目录
一、目的 (3)
二、定义 (3)
三、适用范围 (3)
四、部门职责 (3)
五、标准参观流程及相关要求 (3)
六、住宿费标准 (4)
七、用餐费标准 (4)
八、交通费用及行车费 (4)
九、接待工作注意事项 (5)
十、考察报件要求 (5)
十一、会议物料准备 (5)
十二、考察完成后工作流程 (5)
十三、附则 (6)
十四、相关文件及表单 (6)
接待流程工作管理办法
一、目的
为了进一步提高公司的接待管理水平，明确公司日常接待工作行为规范，使接待流程制度化、标准化。
更好的反映公司精神面貌，促进公共关系，扩大宣传效果，树立良好企业形象，特制定本办法。
二、定义
指政府领导及合作客户到XX建设总部（含总部基地）参观、指导、考察、调研等活动，相关会务、餐饮、住宿等工作安排。
开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。
总部各总公司及中心与友商因合作关系参观及商务洽谈不在此管理办法内，由各总公司及中心自行组织安排。
三、适用范围
本办法适用于XX建设总部、城市公司及城市公司项目系统。
四、部门职责:
1、运营管理中心：
1）、负责起草、修订相关制度及标准，并负责公司的整体接待工作归口管理，协调各相关业务部门协助执行。
2）、投资开发部（隶属于运营管理中心）：负责编制或审定接待方案，主持接待活动，是重要接待任务的总联络，召集相关部门召开招待协调会议，部署接待工作，确定政府迎送和参观路线。
按要求准备好车辆、接待用品、列队迎接人员、就餐、住宿等工作。
负责具体的接待联络，保证信息畅通，协调接待点做好服务工作。
及时收集重要接待任务的资料，整理归档。
3）、战略品牌部（隶属于运营管理中心）：根据来访人员的等级及相关方的要求，适时介入参观接待流程，并进行视频采集、图片拍摄、现场采访等，参观考察结束后，经公司领导同意后，及时将参观活动在官方渠道予以公布。
2、人力行政中心：协助落实车辆、接待用品、列队迎接人员、就餐、住宿等工作。
3、财务资金中心：接待方案预算的审核及备用金的准备。
4、城市公司：若因城市公司开括市场需要，需要组织相关政府领导及合作客户到集团参观、指导、考察、调研等活动，则由城市公司编制接待方案并提报总部运营管理中心审核。
5、各总公司:根据具体接待方案要求，协助运营管理中心开展接待活动。
五、标准参观流程及相关要求
1、来访政府及合作客户分类：
一级：部委、自治区及省级副职及以上级别领导。
二级：副省级城市、地级市的正副职领导，即副省级和地级市副市长/市委副书记以上级别领导。
三级：副省级城市、地级城市的区县以及县级市的正副职领导，即正副职区长、正副职县长、正副职县级市市长等。
四级：区、街道其他级别及专业职能部门的领导，包括各类行业协会、商会等。
2、陪同人员安排：
1）、一级类别领导来访，由集团董事长陪同，其他相关人员参与。
2）、二级类别领导来访，由运营管理中心组织，公司董事长与总裁陪同，特殊情况可由集团董事长陪同，其他相关人员参与。
3）、三级类别领导来访，由运营管理中心组织，总裁陪同，特殊情况可由公司董事长陪同，其他相关人员参与。
4）、四级类别领导来访，由运营管理中心负责陪同，特殊情况可由公司副总裁陪同，其他相关人员参与。
3、标准参观流程：9:00时总部基地集合，参观考察示范工厂，时间1小时以内（绿建生产总公司负责讲解）；10:00时出发，前往考察在建项目（装配总包公司负责讲解），考察在建项目预计在12:00时前完成；就近安排午餐，午餐时间控制在1.5小时以内（人力行政中心负责安排）；14：00选择参观建成项目或者XX社区（建成项目由装配总包公司负责讲解、XX社区由人力行政中心负责讲解）；16:00达到公司进行座谈（人力行政中心负责会务安排）；座谈结束后安排晚餐（人力行政中心负责安排），晚餐后结束考察。
具体参观流程可以在标准参观流程做适当的调整，如时间充足可以安排武汉市内景点旅游。
六、住宿费标准
住宿安排在集团协议酒店，大床房或标间，费用按XX建设挂账，或者开票报销，不用借支现金。
若住宿费用为对方自费，确认好对方单位或公司相应人员级别，并按相应的住宿标准安排入住。
1.按每晚每个房间550元预算，
2.一级领导，四星级及以上级别酒店；
3.二级领导，三星级及以上级别酒店；
4.三级领导，三星级及以上级别酒店；
5.四级领导，经济型酒店；
七、用餐费标准
用餐安排在总部协议酒店或酒楼，费用按XX建设挂账，不用借支现金，也可在请示领导批准后自行垫付餐费再贴票报销。
