保利（甘肃）投资实业有限公司工程质量保证金管理办法1 总则1.1 为规范工程质量保证金管理，保证工程质量问题快速、有效的解决，提升业主满意度，明确地产公司、物业公司双方维修责任，结合公司实际情况，特制定本办法。
1.2 工程质量保证金，简称工程质保金，是指根据合同约定，按规定比例从工程款中留置的用于工程完工后、质保期内的后续质量维修的保证款项。
1.3 应当收取工程质量保证金的工程包括：1.3.1 主体建筑工程1.3.2 非主体建筑工程1.3.3 安装工程1.3.4 配套工程（政府垄断工程除外）1.3.5 工程设备1.3.6 按公司规定或要求需留置质量保证金的工程。
1.4 本办法适用于保利（甘肃）实业投资有限公司及关联公司。
2 质保金的收取2.1 质保金的收取时间点为工程验收后从工程结算款中扣取，如尚未结算，应暂按合同金额进行扣取，最终以工程结算付款为准。
2.2 质保金收取比率一般为工程结算总额的 3%-5%，且不计利息，最终计取比例以地产公司与施工单位签订的施工合同为依据。
2.3 质保金的使用范围为工程合同范围内质量保修期间的维修、赔偿、管理费用及其它相关费用。
2.4 质保金的退还时间为合同保修期或合同约定规定的维修项目质保期顺延的到期之日，地产公司及物业公司对工程质量无异议且保修款结算完毕后即与施工单位办理质保金退还手续。
2.5 成本部、财务部对工程质保金需按项目、按合同进行明细核算，地产公司业务对口部门工程部、客服部、物业公司应按项目、按合同建立质保金辅助台账。
工程质保金辅助台账需包括以下信息：2.5.1 工程项目2.5.2 施工单位2.5.3 合同总额（结算金额）2.5.4 验收日期2.5.5 质保到期日2.5.6 质保金总额2.5.7 已使用质保金金额2.5.8 质保金余额2.5.9 其他信息3 工程质量问题的整改及移交3.1 工程项目在移交物业公司管理前或交付后三个月内，地产公司工程部对存在的工程质量问题应集中进行整改，并就集中整改期内的工程质量问题对业主承担维修整改责任。
3.2 集中整改期内责任单位维修不及时或不履行维修义务，可委托第三方单位实施维修责任；相关费用在责任单位工程进度款内予以扣除支付（如工程结算已办理完毕并支付完毕工程结算款项则从质保金中予以扣除）；3.3 项目交付 3 个月后，且重点问题整改率达到 100%、一般问题整改率≥95%，属于工程质量问题整改达到移交条件，交由物业公司及地产公司客服部负责。
移交后的工程质量问题由地产公司客服部或物业公司负责组织维修。
3.4 质保期内责任单位维修不及时或不履行维修义务，可委托第三方单位实施维修责任；相关费用从责任单位质保金内予以扣除支付，若责任单位未完成结算流程或未支付完毕工程结算款项，则从工程进度款中予以扣除。
3.5 存在下述问题的由地产公司工程部负责维修，不得移交：3.5.1 维修问题整改率未达到上述规定的；3.5.2 存在重大设计缺陷、重大工程质量问题、市政配套类问题；3.6 工程质量维修资料管理、移交工程质量集中整改期满后，符合移交条件的，地产公司工程部应将工程质量问题维修资料移交给物业公司及客服部。
进行财务结算的，结算资料原件必须在于财务部确认后交付财务部门保管。
双方应对移交资料列出明细。
移交资料包括但不限于如下内容：3.6.1 该项目的质保金台账移交至地产客服部：包括地产公司工程部经办的每笔质保金使用明细及剩余质保金等。
3.6.2 地产公司工程部经手的质保金扣款各项手续：如维修通知书、结算通知书、法院判决书或调解书、邮寄底单、送达回执等。
