具体内容
责任人 时间节点 完成进度
会议确认
会议事由确定
与会人员 会议议程 确定酒店
电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外 部）、回执、会议使用 文档初稿（Word、 Excel、PPT等） 确定参会人员信息 回执收集 回执收集
明确人员分工
将具体人员分工填入此表
整理通讯录 确定参会人员信 息 确定参会人员信 息 整理通讯录 准备和收集
热水或矿泉水，安排专门人员就位 流程沟通，摄影机位安排，全程或者重要环节沟通，主持人沟通等 摄影工作分工，重要讲话及场景抓拍 礼仪指引嘉宾致辞，传递麦克风 设备、条幅、桌椅设施座位牌等 人员按此前安排不变
会场撤展 就餐宴会
清洁整理会场 就餐地点指引 组织人员
恢复会场卫生，设备设施维护，是否有物品遗漏 带领人员前往酒店就餐，提前做好摆桌，人员安排，工作人员陪同等 1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队； 2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车 有序组织旅游，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程，与旅行社对 接好
大型会议会务工作流程进度清单(2019年)
环节 工作模块 工作任务
会议名称 会议时间 会议地点 会议场所 根据会议形式及规模预定会议室场所 确定与会人员类别及通知邀约方式（纸质邀请函、微信邀请函、电话邀约 、邮件邀约、上门拜访邀约等） 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人（发言嘉宾邀约等） 根据与会人员的类型及规模预定酒店房间、用餐、会场等，提前致电酒店 人员做好准备
电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word、Excel、PPT等） 整理通讯录 整理通讯录 电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word、Excel、PPT等） 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表
摄影、摄像
摄影工作
回程安排 礼品
回程接送，车票 回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程 预订 会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系预订
会后活动安排 人员报到
活动地点及人数 联系活动场所，车辆预定 人员报到 资料发放 路线设定 展厅布置 直接前往酒店报道 包括会议材料，代表证等 明确行车路线，工作人员跟车，指引司机，向嘉宾明确考察行程，与嘉宾 客商互动，提前准备互动话术和材料 考察地点迎宾布置提前做好，包括停车、道旗、彩虹门、指引牌摆放等 负责解说的工作人员做好提前对接，所需资料提前准备，包括小蜜蜂，话 筒等 1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车 辆到位，各车领队组织人员上车 有序组织展厅考察，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程 检查会议使用电脑、投影设备，音响设备，网线等是否就绪，对相关文件 播放进行预演、调试 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位等 指引与会嘉宾、客户进行会场参加会议
会议筹备 接送（飞机、火车、汽 期 车）
餐饮
就餐形式 地点确定
文具 会场
文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、激光笔、录音笔、代表证等 会议场所预订 会场布置 摄像联系 投影、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水等 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位等 与总办专业人员联系摄像事宜，提前沟通流程，提前与主持人对接 会议现场抓拍，最少安排2人，相机提前充电、清空存储卡，提前准备读 卡器等
参观考察
参观第六工业园/集团双 创展厅
解说对接 组织人员 参观、考察
设备 会场 嘉宾、客户会场指引 电脑及网络
设备调试、就绪 检查会场情况 会场指引 笔记本电脑使用 协助 茶水供应 摄像工作 摄影工作 礼仪指引 布置闭幕会场 摄影，照相，茶 水，会议记录
会议执行 工作安排
茶水 摄影、摄像 礼仪指引，麦克风 会议闭幕
资料
存储 资料 打印 装订 发放 住宿预订、安排 酒店预订 接送入住酒店
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料存储到一定的文件夹，并告知相 关人员 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 通过内部邮件、内容微信共享等多种形式共享资料，确保收到，并要求查 阅、回复 联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐 确定接送人员名单（嘉宾、客户），联络方式及航班、车次到达时间 （根据会务时长、具体安排安排就餐，根据用餐地点做以下工作） 食堂：确定用餐规模，提前联系场地、菜单、酒水等，并办理手续，与食 堂工作人员做好对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌 外面就餐：酒店预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预定、酒水准备，与 酒店工作人员对接，做好接待工作，如有需要需提前做好排桌 茶点水果：提前安排，并告知工作人员做好摆放或上桌
旅游安排 旅游 回程安排
回程接送，车票 回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程 预订 宣传计划表 按照前期准备的宣传计划进行宣传，稿件撰写、照片整理 1.本司媒介发布，稿件由评审组审核，通过本司的微信，网站等发布 2.合作媒体发布。审核过的通稿交由合作媒体，确定发布档期，截图留 存，效果监测 专人整理会议纪要 经领导审核后，进行内部OA,邮件，微信发布 客户资料整理，归档 针对客户进行回访，确定回访时间
会议后期 工作安排
宣传报道
宣传报道发布 纪要整理 内部发布 销售跟进
会议纪要
后续工作跟进
会务费用结账报 对会务期间发生的费用进行结账报销 销 会务工作总结 组织会务组人员进行总结，梳理工作流程中的出色之处和不足之处 工作任务跟踪管 针对会上确定的各项工作任务（未尽之处）进行跟踪管理 理