管理规定 编 号：JSJT-XZ-000
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7 使用。 第二十六条 合同生效后，各有关部门/项目公司应妥善保存合同履行过程中的各种凭证：包括付款单、付款证明、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、发票等。 第二十七条 如需要公证的合同，由合同经办部门/项目公司负责人按照公证程序办理。 第七章 合同履行
第二十八条 合同依法成立后，即具有法律约束力，一切与合同有关的部门、公司和人员，应严格履行合同规定的权利义务。 第二十九条 合同交底：在合同签订生效之后，合同经办部门/项目公司负责向合同执行部门负责人作合同交底；合同交底内容为合同主体、合同主要条款说明、合同执行过程中可能出现的索赔事项等。 第三十条 合同执行负责人要随时了解、掌握合同执行情况，同时负责记录和监督对方合同单位的履约情况，保留好有关单据、信函等文字资料。 第三十一条 合同付款条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由我方财务部统一出具相应发票。 第三十二条 合同付款条款规定我方有付款义务的： 1、执行合同的各部门应依照财务部有关规定和合同具体约定，在合同签订后向财务部报送合同付款计划。 2、执行合同的各部门应填写《合同付款审批表》按公司规定审批流程，审批后报财务部，由财务部安排付款。 3、如合同履行中出现违约行为，合同执行部门应及时以书面形式反馈给合同经办部门/项目公司及合同管理委员会，由委员会进行违约处罚决议，由合同经办部门/项目公司负责与对方进行沟通确认，财务部在付款时扣除相应罚款。