11.5-1营运管理系统文件资料管理制度(11-0)1
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司
编号：Q/MN-YY/GL11.5-1-2011-0 营运管理系统文件资料管理制度
起草人：乌云斯琴、高秀琴审核人：胡艳鸿审批人：苏杰文件实施日期：2011.3.8
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司营运管理系统流程管理部发布
营运管理系统文件资料管理制度
1 目的
为了满足营运管理系统实际工作需要，规范文件资料的管理，结合集团总裁办《蒙牛集团文件资料管理制度》，特制定此制度。

2 适用范围
本制度适用于营运管理系统各中心、各部门除公文以外所有的文件资料的管理。

3 文件换版说明
本制度对实施日期为2010年11月17日、编号为：Q/MN-YY/GL11.5-1-2010-0《营运管理系统文件资料管理制度》进行修订，对复合型事业部代码进行重新设定，对工作职责、考核标准、模块归属等进行修订，并新增制度反馈意见收集、奖励审批、制度设定原则等管理要求，自本制度实施之日起，原制度废止。

4 职责
质量管理部：是技术性文件的归口管理部门，负责技术性文件的审核、编号、监督、检查。

流程管理部职责：
（1）负责营运管理系统二级文件资料管理（其中包括文件编号建档、流程、格式审核、文件资料清单的建立）；
（2）负责《蒙牛集团文件资料管理制度》《蒙牛集团规章制度订立及运行管理制度》的推广及本系统范围内文件资料培训；
（3）负责牵头组织相关部门对制度执行、使用情况评审并出具整体评估报告；
（4）负责营运管理系统总体的制度管理工作。

人力资源部职责：负责对管理性文件中工作标准模块文件的审核。

各中心办公室：
（1）负责对本中心内各部门文件资料内容、条款、格式审核；
（2）负责配合流程管理部对管辖部门制度定时修订、评审；
（3）负责配合流程管理部完成所辖部门制度评审。

各部门、各生产单位：确定一名兼职制度管理人员，负责对部门内文件资料的编号、审核、归档、评审。

5 工作标准
5.1 各中心、各部门及事业部代码
各中心、各部门及事业部代码详见附件1。

各中心、各事业部不允许再做内部的代码规定；新增部门或调整部门需向流程管理部发出统一编号申请。

5.2 各模块及归口管理部门划分
5.2.1 模块划分
模块划分执行《蒙牛集团文件资料管理制度》
5.2.2 归口部门划分
模块1-24的管理文件的归口管理部门详见附件2，各中心在起草涉及相关模块的管理性文件时，必须由各归口管理部门进行审核，二级制度统一由流程管理部编号。

17、18、21-23模块的技术性文件归口管理部门为技术中心质量管理部。

各中心在起草涉及此模块的技术性文件时,必须统一由质量管理部审核、编号。

5.3 文件起草、发放及换版
各部门所起草的制度必须满足《蒙牛集团文件资料管理制度》及《蒙牛集团考核标准管理制度》的要求。

如集团、系统所起草的专项制度内容不能满足各部门实际需要时，各部门可以内部起草适合部门内部的制度，但内容不得与集团、系统文件有重复及冲突。

共项管理制度统一执行营运管理系统制度。

二级制度名称不应体现部门，一般可定义为：营运管理系统**管理制度、
营运管理系统**方案。

三级制度（包括补充上级部门的制度）一般可定义为：（本部门名称）**管理制度。

（各运营中心三级部门制度名称：常温、低温及冰淇淋运营中心三级部门定义为：常温（低温、冰淇淋）**事业部管理制度。

）
文件名称（（指关闭文档时显示的名称）在保存时必须写明模块代码、顺序号及版本号。

如模块16.9下的第一份文件第一版“＊＊管理制度”的名称应命名为“16.9-1＊＊管理制度（09-0）”。

各闸口或职能部门起草的文件如果适用于营运管理系统各部门，则必须编二级制度编号，流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—归口管理部门审核--发流程管理部审核、编号—打印、领导审批—纸版、电子版交流程管理部网发。

未按上述要求起草下发到各部门的二级制度，视为无效文件。

如文件已编号，但由于某些原因未签发，各部门文件资料员需在1个工作日内告知流程管理部，由流程管理部撤销编号，以免造成编号空缺。

各部门起草的二级制度必须经过本部门文件资料员审核标化后，由各部门文件资料员传递至流程管理部进行审核编号。

奖励总金额超出10万元的制度或方案，须经营运管理系统总经理审批后方可实施。

5.4 文件编号
5.4.1 管理标准编号
文件编号具有唯一性，此份文件作废后，文件编号不得重复使用。

不允许出现预留编号的情况。

文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：例如编号Q/MN-YY/GL11.5-2-2009-1的文件，在2010年修订时只需将其编号更改为Q/MN-YY/GL11.5-2-2010-0即可，不必再重新编顺序号。

文件的顺序号按照文件产生的先后顺序顺延，不得在新的一年时将所有编号清零后，重新编排顺序号。

5.4.2 工作标准编号
工作标准的编号按照决策层、管理层及操作层划分放在相应模块中。

其编号方式与管理标准相同。

工作标准分类如下：
（1）决策层：营运管理系统总经理，各中心总经理、总监（包括副总监）人员；
（2）管理层：总监级以下主管级（包括主办级）以上人员；
（3）操作层：行政人员及车间操作员工。

5.5 文件格式要求
单份文件及汇编本子文件编号与正文之间需空一行，距离为宋体，八号字。

表格（记录）内的字体不做要求，可按照实际情况调整。

“附件”二字在word版中为仿宋三号字，excel表中为仿宋16号字，且附件名称在“附件”二字下空一行居中。

附件的名称：word版式为宋体小二号字加粗，Excel版式为宋体18号字加粗。

附件的编号为：word版式为仿宋三号字，Excel 版式为仿宋16号字。

单份文件正文中实施日期后应空四个字的位置。