文件与资料控制管理制度咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段
合同编号：XNXA/NCSK/CXJG/SG2
项目部文件管理制度
湖北大禹水利水电建设有限责任公司
咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段项目部
2016年12月16日
项目部文件管理制度
1 目的
为了进一步贯彻落实“安全第一，预防为主，综合治理”的安全生产方针，我项目部明确各项制度文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求，确保安全生产活动中，所有活动场所和相关人员都能使用有效版本的文件和资料，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国和档案法》等安全生产法律法规，结合公司实际，特制定本项目部制度。
2 适用范围：
本制度适用项目部对作业文件、法规和其他要求、管理方案、安全及有关资料的控制和管理。
3 职责
3.1 项目部安全科负责安全生产标准化文件管理方面文件资料的控制与管理。
3.2 项目部资料员负责各类文件的控制与管理。
3.3 安全生产标准化体系内项目部各个科室负责编写与本岗位本专业相关的的管理作业文件,负责接收和管理各类文件和资料，编制填写本科室《有效文件清单》。
4 控制程序
4.1 文件分类
4.1.1 内部文件
(1) 安全生产标准化文件:包括管理文件和制度或程序文件
(2) 管理作业文件: 包括管理性作业文件（公司内部规章制度等）、施工作业文件（作业指导书、施工组织设计、安全措施、操作规程等）、管理方案及现行法规和其他要求等。
4.1.2 外部文件
(1)获取的法律法规、规程规范和其他要求。
(2)上级单位与安全生产标准化相关的文件。
(3)认证机构往来文件。
4.1.3 电子文件所有文件的电子版本，或直接获取的电子文件。
4.2 文件的控制与管理
4.2.1文件的编写、评审与审批
4.2.1.1 体系文件的结构分为安全生产标准化管理文件、安全生产标准化制度文件和作业文件三部分。
其中管理文件由安全科编制、组织审核。
安全领导小组审核、批准发布。
程序文件由安全科组织相关科室编制、科室负责人审核、安全科组织会签、安全领导小组批准发布。
4.2.1.2作业文件和其他文件由各相关责任科室编制，由安全科审批。
4.2.1.3文件的编号和标识。
安全生产标准化制度文件的编号为：
DY/BZH-ХХХХ-ХХ -ХХ
其中DY--湖北大禹水利水电建设有限责任公司；
BZH--安全生产标准化；
ХХХХ-文件编制年号；
ХХ-文件一级评审项目号；
ХХ-文件顺序号。
4.2.2 文件的发放
4.2.2.1 安全生产标准化制度文件的发放
a）安全科负责对项目部文件发放，所有发放文件均加盖。
b) 文件持有者在使用过程中将文件丢失，应向安全科提出书面申请,经同意后补发。
4.2.2.2 管理作业文件和其他文件的发放
a）管理性作业文件和管理方案由管理者代表在《文件发放登记表》中签批发放范围。
b）施工作业文件按不同的层次由项目经理或者技术负责人在发放登记表中签批发放范围。
4.2.3 文件的修订
4.2.3.1 体系文件由于以下几种原因发生修订。
a)文件本身不够完善；
b)安全生产标准化审核和管理评审中提出了改进要求；
c)引用的相关法规、标准已修订；
d)机构及其职能变动或人员调动引起较大变化；
e)经营环境和施工对象发生变化。
4.2.3.2 文件更改流程：更改申请(提出人填写) 审核 (所在科室负责人) 安全科(传递) 批准(文件原批准人) 实施(安全科、相关科室负责人) 发(放/转发安全科、项目部各个科室) 更改(文件持有者) 记录(文件持有
者)。
4.2.3.3 文件更改方式
a）当文件的页面小幅度修改时，采用文件更改通知单形式，由安全科编制、实施
发放、转发。
通知单与文件一起保管。
b) 当文件的页面大幅度修改时，采用换页的形式，由安全科编制《文件更改通知
单》并附修改后的新页，实施发放、转发，原页作废就地销毁。
通知单与文件一起保管。
c) 当文件篇幅的三分之一及以上大幅度修改时，采用换版形式，由安全科按照本
程序的4.2.1组织实施换版。
换版后由安全科编制《有效文件清单》与文件一起发放,
原文件作废并收回。
4.2.3.4作废文件的处理。
由文件持有者在其封面标识“作废”或就地销毁或交相关科
室回收,用作资料保存时，在其封面标识“仅供参考”字样，不管采用哪种方式，都应
在原发放记录中注明。
4.2.4 文件的保管和归档
4.2.4.1 文件应分类存放在干燥、通风、安全的场所。
4.2.4.2 换版后的体系文件原件(签字件)和备用件(内外审借用)保存在安全生产部,勘
误表、各种修改及其记录与文件一并保存，使其处于受控状态。
当再次换版后，原件归
档到安全部做参考资料用，备用件就地销毁。
4.2.4.5 文件的借阅：由借阅人填写《文件借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准
后,方可借阅，借阅的文件须妥善保管，限期归还。
4.2.5 外来文件的保管与交流
4.2.
5.1 所有外来文件作好有效标识。
4.2.
5.2 外来文件应及时传递，处理，并做好相应记录。