3.6.3 该项目的相关施工图纸资料,填写并由项目负责人签署《各参建单位施工范围》附表，对各单位的保修范围进行明确。
3.6.4 维修事项交底：包括维修单位名称、联系方式以及维修事项明细等。
3.6.5 与施工单位相关的资料，如负责人、联系方式，向施工单位发送的告知函或会议纪要等。
4 质保金的使用4.1 业主报修申请经确认或物业公司及地产公司相关部门自检发现质量问题后，向施工单位发维修通知（通知方式如电话、短信等），明确维修事项及维修时限等要求（特殊或紧急情况下如管道破裂或漏水等，物业或地产公司可决定先行实施紧急抢修，同时通知施工单位确认整改事宜，整改费用从质保金或工程进度款中扣除）。
4.2 若施工单位不履行或怠于履行维修义务时，物业公司向地产客服部签发工作联系单（含报修记录、整改事项、维修时限要求等）。
地产客服部接到工作联系单后，以地产公司名义向施工单位发《维修整改通知》快递到施工单位公司所在地址，告知对方在合同约定的时间内前来维修。
书面通知书需附业主报修记录、维修事项说明、相关照片等相关证据资料。
4.3 施工单位拒接通知或在接到通知后没有组织人员进行维修并且超过规定时限的，地产客服部按照公司制度启动第三方维修整改流程。
第三方整改维修事项完成后，支付维修费用时第三方整改单位就工程质量问题产生的所有维修费用出具正式税务发票。
4.4 凡不能通过维修解决的工程质量问题或业主提出连带赔偿要求的，地产或物业公司应将工程质量问题取证后（附业主书面赔偿要求）发函通知施工单位，要求施工单位进行解决。
施工单位不予回复或不同意给予赔偿的，地产公司客服部全权代表责任单位与业主进行谈判（包括维修、赔偿、其他形式的补偿）；地产公司客服部可以选择采取维修或者赔偿、补偿以及维修加赔偿、补偿的方式解决住户提出的质量瑕疵纠纷，责任单位无条件认可地产公司客服部的处理结果，并履行地产公司处理该纠纷所约定的各事项，同时承担全额费用。
4.5 使用施工单位质保金或工程进度款进行维修的事项，地产公司客服部必须按公司制度规定进行流程审批。
报审附件应包括：4.5.1 报修登记或记录；4.5.2 工程质量问题认定结论；4.5.3 给施工单位发送的维修通知书；4.5.4 维修事项及过程简要说明；4.5.5 第三方维修告知函4.5.6 判决书、调解书或赔偿协议书（通过诉讼解决或协议赔偿的质量问题维修赔偿等费用）。
4.6 向施工方发送维修结算和质保金扣款通知。
维修事项完成后，应以地产公司名义向工程施工单位发送维修结算和质保金扣款通知书。
通知书内容包括：4.6.1 报修登记或记录；4.6.2 工程质量问题认定结论；4.6.3 给施工单位发送的维修通知书；4.6.4 维修事项及过程简要说明；4.6.5 判决书、调解书或赔偿协议书（通过诉讼解决或协议赔偿的质量问题维修赔偿等费用）。
4.6.6 维修明细、维修前后现场照片、物业或第三方维修发票；4.7 凡质保金不足支付维修或赔偿费用时，应由地产公司先行垫付，然后再向施工单位追偿。
4.8 以下情况不属于工程质保金的使用范围，不得使用质保金进行维修：4.8.1 已过合同约定质保期的维修项目；4.8.2 维修、赔付项目不在质保范围内的；4.8.3 属于设计缺陷需整改的质量维修项目。
5 质保金的退付5.1 由地产公司客服部负责组织质保金退付现场检查及验收工作，地产工程部及技术部、物业公司协助配合验收。
验收完毕后由地产公司客服部负责质保金退付付款流程的办理。
各相关部门需做好质保金使用的相关统计和举证工作，地产客服部及时将扣款情况以“告知函”的形式及时通知施工单位，以备施工单位核对和确认。
