采购档案与文档管理制度
一、引言
本制度是为了规范企业采购操作、保障采购数据的完整性、准确性和安全性而
订立。

采购档案与文档管理制度适用于企业全部涉及采购的档案与文档，并明确相关责任人的权限和职责，确保采购活动的合规性和效率。

二、档案与文档的分类及保管原则
1.档案与文档的分类：
•采购合同：包含采购合同、供应商协议等采购行为文件；
•采购报价：包含供应商报价、议标过程中的报价文件等；
•采购审批：包含内部审批看法、采购决策文件等；
•供应商信息：包含供应商资质、评价、信用情形等相关信息；
•采购报告：包含采购计划、采购执行情况报告等；
•其他相关文档：包含相关会议纪要、函件、备忘录等。

2.档案与文档的保管原则：
•档案与文档需在电子及纸质形式上进行备份，并妥当保管；
•档案与文档应依照肯定的分类标准进行归档，确保易查阅和后续使用；
•档案与文档应设有权限掌控，不同的人员具备不同的访问权限；
•纸质文档应妥当保管，避开损坏和丢失；
•具有保密性的档案和文档应采取措施进行信息安全保护。

三、档案与文档管理人员职责和权限
1.采购档案管理员：
•负责采购档案和文档的收集、整理、存储、检索和销毁工作；
•确保采购档案的完整性和准确性，及时汇总和上报相关数据报告；
•搭配审计部门对采购档案和文档进行审计工作。

2.采购文档管理员：
•负责采购文档的归档和存储工作；
•依据需要供应采购文档的复制和邮寄服务；
•确保采购文档的密级和保密性要求。

3.采购经办人员：
•负责采购过程中相关文档的制作和整理；
•确保采购文件的准确性和及时性；
•搭配档案管理员对采购档案进行汇总、整理和归档。

四、档案与文档管理流程
1.采购档案管理流程：
•采购经办人员依照采购流程制作采购文件；
•采购文件经经办人员审核后，提交给采购文档管理员进行归档；
•采购文档管理员将归档的采购文件交给采购档案管理员进行存储和备份；
•采购档案管理员及时汇总和上报相关采购数据报告。

2.采购文档管理流程：
•采购文件经过审核后，由采购经办人员交给采购文档管理员进行归档；
•采购文档管理员依照肯定的分类标准对采购文件进行归类和整理；
•归档文件依照权限掌控要求存储在相应的文件夹中；
•采购文档管理员负责供应采购文件复制和邮寄服务。

五、档案与文档管理的考核标准
1.档案与文档管理的考核指标：
•档案和文档的完整性和准确性；
•档案和文档的定时归档和归类；
•档案和文档的权限掌控和保密安全；
•档案和文档的备份和存储规范。

2.考核标准与方法：
•定期对档案与文档进行抽查，检查其完整性、准确性和格式规范性；
•会议纪要、审批文件等紧要文档的归档和查阅情况；
•档案和文档管理人员的工作记录和报告的评估；
•档案和文档管理制度执行情况的评估。

六、制度执行与培训
1.制度执行：
•各部门负责人要认真执行本制度，并监督下属员工的遵守；
•采购档案管理员、采购文档管理员和采购经办人员要依照本制度履行相应的职责和权限；
•相关部门要供应必需的支持和资源，搭配执行本制度。

2.培训：
•新员工入职培训时，应将采购档案与文档管理制度纳入培训内容；
•定期开展档案与文档管理培训，提高员工的认得和理解。

本制度经职能部门审核通过后执行，对重点事项的修改和解释权归职能部门全部。