原则上接待用餐时不提供香烟，特殊情况经分管领导批准后方可提供。
1.一级领导，人均餐费600元，不含酒水；
2.二级领导，人均餐费500元，不含酒水；
3.三级领导，人均餐费400元，不含酒水；
4.四级领导，人均餐费300元，不含酒水；
八、交通费及行车费（油费、过路费）
1、若交通费由我方承担，确认好对方单位或公司相应人员级别，选择相应的交通工具和坐席等级。
2、接站或接机、以及市内交通产生相关的高速费、加油费及停车费用由人力行政中心指定司机以现金或充值卡形式支付；以上费用仅是写考察报件时，对计算费用的预算参考，不作为费用执行标准，在实际费用支出中，坚持节俭原则。
九、接待工作注意事项
1.根据实际情况制定往返交通方案（包括往返票）。
2.确定总部参与接待的相关部门及人员、负责人联系方式。
3.提前购买接待用品（鲜花、点心、水果、酒水、饮料、礼品等）。
4.根据来访人员级别确定出车方案（包括出行车辆级别、车数及车内基本需求用品等）。
5、接待人员提前等候于迎接地点（接待人员，领导）。
6、根据来访人员级别选择其入住酒店、房间规格及会场安排（宴厅大小及装饰风格、餐饮标准、悬挂欢迎条幅、电器音响设备、项目资料等）。
7、午宴，确定用餐酒店及作陪领导。
8、午宴后安排临时休息。
9、参观项目：具体路线安排根据客人时间、要求及我方实际情况而定（包括出行车辆安排，参观顺序，项目解说员等）。
10、考察座谈，包括会场前期布置，主持及列席人员，主要议题，视频采集、图片拍摄、现场采访等。
11、晚宴，确定用餐酒店及作陪领导。
12、根据具体情况，安排旅游、馈送礼品并欢送客人。
13、政府领导及合作客户要求并经双方沟通后的其它安排。
十、考察报件要求
1、需报件《附件一：关于xx 省xx 市xx 区（县）领导一行赴总部考察的请示》。
附件1：xx 区县详细介绍
附件2：考察领导介绍及行程安排
附件3：费用预算明细
附件4：考察双方会谈人员名单
2、城市公司申请政府领导或合作客户来集团考察，需提前三天告知运营管理中心并需报件请示，否则不予安排接待。
详见文件及表单。
十一、会议物料准备
1、人力行政中心准备条幅、制作欢迎牌、桌牌、电脑、音响设备、投影设备、茶水、鲜花、水果、考察双方会谈人员名单等，如需特殊物品
需提前询问清楚。
十二、考察完成后工作流程
1、总部接待后，若双方领导在会谈时形成下一步意向性的安排或指示，由运营管理中心根据具体内容指定相关总公司/中心、城市公司负责人负责落实，并纳入运营管理中心督办。
2、参观考察结束后，经公司领导同意后，及时将参观活动及成果在官方渠道予以发布。
十三、附则
1、本办法日常执行管理及解释由总部运营管理中心负责。
2、城市公司范围内的接待由城市公司参照此管理办法组织、执行。
3、本办法自批准公布之日起实施。
4、本办法发布之日起，此前发布的相同文件同时废止。
十四、相关文件及表单
1、关于xx 省xx 市xx 区（县）领导一行赴总部考察的请示
2、xx 区县详细介绍
3、考察领导介绍及行程安排
4、费用预算明细
5、考察双方会谈人员名单
附件1：xx 区县详细介绍（由城市公司自行补充描述）
关于xx 省xx 市xx 区（县）领导一行赴总部考察的请示
尊敬的领导：
为促进xx省xx市xx区（县）项目快速落地，特邀请xx领导一行赴总部考察。
本次政府领导重点考察的内容为xxxxxxxxxxxxxxxxxx,请总部运营管理中心协同总部各总公司/中心予以接待，具体行程详见附件。
以上请示妥否，请予以批示。
XX城市公司
201X年XX月XX日
附件2：
考察领导介绍、行程安排及接待方案
一、人员名单：
XXX 职务分管xxxxx
XXX 职务分管xxxxx
XXX 职务分管xxxxx
XXX 职务分管xxxxx
二、具体行程安排及接待方案(由城市公司告知出发、到达、离开时间，运营管理中心组织协调制定具体的行程安排及接待方案）：
日期
13:00-14:00 搭乘XXX航班前往XX 14:00-15:00 抵达酒店办理入住
15:30-18:00 与XXX项目负责人就建筑规划、产品设计等相关方面进行交流
18:00-19:00 晚餐及返回酒店
（备注：具体出行时间视具体情况确定）
附件3、费用预算
机票费用：约15000元住宿费用：约20000元...................
合计：约xxxxx元
附件4：考察双方会谈人员名单
一、XX建设
Xxx 职务
Xxx 职务
Xxx 职务
二、xx政府
Xxx 职务
Xxx 职务
Xxx 职务。