5.2 退还质量保证金需同时满足以下条件：5.2.1 符合合同约定的退还条件、退还节点、退还方式；5.2.2 不存在未整改完毕的工程质量问题；5.2.3 质量保证金使用情况确认完毕；5.2.4 不存在未完结的应罚款项、应扣款项；5.2.5 不存在双方争议事项、在诉事项等。
5.3 退还程序5.3.1 各类施工单位在质保到期前三个月向地产客服部提交质保金退付检查验收的书面申请，其中土建总包、消防、管网、园林、防水等施工单位由地产客服部单独组织检查及验收，门窗、装修、保温、涂料、栏杆等其它分包单位由地产客服部统一或分类通知进行现场检查验收。
5.3.2 检查验收申请书报送至地产客服部后，地产客服部经办人员需在五个工作日内组组织物业服务中心经理、工程主管，施工单位对现场进行全面检查，并根据现场检查情况填写《质保金退付现场检查表》，明确整改措施和整改时限，作为整改通知下发到施工单位。
5.3.3 现场验收重点检查部位：现房销售房屋（现房销售房屋为竣工验收备案后出售的质保需延期的房屋）、屋面、外墙、首层、地下室是否存在渗漏、返潮、泛碱现象，烟道是否漏烟、排烟排油不畅，回填区是否有沉降现象，管网是否存在堵塞、渗漏、排水不畅、沉降断裂等。
5.3.4 质保期满且质量问题整改完毕，经物业中心及地产客服部现场验收合格后，地产客服部需在五个工作日内组织物业服务中心、物业公司工程部、地产公司工程部、技术部对现场进行验收，并根据现场验收情况签署《质保金退付验收表》。
5.3.5 地产客服部组织检查验收时需提前三天通知参与验收部门或人员，参加人员为：地产客服部经办人、物业服务中心经理、工程主管、物业公司工程部经理、地产工程部工程师、地产技术部项目负责人。
各部门相关人员需统一参加检查验收并现场签署意见，不得推诿或拖延统一检查验收，若本人因故确实不能参加，可指派其他人参加验收，全权代表本人签署意见，但事后本人必须补签字，且不应以未参加验收为由，再次提出复验的要求，也不接受各部门单独进行检查验收。
5.3.6 验收完毕后，客服部在质保期结束一个月内进行质保金退付付款流程的办理。
5.3.7 验收后维修执行《保利（甘肃）实业投资有限公司第三方维修管理细则（试行版）》的“质保期外维修整改”规定：质保期外单项整改费用在5万元（含5万元）以下，由物业选择相应单位进行整改并承担相应费用；质保期外单项整改费用在5万以上，因设计及工程施工质量等瑕疵造成的维修整改由地产承担，其余需物业动用大修基金。
6 管理要求6.1 地产公司必须建立系统完善的质保金台账管理体系，加强对工程质量问题记录、维修通知发送、费用结算、质保金扣款等维修资料的管理工作。
物业公司维修管理台账应包含报修登记、取证、详细维修内容等，并每季度与地产公司客服部核对。
6.2 地产和物业公司各级管理人员要加强质保金管理办法学习，并切实履行岗位职责，按照制度要求进行质保金管理。
公司对严格履行岗位职责，积极执行质保金管理制度，对质保期内存在工程质量问题及时发现、及时维修、及时报审、及时扣款的，或对严格工程质量管理、提高业主满意度有突出贡献的个人或部门给予奖励。
6.3 公司对质保期内工程质量维修工作实施问责制，对不按程序及时维修、取证、报审、扣款，导致公司名誉、财产损失的直接管理人进行问责，并根据损失情况要求其承担相应的经济或民事赔偿责任。
6.4 各级管理人员必须要做到廉洁自律，严禁与施工方、维修方及业主串通合谋，降低标准，放松要求，以图谋私利，私自变通或歪曲执行有关质保金的合同约定和公司管理制度规定，损害公司利益。