*****贸易有限公司采购管理办法
第一章总则
第一条为了加强*****贸易有限公司（以下简称“公司”）的采购管理，规范采购行为，完善采购运行机制，根据国家有关法律法规，结合公司的实际情况，特制订本办法。

第二条本办法适用于公司发生的所有采购活动。

第三条本办法下“采购活动”包括因业务需要销售给下游客户而发生的物资采购活动（业务性采购）和公司内部因维持正常运行而发生的物品及服务采购（其他采购）。

第四条业务性采购一般主要采用网上竞拍和单一来源采购（下游客户指定）的形式，其他采购主要采用询比价的方式进行。

第二章部门职责
第四条公司设立总经理办公室，由董事长、总经理、财务总监三人组成，为公司采购管理的最终决策机构，负责请购申请的最终审批。

第五条业务部门为业务性采购的具体承办部门，负责按照客户需求选择合适的供应商，发起请购申请，签署采购协议，货物到库后的验收事宜。

第六条人事行政部是公司采购工作的监督管理部门，负责公司范围内采购工作的监督和处罚和其他采购的承办
事宜，收集和管理采购档案。

第七条财务管理部负责采购工作财务监督和采购付款工作。

第八条各部门按照其实际需要提起采购申请并对人事行政部采购的产品或服务进行验收确认。

第三章供应商管理
第九条公司实行合格供应商资格认定程序，首次合作的供应商经公司资质审核通过后被认定为合格供应商，方可在SAP系统中增加为供应商开展后续合作。

第十条对于未纳入合格供应商库的供应商，公司均不得与其签订购销合同。

第十一条新增加供应商与公司、公司现有供应商、公司客户等存在关联关系，或可能导致公司利益潜在损失的可能性的情况下，负责业务对接的经办人应该在资质审核阶段如实反馈给风险控制部和公司领导。

第十二条业务部门在日常应定期对供应商的资信情况进行复核，有任何异常应该及时反馈给风险控制部及公司领导。

每年12月份业务部门和财务共同对现有供应商进行评价，从商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等方面进行综合评价，并根据
评价结果对供应商进行调整。

第四章采购程序
第十三条业务性采购
（一）进口奶粉采购程序：
1、总经办确定具体的奶粉采购计划。

2、采购经办人按照采购计划进行拍卖和线下采购。

3、采购经办人签订采购协议
（二）单一来源采购程序（白糖、玉米、肉食等下游客户指定供应商）：
1、业务人员按照下游客户的要求确定供应商
2、业务人员与客户要求的供应商签订框架协议（单一来源采购申请）
3、采购经办人发起请购申请（订单或具体购销合同），按照规定程序报批经总经办审批
4、批准通过后签订采购合同
第十四条其他采购
（三）询比价采购程序：
1、公司各部门向人事行政部提出采购需求，按规定程序报批。

2、人事行政部确定采购承办人
3、采购承办人制定询价方案并进行询比价，单一来源
采购需要进行说明并获得总经办审批
4、采购承办人发起采购申请（询价方案及询价文件作为附件），按照公司规定报批。

5、与批准的企业签订合同。

第五章验收及入库管理
第十五条业务性采购合同签订后业务部门应及时跟进合同履行情况，与仓库管理人员保持沟通，确保货物的验收和入库工作顺利完成。

第十六条货物到库后由仓库管理人员进行初步验收，初步验收主要对货物的数量和物理形态进行确认，确认无误后办理入库。

第十七条仓库管理人员初步验收过程中如果发现数量短缺、包装有破损或其他通过外观明显观察到的质量问题反馈给业务部门，业务部门应第一时间和供应商进行确认并按照合同约定进行索赔。

第十八条验收入库完成后仓库管理人员发送入库单给业务部门，业务部门应及时就入库信息在SAP中进行更新和完善，同时将相关信息反馈给财务管理部门。

第十九条业务性采购中如果货物未发生实质性的物理转移，通过产权划拨形式确认产权的，业务部门应按照合同约定及时获取产权划拨证明，确保公司资产安全。

第二十条其他采购由使用部门对采购产品和服务进行
验收，并给出具体验收意见。

第六章采购付款管理
第二十一条采购合同签订以后，采购承办人应及时跟进付款相关事宜，确保按照合同规定的时间、方式、金额进行付款，防止违约。

第二十二条公司采购付款方式主要是信用证付款和银行转账，进口业务均普遍使用信用证付款的方式，国内采购均使用银行转账的方式进行。

第二十三条公司原则上不预付款项，如确因业务需要的年初由业务人员提出全年需要预付款的单位和额度，经财务负责人审核，总经理复核并报新希望乳业股份公司财务总监批准后执行，超过批复范围以外的客户和额度需另行单独上报批准后执行。

第二十四条采购经办人申请供应商付款时应同时提供采购合同、产权划拨证明或者入库签收单、发票或其他必要的支持文件。

第二十五条进口业务中的货款支付按照《公司信用证管理规范》中规定执行，关税、增值税由业务部门按照电子税单发起线上审批后支付，其他港杂费用按照公司正常报销付款流程处理。

第二十六条其他采购若采用询比价的方式进行，在申
请付款时除合同、发票等外还需要提供询比价过程文件等必要文件。

第二十七条原则上金额大于2000元以上的采购事项必须签订采购合同走供应商付款流程，小额零星采购（金额小于2000元人民币）由使用人自行采购后走费用报销流程。

第七章采购档案管理
第二十八条公司业务部门和人事行政部分别负责业务性采购和其他采购相关的采购档案管理。

第二十九条采购档案包括采购合同、请购审批文件、询比价过程资料、单一来源采购审批文件等用于支撑采购过程合理性的所有相关文件。

第三十条采购业务完成之后经办部门收集采购档案保存，每一个季度按照人事行政部的要求进行归档管理。

第八章监督管理
第三十一条公司人事行政部负责公司公司采购工作的监督管理，发现问题及时纠正，并严格按照公司有关规定处理。

第三十二条财务管理部负责采购实施过程的监督，并对采购工作进行不定期检查，提出财务分析意见。

第三十三条采购人员应严格遵守职业操守，自觉维护公司利益，在采购工作中，违反本办法的，或未尽管理职责
的，情节较轻的责令其改正，对公司造成严重损失的应予以赔偿，涉及刑事责任直接移交司法机关。

第九章附则
第三十四条本办法由风险控制部制定并负责解释。

第三十五条本办法自董事长审批通过之日起实施。