XXXXXXXX公司合同管理办法
2021年1月
目录
第一章总则 (3)
第二章合同范围及分类 (3)
第三章合同管理部门及职责 (4)
第四章合同的起草 (5)
第五章合同的报审 (6)
第六章合同的签署 (7)
第七章合同印章管理 (8)
第八章合同的履行 (9)
第九章合同的日常管理 (9)
第十章系统应用要求 (10)
第十一章考评和考核 (11)
第十二章附则 (12)
第一章总则
第一条为加强合同管理，预防合同风险，保障公司合法权益，依据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，特制定本办法。
第二条本办法适用于XX公司（以下简称公司）对外签订的所有合同。
第二章合同范围及分类
第三条本办法所称“合同”指各公司与其他民事主体（包括自然人、法人和其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的法律性文件。以公司名义对外签订的意见书、备忘录等法律性文件及其他各类经营性合同适用于本办法。与员工签订的劳动合同除外。
第四条合同分为一般合同和重要合同。
（一）一般合同是指具备以下情况之一的合同：
1.合同标的金额≤ 10 万元的；
2.预计合同金额小于以上金额的框架合同；
3.无合同金额的保密（不披露）合同；
4.对上述一般性合同进行补充、变更、转让、终止、解除的合同。（二）重要合同是指一般性合同以外的其他合同。
其中，具备以下情况之一的合同为重大合同：
1.运营商、设备商的年度入围框架；
2.公司尚未涉足的新技术、新业务模式等特殊项目；
3.年合同金额≥500 万元的经营合同；
4.预计合同金额大于以上金额的框架合同；
5.涉外非经营性合同；
6.对公司整体经营工作有较大影响的其它重大类经营合同。
第三章合同管理部门及职责
第五条合同管理实行职能部门管理和承办单位管理相结合的原则。公司法务部门是合同的职能管理审核部门，对各单位报审的合同进行严格的审查、指导及后续支撑。
第六条法务部门合同审核职责
审核公司各类生产经营类合同，重点审查合同概况、市场规模、经济效益、合同文本、规范性等方面内容；
第七条合同承办单位一般是指公司所属各分公司以及其他直接发起合同流程的部门和单位。具体职责如下：
（一）负责对合同对方的主体资格、资信情况及履约能力情况进行调查、核实，并对提供的相关证明材料的真实性、合法性承担责任；
（二）具体负责所承办合同的谈判；
（三）负责起草合同文本，准确使用公司规范合同文本，审核合同对方提供的合同文本，保证合同的规范性、真实性、可行性；（四）提请有关部门审查其承办的合同；
（五）负责合同的履行，收集合同履行中的相关资料、凭证，及时
解决履行中出现的问题，参与处理合同纠纷；
（六）负责建立本单位的合同管理台帐，按规定管理本单位合同档案和相关资料，按月向法务部报送合同统计报表；
（七）负责定期向公司法务部门报备或移交合同档案；
（八）合同承办单位的负责人为合同管理的第一责任人，对本单位所有合同的执行负全责。合同承办单位应明确合同管理接口人，负责合同全过程的管理工作。
第四章合同的起草
第八条合同文本起草
（一）以《合同法》为指导，进行合同的起草工作；
（二）非甲方要求，应使用公司合同范本；超出合同范本要求或甲方要求的，可参照合同范本条款进行适当修改并入公司合同模板库后下载使用；
（三）合同起草中做到合同主体及内容合法、条款齐备、权利义务明确、用语准确、手续完备。合同的条款一般应包括：当事人名称或姓名和住所（对方是自然人的还应载明其身份证件号码）、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。
（四）合同应当明确约定各方当事人的通信地址、联系人及联系电话、电子邮件，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知。
（五）合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。
第五章合同的报审
第九条合同承办单位在向上级主管部门报审合同时，应严格做好合同报审前的自审工作。
第十条合同审批流程
法务部收到合同评审流程后，应及时对合同文本的内容、文字、格式、标的、价格、可行性和合法性等进行初审，签署意见后，根据合同规模和类型按业务分管条线交由对应的职能部门审核及分管领导、总经理审批，具体如下：
合同金额≤5万元的合同：PAU 经理—BU 经理—职能部门主管会审—职能部门主任会审；
5万元＜合同金额≤ 10万元的合同： PAU 经理—BU经理—职能部门主管会审—职能部门主任会审—分管领导审核；
合同金额＞ 10万元的合同： PAU 经理—BU经理—职能部门主管会审—职能部门主任会审—分管领导审核—总经理审核；
第十一条需要评审的合同文件主要包括：
（一）拟签订的合同电子文本；
（二）法务部门要求的其他材料。
第十二条合同审查的内容主要包括：
文本严密性、内容合法性、合同条款完备性、权利义务明确、违约
责任、解除条件、合同可行性、成本计划、经济效益、技术可靠性、措施完备性、合同风险等内容。
第十三条合同评审要求
（一）提高合同审核效率。原则上应在收到合同后 3 个工作日内进行反馈，遇合同条款有重大修改等特殊情况，审核部门应与承办部门及时沟通。
