关于明确合同会签、付款流程及行文规范的通知

各部门、项目处：

随着公司业务发展日渐扩大，为了规范日常工作中的流程，提高工作效率，现将日常工作中合同会签、合同付款流程及相关行文明确如下：

关于合同会签，应以公司质量管理体系文件《合同管理作业规程》[WI/ZG-04(A)]中条款4.1为基础，提供以下材料，送综合管理部审核：

1.合同会签单

2.合同文本

3.经公司总经理批准的外委服务申请书（外委服务须提供）

4.邀标、内部议招标书；开标、评标记录与结论；中标单位的投标方案及资信材料（若经招投标流程）

5.经公司领导批复同意签署合同的请示（上级临时要求、预算计划外支出）

6.其他与合同相关的材料（如合同签署方的函）

合同会签单中，合同金额应包括总金额和单月（次）支付金额，经办部门意见应包含合同签署背景、付款方式、合同期限等基本信息，经办人及部门负责人签字确认。

关于合同付款，应提供以下材料，送综合管理部财务室审核：

1.付款凭证

2.合同会签单（复印件）

3.合同文本（复印件）

4.合同付款的依据（若有，如服务评分表、工程决算书）

5. 其他与合同付款相关的材料

关于日常行文，一般分为请示、报告、情况说明等形式。

请示是“向上级请求指示、批准”的公文，凡本部门（项目处）无权、无力决定和解决的事项可以向公司领导请示。

报告适用于“向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问”。与请示不同的是，报告无须公司批复处理。

情况说明是向上级或其他单位反映某种临时性情况或客观事实的报告，通常作为合同或其他文本的补充说明形式存在。

望各部门、项目处在日后工作中遵照执行。

附件：请示、报告、情况说明范本

关于XXXXXXXXX 的请示（报告、情况说明）

：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

以上妥否，呈领导核示（请示）。

特此报告（报告）

特此说明（情况说明）

附件：1.XXXXXXXXX

2.XXXXXXXXX

XXXX 部

二〇一六年X 月X 日