大型会议管理流程
一、会前二个星期：
1、综合管理部召开内部全体会议，成立基地大型会议筹备小组。

2、会上明确会议目的，确定具体的召开时间与会议举办地点。

3、原则上，基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任，分配具体工作。

4、会议筹备小组下设：领导组、秘书组、材料组、宣传组。

（附件1：职能图）文秘部落
5、领导组：制定工作进度表（附件2），由组长统一控制会议筹备进度
6、秘书组：A草拟会议通知，经审批后下发各部、中心.。

B回收会议通知回执，根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。

（附件3）
7、材料组：Ａ购置会场需要的会议设备及装饰物品。

（如横幅、花卉、音响设备等）Ｂ根据秘书组制作的会场座位图，制作与会人员的桌签。

８、宣传组：明确报道主旨，有针对性的进行会议的前期宣传报道。

二、会前一个星期：
1、综合管理部召开筹备小组碰头会，由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。

2、领导组：A根据工作进度表的执行情况，对四个组的上周的筹备工作进行审核。

B在本周内确定此次会议的会议议程（如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。

）C最终确定会议的各类分发材料，将定稿交于秘书组，根据与会人数进行印制。

3、秘书组：A开始着手准备会议材料，进行大规模的印刷装订工作。

B制作会议签到本。

（附件4）
4、材料组：A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试，力求在会议召开时达到最佳视听效果。

B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认，力求达到舒适美观的效果。

5、宣传组：A继续对本次会议进行跟踪报道
三、会前3天
1、会议筹备小组在组长的带领下，对会议的所有筹备工作进行验收。

2、验收过程中任何一个筹备环节出现了问题，由领导组迅速制定解决方案，其他各小组协力解决，确保会议按时正常的召开。

四、与会当日
1、会议筹备小组全体成员在会前30分钟到会场，对各环节做最后确认，应对可能发生的突发情况。

2、秘书组：A负责会场门前的接待工作。

（如签到、分发会议纪念品等）B在会场入座率达80%以上后，由秘书组出面安排与会领导集体入席。

C秘书组直接对与会领导负责，满足领导提出的要求。

3、材料组：A对会中所使用的音频、视频设备进行时时监控。

B对与会人员直接负责，负责为有需要的与会人员提供纸张、铅笔、圆珠笔等会议工具。

C 会议结束后的收尾整理会场的工作由材料组负责。

4、宣传组：A负责整场会议的照片拍摄或电视摄像工作。

B会议结束后的三天内，完成本次大型会议的新闻报道的编写、投稿等工作。

五、会议后三天：
在综合管理部内部例会上，对会议的筹备工作进行小结，查找筹备工作中出现的漏洞与不足。