（二）审核部门对合同文本提出修改意见，合同承办部门不同意修改的，应当以书面形式说明理由并签字盖章确认，报送公司领导审定。
第六章合同的签署
第十四条合同承办单位根据审批意见，填写用印申请表并由相关部门负责人签字后，打印合同文本到法务部加盖合同专用章。
第十五条一般合同在用印申请等手续完成的情况下可由分公司总经理签署；
第十六条重要合同、甲方要求及其他特殊情况，由公司领导对外签署合同，合同双方签订者原则上身份对应。
第十七条在签订合同时应保证用印的合同文本与合同报审文本内容一致。
第十八条订立合同至少应一式四份。
第十九条框架合同签订后，如需签订补充合同，各承办单位要保持主体合同及后续补充合同的前后衔接，避免合同内容脱节。
第七章合同印章管理
第二十条合同专用章的使用
（一）用印必须经合同评审结束、签署后方可执行用印申请，签署合同，加盖公司合同专用章；
（二）各单位用印必须在《用印申请表》（附件1）上登记相关事项，由分公司负责人审批签字。分公司负责人必须针对盖章事项和原始资料对审批事项负责，确保其真实可靠；
（三）合同专用章只能在办公室内使用，并履行审批手续后方可使用；
（四）合同专用章只能用于订立、变更、终止合同，在合同文本上加盖，不得用于其他场合，禁止在空白合同文本和空白纸张上加盖合同专用章；
第二十一条合同专用章的保管与授权
（一）合同专用章的保管应遵循安全原则，公司合同专用章由法务部保管使用；
（二）合同专用章必须由专人负责保管，工作外出或请假，可由负责人指定人员代为保管，临时保管员在保管合同专用章期间承担与保管人同等责任。
第二十二条应严格按照审批规定程序用印，确保用印安全，对未按规定擅自用印的要追究其责任。
第二十三条合同用印必须规范，在合同签署页、附件严格加盖合同
章，同时加盖骑缝章。
第八章合同的履行
第二十四条合同生效后，应全面履行合同。
第二十五条合同各方协商一致，可以变更或解除合同。由各单位填写《合同变更审批表》（附件 2）发起变更或解除合同，一律采用书面形式，须符合法定或约定的条件并履行本办法规定的审批程序。第二十六条合同生效后或合同履行过程中，发现影响公司利益或者可能影响公司利益的重要因素、发生或可能发生合同纠纷时，合同承办部门应暂停履行合同，并报公司管理层审议后进行处理。
第二十七条合同发生纠纷，应尽量协商解决，但必须形成书面证明文件；协商不成的，在法定时效期限内，向人民法院起诉或根据合同的约定向仲裁机构申请仲裁。
第二十八条对双方签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管部门或仲裁机构的调解书、仲裁裁决书，人民法院的判决书、裁定书、调解书等法律文书在正式生效后，应复印分送与处理该纠纷相关的各部门，各部门应指定专人负责文书执行情况的跟踪落实。
第九章合同的日常管理
第二十九条合同报备：是指所有合同及相关文件上报至法务部备份存档。
（一）各承办单位在合同签订后两周内向法务部报备前应做好合同日
常管理工作，并做好合同编目、立卷、建立索引工作。所有合同相关文件均需按月向法务部报备。
（二）法务部做好归档交接。妥善保管，防止丢失损毁，年终应将已履行完毕的合同文本及有关材料的卷宗移交公司档案室存档。
（三）合同报备的内容包括合同文本和其他必要材料，报备时应在合同文本右上角标记合同编号。
第三十条合同编号统一为系统流程编号。
第三十一条合同查询：是指在合同存放现场查看合同内容或复印合同。
合同查询只对公司内部人员开放，查询人须说明查询或复印理由，经法务部负责人同意后，方可查询或复印合同。
第三十二条合同借阅：是指将合同借离合同存放现场。
合同借阅只对公司内部人员开放，借阅人须登记合同借阅表格，写明借阅人姓名、所属部门、借阅理由、归还日期等信息，并经法务部负责人同意方可借阅。借阅后应在5个工作日内将合同归还，如遇特殊情况需顺延，须及时说明理由，且在借阅表格中做好备注。
第三十三条合同档案管理应准确、完整、有序、安全。
第十章系统应用要求
第三十四条系统应用注意事项
（一）合同须经系统审批环节。未经系统评审的合同，无法生成合同编号，视为无效合同；支出类合同，未经公司合同系统评审流程的，
不予支付。由未经审批的合同引发纠纷责任的，追究其承办单位负责人责任。
（二）合同审批环节，各节点需本人在系统中提交意见，杜绝无意见直接提交，审批结果一律以系统中电子化审批提交的意见为准。
第十一章考评和考核
第三十五条考核的目的：强化合同管理的力度,降低经营风险。
第三十六条考核对象：公司合同管理员、各单位负责人。
第三十七条考核内容：
（一）合同谈判公开、公正、透明；
（二）合同审查、批准流程无误，意见明确；
（三）合同订立规范，代表人签字、日期齐全，加盖合同章和骑缝章；
（四）合同的履行、变更符合公司要求；
（五）合同及报表上报准确性和及时性；
第三十八条考核方式：
（一）纳入各单位季度考核，根据各单位考核内容执行情况进行评定，具体考核要求参见年度的考核办法。
（二）给公司造成合同损失或发生合同纠纷；或在合同谈判、签订、履行及日常管理过程中，违反本规定，失职、以权谋私，串通对方，损害公司利益，对公司造成负面影响；或冒用、盗用、私刻公章，冒充公司负责人签字；或其他合同签订不规范的情况对公司
造成恶劣影响或重大损失的；公司将追究相关当事人经济赔偿责任，构成犯罪的将移交司法机关依法追究法律责任。
第十二章附则
第三十九条本办法由公司法务部负责解释，自印发之日起施行。附件：
1.用印申请表
2.合同变更审批表