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合同管理办法

第一章总则

第一条为加强公司对合同及诉讼事务的管理工作，维护公司的合法权益，根据有关法律规定和公司的具体情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司及各个控股子公司、分公司。

第三条公司设立法务部，作为管理与公司有关的各类争议、纠纷、诉讼事务、合同审核、其他有关法律事务咨询的工作机构。

第四条公司各职能部门及其控股子公司、分公司在对外经济、业务交往中，一律以书面形式签订合同、补充协议、变更协议、合同解除协议、合同终止协议等。

第五条本办法所称合同是指：指公司与其他单位发生民事权利义务关系且有书面记录的文本资料，包括但不限于合同、协议等。

第六条管理原则

（一）合法性原则：所有合同须符合相关法律法规及行业规定，使权益能够依法受到保护。

（二）书面原则：所有业务必须正式签署书面合同，以明确双方的权利义务，禁止口头承诺、私下交易。

（三）事前签订原则：合同应在业务交易发生前签署，禁止未签署合同即先行交易的行为。

（四）招标原则：公司规定必须采用招投标方式订立合同的，依据公司相关规定执行，特殊情形除外。

（五）利益明晰原则：合同应明确界定各方的权利和义务，杜绝模糊、歧义现象；合同中应明确约定合同价款、结算办法及付款方式等必备条款。

（六）先签合同后付款原则：财务部门必须依据签署的合同文本及和合同审批单办理付款手续，特殊情形除外。

（七）业务部门负责原则：业务部门作为合同的发起、签订和履行部门，对合同的全程负责。法务部、财务部门，与业务部门充分协作配合，履行各自在合同审查中的义务。

（八）持续跟进原则

合同发起部门对履行过程和问题，及时反馈至法务部，持续跟进以掌握合同进程和控制法律风险。

第二章合同审核机构

第七条业务部门、法务部、财务部为公司合同的审核机构。业务部门、财务部、法务部分别

负责合同的业务审核、财务审核和法律审核。各部门具体职责分别为：

（一）业务部门

1、规划合同标的年度预算、季度预算、月度预算；

2、对本部门需要签订的合同进行立项讨论，并保证合同签订其合理性。

3、负责合同相对方的资质、信用调查；

4、负责组织招投标或竞价工作；

5、负责合同初稿起草、办理合同审批、签字及用印手续；

6、需对合同审批中的签字或盖章的真实性负责；

7、负责合同的具体履行工作；

8、及时向法律事务部门反映合同的履行情况。

（二）财务部门

1、审核业务部门的年度预算、季度预算和月度预算并确保在预算范围内开展业务交易；

2、审查业务部门的立项文件；

3、审查业务部门的招投标文件；

4、审核合同业务的盈亏平衡点，出现亏损业务的，应提前预警；

5、审核合同价款的金额、结算及支付方式是否符合公司财务要求；

6、按照合同约定收、付款，对出现的超期应收账款及预付账款，应进行示警；

7、协同合同经办部门对供应商及客户的资信进行审查；

8、审核合同涉及的税务、发票或保险等事宜。

（三）法务部

1、法务部是公司合同监督管理的归口部门，负责合同监督管理和合同台账的建立；

2、审核业务部门提交的合同草稿，审查其合法性合规性，使其符合法律法规和公司制度的要求，并减小交易风险；

3、制定合同报审的流程及表单，如合同审批单等；

4、协助合同签订部门进行合同谈判、纠纷处理；

5、提供合同法律咨询服务；

6、对合同履行中存在的问题提出整改意见。

第八条公司的合同可分为标准合同和非标合同：

（一）标准合同

1、标准合同是业务部门与法务部联合统一制定并发布的格式合同文本。因为每次业务不尽相同，

标准合同也需要走合同审批流程。

2、如果各部门认为标准合同已不能满足业务需要，各单位应主动申请，与法律事务部一同完成对标准文本的修改。

（二）非标合同

非标合同是合同发起部门起草或者合同相对方提供的合同文本，不属于公司的标准合同。

第九条公司合同管理实行承办责任制，业务部门对合同的发起、签订、履行和争议解决总负责，并纳入部门负责人的绩效考核。法务部和财务部协助业务部进行合同的审核、谈判和争议解决。

第三章合同的订立

第十条合同签约前的准备工作，有以下情况之一的，业务单位或部门应对合作单位的资信情况进行调查：

(一) 与合同对方第一次往来交易时；

(二) 合同对方的资料（营业执照、银行资信证明等）无法提供时；

(三) 遇有重大合作项目时；

(四)合同对方存在各种纠纷较多时；

（五）与合同对方有大额帐期交易的；

（六）业务部门或法务部、财务部认为的其他情况。

业务部门应在合同签订前对合作伙伴的资信进行深入调查并形成资信调查报告，资信调查报告内容应包括：概要、背景、业务情况、公共记录（包括法律诉讼，信用记录等）、综合评估意见等。必要时应提供财务报表及财务情况说明等资料。

资信调查报告应同项目资料、合同等一并存档。

第十一条公司在签订合同时，合同对方当事人资格应符合下列规定：

（一）对方当事人为企业、机关事业单位和社会团体法人的，在订立合同时应要求对方：

1、提供法人营业执照。必要时可到对方所在地相关部门调查核实营业执照登记情况、工商底档、近期财务报表等有关情况；

2、由法定代表人亲自签订合同；

3、合同由授权代表签订的，应要求对方出具由其公司盖章、法定代表人签名的“签订合同授权委托书”，授权委托书应载明委托权限和授权期限；

4、提供授权代表的身份证明，并由授权代表在身份证明上签字确认。必要时，可以要求对方单位在授权代表的身份证明复印件上盖公章确认。